Számlák érkezhetnek papír alapon, faxon, elektronikusan, különböző űrlapokon, esetleg kézzel írva, lehetnek egy vagy több oldalasak, A4-es illetve egyéb méretűek. Egy azonban közös bennük: a számlákon szereplő adatok ellenőrzésének és elektronikus rendszerekben való rögzítésének időrabló és munkaerő-igényes feladatát mindenképp el kell végeznünk. Ebben nyújt hathatós segítséget az automatizált számlafeldolgozás, melynek elsődleges feladata, hogy a számla valamennyi fontos adata (pl. szállítóazonosító, tételsorok, végösszeg, dátum stb.) optikai karakterfelismerés (OCR) használatával kerüljön rögzítésre és kézi adatbevitel nélkül jusson el a számlakezelést végző DMS vagy ERP rendszerekbe. - mondta Mészáros Tamás, a CNW Zrt. értékesítési igazgatója.
Papír alapú számlakezelés esetén számos probléma merülhet fel a folyamat során, például magas emberi erőforrás költségekkel, valamint hosszabb feldolgozási és kezelési (pl. iktatás, jóváhagyás, visszakeresés, tárolás) idővel számolhatunk, nagyobb a rögzítési hiba, vagy épp az osztályok közötti számla továbbítás során az irat elvesztésének lehetősége. Automatizált számlakezeléssel mindezek a hátrányok kiküszöbölhetők, sőt minél nagyobb mennyiségű bejövő számla feldolgozását automatizáljuk, annál jelentősebb költségcsökkenés és gyorsabb megtérülés (ROI) érthető el. Néhány jellemző, amelyek számszerűsíthetve is megmutatják a megtérülést: számlaadatok rögzítésekor, dokumentumok előkészítésekor az élő munka mennyisége - és ezzel együtt a költsége is - drasztikusan csökken, az iratok szállítási, másolási költségei szintén csökkennek, ezen túlmenően a késedelmes kifizetésből adódó díjak is megszűntethetők. A projektek gyors, mindössze 6-12 hónapos megtérülési idővel rendelkeznek.
A CNW Zrt. az automatizált számlafeldolgozás támogatására az IBM Datacap termékcsaládját, valamint saját fejlesztésű NetRegisterX dokumentumkezelő rendszerének számlaengedélyezési modulját ajánlja. Az utóbbi megoldás a jóváhagyási, engedélyezési, és kontírozási folyamatok támogatásában nyújt segítséget, míg az IBM Datacap teljes körű dokumentum- és adatrögzítési megoldást kínál, amely gyorsan, pontosan, költséghatékonyan felismeri, ellenőrzi, osztályozza, hitelesíti és exportálja az adatokat. Egy Datacap termékeken alapuló megoldás néhány hét alatt implementálható, kedvező licenceléssel rendelkező, jól skálázható, vastag és vékony kliensen egyaránt használható. A megoldás nem csak számlákra alkalmazható, a dokumentum-központú üzleti folyamatok széles skálája automatizálható a segítségével.
8 érv a számlakezelés automatizálása mellett:
A CNW által javasolt számlafeldolgozási és -kezelési megoldások:
- Növelik az szállítói számlákkal foglalkozó személyzet hatékonyságát.
- Csökkentik az adatbevitel, számlafeldolgozás költségeit.
- Javítják az adatpontosságot, csökkentik az adathibák okozta időveszteséget.
- Megkönnyítik a számlák nyomon követését az egyes munkafolyamatokban.
- A jóváhagyási folyamat felgyorsításával segítséget nyújtanak az engedmények érvényesítésében és a késedelmi díjak elkerülésében.
- Csökkentik a hibás vagy ismételt számlakifizetések költségét.
- Zökkenőmentes illeszkedést biztosítanak az ERP rendszerekhez.
- Támogatják az archiválást, megőrzést, visszakeresést.
További információk: www.cnw.hu
