A bőség zavarában azután nehezen tudják eldönteni, mely szolgáltatások és funkciók a legfontosabbak számukra, és számos hibát követnek el az ERP-termék kiválasztása, telepítése és konfigurálása során. Jennifer Lonoff Schiff, a CIO.com magazin munkatársa ERP-szakértőket kérdezett meg arról, miképpen lehet eligazodni ezen a rendkívül összetett területen. Cikke alapján áttekintjük a leggyakrabban elkövetett hibákat, és útmutatást adunk elkerülésükre.
Az igények nem kielégítő felmérése. Vonzó lehetőségnek tűnik, és nagyon elterjedten alkalmazzák azt, hogy a meglévő üzleti folyamatokat változtatás nélkül automatizálják erőforrás-gazdálkodási rendszerrel, állapítja meg Ed Featherston, a Cloud Technology Partners konzultációs cég alelnöke és vezető architektje. Bár ez a megközelítés érthető, érdemes időt fordítani e folyamatok elemzésére az ERP-rendszerrel szemben támasztott igények összegyűjtésekor. Új ERP bevezetése ugyanis kiváló lehetőséget kínál az üzleti folyamatok hatékonyságának javítására. Rossz folyamat automatizálásával csak azt érik el, hogy az gyorsabban hajtódik végre, de ugyanolyan nemkívánatos eredménnyel.
Számos vállalat követi el azt a hibát, hogy nem azonosítja a problémás folyamatokat az új erőforrás-gazdálkodási rendszerre átállás előtt, teszi hozzá Brian Berns, a vállalati felhős megoldásokat szállító Knoa Software vezérigazgatója. Márpedig mindenképpen el kell végezni az idejétmúlt, nem hatékony és összetett folyamatok átalakítását, nem ajánlott azok egyszerű átköltöztetése az új platformra.
A végfelhasználók kihagyása a döntésből. ERP-rendszer bevezetésekor a szállítók gyakran a felsővezetők meggyőzésére és jóváhagyásuk elnyerésére összpontosítanak ahelyett, hogy elsősorban azoknak az alkalmazottaknak a véleményét vennék figyelembe, akik a rendszert a legtöbbet fogják használni, vélekedik Kevin Beasley, az ERP-szoftvert szállító VAI cég informatikai vezetője.
Feltétlenül be kell vonni a döntéshozatalba a szervezet minden egyes érintett részlegének munkatársait, mert csak így biztosítható az igényeknek leginkább megfelelő megoldás kiválasztása és lehető legzökkenőmentesebb bevezetése.
Alábecsült költségek. Gyakori eset, hogy a vezetőség a szükségesnél kisebb összeget irányoz elő az ERP-rendszer bevezetésére, mivel nem veszi figyelembe a karbantartással kapcsolatos kiadásokat és a sikeres levezényléshez szükséges tudással rendelkező szakemberek alkalmazásának költségeit, hívja fel a figyelmet egy fontos problémára Tim Webb, a technológus szakemberek toborzásával foglalkozó Robert Half Technology igazgatója. Gyakorta vezet kudarchoz, ha a vevők kevesebből szeretnének többet kihozni. Feltétlenül érdemes időt fordítani a megfelelő költségvetés elkészítésére, a sikeres bevezetéshez szükséges szakértelmek feltérképezésére, mert így elkerülhetők a kellemetlen meglepetések.
A házon belüli és a felhőalapú ERP-megoldások előnyeinek és hátrányainak hibás mérlegelése. Sokféle tényezőt kell figyelembe venniük a vállalatoknak, amelyek házon belüli és felhős ERP-megoldás közül választanak, tudjuk meg Mark Canestől, a könyvelési és leltárnyilvántartó szoftvert szállító Blue Link elnökétől. Például a felhős megoldás megfelelő internetkapcsolatot igényel, előfizetéses konstrukcióban elérhető, és a távmunkások is használhatják. Ugyanakkor a házon belüli rendszer dedikált IT-személyzetet, saját tulajdonú modern szervereket és hardvereszközöket, valamint jelentős kezdeti befektetést igényel.
Egyre elterjedtebb az új bevezetéseknél a szoftver mint szolgáltatás (SaaS) modell, amely azon szervezetek számára jelent ideális megoldást, amelyek korábban rossz tapasztalatokat szereztek a házon belüli rendszerrel, véli Nathan Frey, a technológiai kutatással és tanácsadással foglalkozó Information Services Group partnere. Bár a SaaS számos előnyt kínál, a potenciális ügyfeleknek tisztában kell lenniük a technológia okozta szervezeti kihívásokkal. Mivel az SaaS-megoldások nem testre szabhatóak, a felhasználóknak kell hozzáigazítaniuk az üzleti folyamataikat a szoftverhez. Az egyedi funkcionalitással és iparág-specifikus igényekkel rendelkező szervezeteknek olyan struktúrát és megközelítést kell kialakítaniuk, amely harmadik féltől származó szoftver vagy belső fejlesztés segítségével valósítja meg az új vállalatirányítási rendszer által nem biztosított funkciókat.
Az iparág-specifikus megoldások kihagyása a döntésből. A megoldás kiválasztásakor az illetékes vezetők gyakran figyelmen kívül hagyják azt a tényt, hogy számos olyan kis szoftverfejlesztő cég létezik, amely speciális iparágak és igények kielégítésére kínál testre szabható termékeket, állítja Canes. Egyes vállalatok számára ezek sokkal hatékonyabb megoldást jelentenek, mint az általános ERP-rendszerek.
A komplett rendszer bevezetése egyszerre. Az ERP-megoldások összetett rendszerek, s lehetetlen előre meghatározni az összes bevezetési követelményt, majd telepíteni a rendszert, kiképezni a felhasználókat és elindítani az éles üzemet, állítja Sunil Pande, a felhőalapú erőforrás-gazdálkodási platformot kínáló VersAccounts cég vezérigazgatója. A szakember szerint a bevezetési folyamat hagyományos vízesés modellje ebben az esetben nem működik. Helyette agilisabb megközelítés alkalmazására van szükség, amelynél a bevezetés kis lépésekben, a végfelhasználók bevonásával történik, így pontosan meghatározhatóak az igények, alapos tesztelés végezhető, és beazonosíthatóak a még nem lefedett területek.
A változáskezelés figyelmen kívül hagyása. Új ERP-megoldás bevezetésekor feltétlenül szükség van változáskezelésre, hangsúlyozza Jeff Carr, az Ultra Consultants tanácsadó cég vezérigazgatója. A változások hatékony kezelésének képessége a jó vezetők egyik legfontosabb tulajdonsága. Az ERP segítségével megvalósított üzleti átalakulás nem hajtható végre a kulcsfontosságú szervezeti területeken végbemenő változások hatékony menedzselése nélkül.
Gyakori tapasztalat, hogy a szervezetek kizárólag az információtechnológiától várják az üzleti folyamatok egységesítését, karcsúsítását és egyszerűsítését, vélekedik Akhilesh Tiwari, a Tata Consultancy Services vállalati alkalmazásszolgáltatási részlegének globális vezetője. Bár kétségtelenül szükség van a folyamatok és rendszerek alapos elemzésére, az emberi tényező figyelembe vétele és a stratégiai tervezés épp olyan fontos, különösen az erőforrás-gazdálkodási rendszer felhőbe költöztetésekor.
Még a felhőalapú vállalatirányítási megoldásoknál is szükség van változáskezelésre. Frey szerint az SaaS-rendszerek konfigurálható üzleti folyamatokat és a hagyományos ERP-szoftverekénél intuitívabb felhasználói felületet ígérnek, amelynek alapján a vállalatok azt feltételezhetik, hogy a szervezeti változáskezelésre és a tréningre SaaS-projekteknél kevésbé van szükség. Ezzel szemben az SaaS-megoldások nagy terhet rónak az ügyfelekre azáltal, hogy meglévő üzleti folyamataikat a szoftverhez kell igazítaniuk.
Az utómunkálatok elkerülése érdekében, és hogy a végfelhasználók teljes mértékben megértsék a bekövetkező változásokat, a szervezeteknek már a bevezetés korai fázisában azonosítaniuk kell a szükséges változtatásokat a folyamatokban, hangsúlyozza Frey. A megfelelően időzített tréningek révén az alkalmazottak nagy valószínűséggel gyorsabban fogják elfogadni az új rendszert, és sikeresebben használják majd.
Rendszeres kommunikáció hiánya a részlegek között. E probléma elkerülése érdekében célszerű a bevezetés összes fázisára kiterjedő projektkommunikációs tervet készíteni, ajánlja Dave Goossens, a Unit4 ERP megoldásszállító alelnöke. Érdemes összehozni egy, a különféle vállalati részlegek alkalmazottaiból álló alapcsapatot, amelynek tagjai jól kommunikálnak és működnek együtt egymással, továbbá befolyással vannak az új megoldás által érintett üzleti területekre. Biztosítani kell, hogy mindig képben legyenek a projekt állapotáról, így folyamatosan informálni tudják a saját részlegüknél dolgozó kollégáikat.
