A HP Records Manager 8.0 a HP Trim elektronikus dokumentum- és iratkezelő rendszer (ERDMS), valamint a korábbi akvizícióból származó Autonomy WorkSite technológiáit integrálja a HP IDOL információmenedzsment-platformon. Miután a HP IDOL a hozzá tarozó konnektorokon keresztül gyakorlatilag bármilyen adatforráshoz csatlakoztatható, a HP Records Manager segítségével a felhasználók egységesen kereshetnek a különböző - doc, xls, ppt, odf, pdf, html és más - formátumú iratokban és dokumentumokban, méghozzá intelligens, az összefüggéseket értelmező módon.
További előny, hogy a HP IDOL keresőmotorjának képességeire építve a HP Records Manager az iratokat és a dokumentumokat tárolásuk helyén - pl. fájlszerveren, vállalati portálon, dokumentumtárban, lemezes vagy szalagos archiváló rendszerekben - éri el, a fájlokat a legösszetettebb kereséshez sem kell elmozdítani. Ez persze nem jelenti azt, hogy egy szervezeten belül mindenki hozzáférést kap bármilyen irathoz vagy dokumentumhoz. A HP Records Manager a felhasználói jogosultságokat is intelligens módon kezeli, és a keresési találatok között csak azokat a fájlokat jeleníti meg, amelyekhez a keresést indító felhasználó hozzáférhet.
Megfelelés automatikusan
Mindez a vállalati szabályoknak és a törvényi előírásoknak egyaránt megfelelő irat- és dokumentumkezelés elengedhetetlen előfeltétele. A HP azonban ehhez külön compliance-modult is kínál ControlPoint néven. Ez a modul - a HP IDOL szövegelemző képességeire támaszkodva - értelmezi a vállalatnál létrehozott vagy beérkező iratokat és dokumentumokat, majd tartalmuk alapján automatikusan, illetve beállítás függvényében részben automatikusan kategóriákba sorolja őket, amelyekre megfelelő szabályok és felhasználói jogosultságok érvényesek.
A ControlPoint ezzel óriási terhet vesz le a nagy számú irattal és dokumentummal dolgozó szervezetek válláról, de ami talán ennél is fontosabb, növeli a biztonságot. A tapasztalatok ugyanis azt mutatják, hogy ha az iratok és dokumentumok kategorizálását a felhasználóknak maguknak kell elvégezniük, akkor erre gyakran nem kerül sor, érzékeny információkat tartalmazó fájlok és levelek másolhatók, módosíthatók és továbbküldhetők maradnak. A ControlPoint használatával az iratok és dokumentumok keletkezésük vagy fogadásuk pillanatában akár teljesen automatikusan is megfelelő védelem alá helyezhetők. A modul képességei ráadásul az információk életciklusának kezelését is hasonló hatékonysággal támogatják, mivel a kategóriákra vonatkozó szabályok között az is megadható, hogy az adott dokumentumot mikor kell archiválni, meddig kell megőrizni, és mennyi idő múltán kell törölni az adatok kezelésére vonatkozó törvényi előírásoknak megfelelően.
Ebből következik, hogy a HP Records Manager segítségével a szervezetek szabályozottá, transzparenssé és biztonságossá tehetik az iratok és dokumentumok kezelését, egyúttal csökkenthetik a törvényi megfelelés biztosítását és auditálását kísérő költségeket, de tárhelyhasználatukat is optimalizálhatják, és az ad hoc adatközlési megkereséseknek is kisebb ráfordítás mellett tehetnek eleget.
HP IDOL a gyógyszerkutatásban
Demóként a HP Magyarország a Magyar Elektronikus Könyvtár - nem beszédes nevű fájlokat tartalmazó - állományából válogatta ki, kategorizálta automatikusan a csillagászati és az orvostudományi témájú könyveket ControlPoint segítségével (lásd képernyőmentésünket).
Az egyesült államokbeli Bristol-Myers Squibb Company, a világ száz legnagyobb vállalata közé tartozó gyógyszergyár ugyancsak a HP IDOL intelligens információkezelő képességeit hívta segítségül a kutatói munka támogatására és felgyorsítására.
Egy új gyógyszer kifejlesztése és engedélyeztetése hosszú évekig tartó, rendkívül összetett és költséges folyamat. A kutatók a munka minden szakaszát részletesen dokumentálják, de eközben a hasonló területen zajló kutatással kapcsolatos, külső forrásokból származó információkat is naprakészen követniük kell. A Bristol-Myers Squibb vállalati portálján elérhető dokumentumok száma évente akár 100 ezerrel nőhet. Ebben az információáradatban a kutatók még akkor sem találnának meg minden, a munkájuk szempontjából fontos adatot, új eredményekről szóló hírt, ha idejük jelentős részét ezek keresésére fordítanák.
A Bristol-Myers Squibb ezért ezt a feladatot a HP IDOL platformra bízta, amely a belső és a külső adatforrásokból - pl. iparági szaklapok és szervezetek portáljain keresztül - elérhető, különböző formátumú dokumentumokból kikeresi a releváns információkat, és azokról a beállításoknak megfelelően, e-mailben értesíti a gyógyszergyár kutatóit. A platform intelligenciájára jellemző, hogy felismeri az összefüggést a gyógyszerfejlesztés szakaszában több, eltérő néven is szereplő hatóanyag között, és a keresés pontosságát az elgépelések sem befolyásolják.
A HP IDOL segítségével automatizált folyamat rengeteg időt takarít meg a kutatók számára, ami önmagában is nagy érték. A gyógyszerfejlesztés szempontjából kritikus, friss információk következetes és szinte azonnali megtalálása azonban a kutatás folyamatát is felgyorsítja. A Bristol-Myers Squibb így rövidebb idő alatt léphet piacra egy-egy új gyógyszerrel, ami nemcsak az üzlet, hanem betegek szempontjából is életbevágóan fontos.
