Magyarországon a számlázás meglehetősen bonyolult és agyonszabályozott adminisztrációs kötelezettség, következésképpen rendkívül időigényes folyamat. Ennek dacára még ma is sok mikro- és kisvállalkozás a körmölést választja és kéziszámlatömböt használ, holott a piacon bő a számlázóprogramok választéka. A váltástól való ódzkodás egyik oka vélhetően az újtól, a számítógéptől való félelem, de feltételezhető, hogy sokan téves információ vagy egyszerűen az információ hiánya miatt döntenek a kéziszámla mellett.
Vegyünk sorra néhány tényt! A számlatömb kitöltése macerás és sokáig tart. A papír nem figyelmeztet az esetleges számítási hibákra, nem követi azonnal a törvényi szabályozásban bekövetkezett változásokat, sőt emberi beavatkozás nélkül ott marad az íróasztalon. Nem küldi el magát a vevőhöz sem postán, sem elektronikusan. Nem figyelmezteti a vevőt a fizetési határidő lejártára, ráadásul a könyvelővel való kapcsolattartás is személyes találkozást igényel. Bátran kimondható tehát, hogy a kéziszámlatömb fölött eljárt az idő. A „maradiaknak” is célszerű minél hamarabb számítógépes számlázásra váltani. Az egyik lehetőség, hogy – igényeiktől függően – valamilyen ingyenes vagy fizetős számlázóprogramot telepítenek számítógépükre, de dönthetnek úgy is, hogy a felhőből veszik igénybe a szolgáltatást.
Fontos szempont: legyen bárhonnan elérhető
A siklósi székhelyű Meghívódiszkont esküvői meghívók kis- és nagykereskedelmével foglalkozik. A webáruházban ezen kívül ültetőkártyák, menükártyák, esküvői kellékek, keresztelői meghívók is rendelhetők. Országos viszonteladói hálózatukat nyomdák, grafikai stúdiók, menyasszonyiruha-kölcsönzők, dekorosok, fotósok alkotják.
A 2009 óta működő vállalkozás már évekkel ezelőtt áttért a számítógépes számlázásra, ám egy darabig egyetlen gépre telepített számlázóprogramot használtak. Egy idő után azonban felhőalapú megoldásra váltottak. „Több dolog tette szükségessé a váltást. Mivel székhelyünk Siklóson, fióktelepünk pedig Budapesten található, szükségünk volt egy olyan programra, amit bárhonnan elérhetünk, azaz nem vagyunk egyetlen géphez kötve. A váltást indokolta az is, hogy az előző telepített programnál az újonnan kiadott programfrissítések letöltése, telepítése, adatmentése mindig külön macerát jelentett. Ezen felül olyan rendszert kerestünk, amit az automata számlázáshoz webáruházi környezetbe tudunk integrálni. Akkoriban nem sok ilyen volt, hacsak valaki nem komplett CRM-rendszerben gondolkozott. Így esett a választásunk a Számlázz.hu-ra” – tájékoztat Gitta Bernadett, a Meghívódiszkont tulajdonos-ügyvezetője, majd hozzáteszi: „Jelenleg a vállalkozás számlázásának egy része teljesen automatizált, a számlák más része továbbra is manuálisan készül asztali gépeinkről, a Számlázz.hu felületén. A legjobb, hogy bármikor, bárhonnan tudunk számlát készíteni. A rendszerhez a könyvelőnk is kapott hozzáférést, így a hónap végén rögtön utána tud nézni, ha valamelyik számla kimaradt az anyagból.”
Webáruházi integrálás
A Meghívódiszkont igényeit a Számlázz.hu Prémium szolgáltatáscsomagja elégíti ki legjobban. Fizetős verzióról van szó, amely - ugyan az E-számla elnevezésű díjcsomaghoz képest magasabb darabáron - alkalmas e-számla készítésére, és alkalmazásával megoldható a webáruházi integrálás, valamint az előleg- és végszámla készítése.
„Mivel vásárlóink túlnyomó többsége magánszemély, nem készítünk e-számlákat. A webes felületen kitöltött számlákat kinyomtatjuk, majd a meghívókat tartalmazó csomaggal együtt juttatjuk el a vevőinknek. Így nincs külön számlaküldési költség. A kinyomtatott számla másodpéldányát megőrizzük, ezen kívül a Számlázz.hu felületén is archiválunk. Összességében az a tapasztalatunk, hogy ezzel a felhőalapú szolgáltatással rendkívül egyszerű a számlázás. Azt a néhány apró hibát, amit a használat során találtunk, jelzésünk után azonnal kijavították” – fogalmaz Gitta Bernadett.
Mobileszközre optimalizált verzió
Nemrégiben a Számlázz.hu-nak „kistestvére” született. A MostSzámlázz fejlesztését – Stygár László fejlesztési vezető elmondása szeint – konkrét piaci igények diktálták. Az okostelefonok és tabletek világában magától értetődő, hogy a különböző webes szolgáltatásokat – így a felhőalapú számlázást is – egyre többen mobileszközökről is igénybe akarják venni. Sokan jelezték, hogy számláikhoz bármilyen eszközről hozzá szeretnének férni. Így indult meg a fejlesztés, aminek során – a Virgo Systems közreműködésével – a felhasználói élmény megtervezésére is nagy hangsúlyt fektettek.
„Mivel Magyarországon a számlázás indokolatlanul bonyolult és agyonszabályozott adminisztrációs kötelezettség, mind korábbi, mind új fejlesztésünknél hangsúlyt fektettünk rá, hogy a számlázó elfedje ezeket a nehézségeket, és magát a számlázást könnyedén, gyorsan, egyszerűen végrehajtható napi rutinná tegye. Ha tehát a szabályozás bonyolultsága miatt egy-egy számlázási lépés – például a bejelentési kötelezettség – félreérthető, azt rendszerünkkel leegyszerűsítjük, egyértelművé tesszük” – hangsúlyozza Stygár László.
Mivel a MostSzámlázz június elején béta verzióban lépett piacra, az első visszajelzések és a fejlesztők meglévő ütemterve szerint folyik a rendszer továbbfejlesztése, illetve a funkcióbővített 1.1 verzió elkészítése. Emellett tervben van a fizetési megoldások bővítése is.
Az e-számla oldalára billen a mérleg
A felhőalapú számlázórendszereket használók közül egyre többen választják az e-számlázást. Gyakori, hogy egy vállalkozás ingyenes szolgáltatáscsomaggal indul, majd méretének növekedésével, tevékenységének bővülésével az egyre szofisztikáltabb – fizetős – megoldásokat választja, és integrálja adminisztrációjába. A tapasztalatok azt mutatják, hogy a rendszeres használók előbb-utóbb áttérnek az e-számlázásra is. Jól jelzi ezt a tendenciát, hogy 2015 májusa óta a Számlázz.hu-val kibocsátott számlák többsége e-számla.
Valóságos élmény
Regisztrációs folyamat nélkül, egyenesen a számlázófelületen indíthatják a számlaírást a MostSzámlázz használói. Az új koncepció kidolgozásakor a fejlesztők megpróbáltak azon vállalkozók – zömében mikro-, kis- és kényszervállalkozók –, valamint adószámos magánszemélyek fejével gondolkozni, akik számára a számlázás roppant terhes tevékenység. Rájuk gondolva szakítottak az adminisztrációra szakosodott webes szolgáltatások sokszor érthetetlen nyelvezetével, körülményességével, és tették még gyorsabbá és áttekinthetőbbé a számlázás folyamatát. A felhasználói élményt növelő innovatív megoldások – például az esztétikus számlaképek – szintén a potenciális ügyfélkör igényeihez igazodnak.
A Számlázz.hu regisztrált felhasználói mobileszközükről minden további nélkül, saját belépési adataikkal használhatják a MostSzámlázz rendszert. Ez utóbbi használatának azonban nem előfeltétele a korábbi szolgáltatásra történő regisztráció. A MostSzámlázz-ra újólag regisztráltak is teljes értékű, ingyenes számlázószolgáltatáshoz jutnak. Béta állapotban az extra funkciók még nem elérhetőek, a mobilverzió hozzáférésével rendelkezők azonban a Számlázz.hu teljes funkcionalitását használhatják.
GYIK
- Jóllehet a Számlázz.hu megfelel az összes törvényi feltételnek, és a NAV elfogadja a rendszerrel kiállított számlákat, az adóhivatal felé – ahogy bármely más online számlázó használatának megkezdésekor – jelenteni kell, hogy a számlázás a Számlázz.hu-val folyik. Az ehhez szükséges NAV-nyomtatványt azonban a Számlázz.hu előállítja, az ügyfélnek csak be kell küldenie az adóhatóságnak.
- A korábbi évek számláinak archiválási ideje szolgáltatáscsomagonként változó. Ingyenes csomag esetén csak a tárgyév számlái kereshetők vissza. A rendszer azonban ebben az esetben is archiválja a korábbi számlákat: azokat – egyszeri díj megfizetése ellenében vagy magasabb tudású, fizetős csomagra váltással – meg lehet tekinteni, illetve le lehet tölteni. Az archív számlák nem módosíthatóak és nem sztornózhatóak.
- A Számlázz.hu bármilyen operációs rendszerrel kompatibilis, viszont használatához korszerű böngészőre van szükség.
- Alapos megfontolást és könyvelői konzultációt igényel, ha valaki online pénztárgép üzemeltetése helyett a Számlázz.hu rendszerével szeretné kibocsátani áfás számláit.
