Néhány nappal ezelőtt a következő e-mailt kaptam, mely elgondolkodtatott: „Cégünk .... rendszerrel dolgozik, és egy új tevékenységi kör keretén belül kellene beállítani a rendszerben a részszámlázást. A .... (nem magyar) programozókkal küzdök már egy pár hete, ők ugyanis elég nehezen tudják felfogni a magyar számlázási sajátosságokat."
A probléma nem egyedi, gyakran egy rosszul kiválasztott vállalati program felesleges idő és pénz. Lecserélése pedig dupla pénzkidobás lehet. A jól tervezett rendszer ezzel szemben jelentősen növelheti a cég átlátható működését, optimalizálható segítségével akár egy nagy nemzetközi cég minden számlázási/vállalatirányítási folyamata. A piacon kapható megoldások azonban a sokféle ár/érték kategória mellett, sokszor egyáltalán nem teljesíti a speciális céges elvárásainkat. 1998 óta folyamatosan fejlesztem az Apolló rendszert, melyből több ezer példányt értékesítettünk. Erre alapozva megpróbáltam összeszedni a leggyakoribb kiválasztási kritériumokat.
Milyen szempontokat vegyünk figyelembe új rendszer vásárlása előtt? A tervezés folyamatában végig kell gondolnunk a legfontosabb működési, üzemeltetési, biztonsági kérdések mellett a cég anyagi lehetőségeit is. Lássuk lépésről lépésre mit is várhatunk egy ilyen rendszertől?
1. Milyen területre keresünk szoftvert?
Gondoljuk át mely szervezeti egységek munkáját szeretnénk támogatni vállalatirányítási rendszerrel. Az elmúlt idők telefonos megkeresései alapján többen számlázási rendszer iránt érdeklődtek. Vajon ők mit értékesítenek? A kereskedő cégeknek meg kell találni a legjobb beszerzési forrást. A partnerek adatainak, szokásainak, a folytatott tárgyalások nyilvántartásával, elemzésével megtarthatjuk a vevőinket, erősíthetjük szállítóinkkal a kapcsolatainkat. Termelő, szolgáltatást nyújtó cégek egy folyamat végén jutnak el az értékesítésig, a számlázásig. Egy projektkezelő modullal biztosítani lehet a határidők, a technológiai lépések betartását, az optimális költséggazdálkodást.
2. Integrált működés.
Munkatársaink sem elszigetelten dolgoznak, miért tűrnénk el ezt egy minket kiszolgáló szoftvertől! Fontos kiválasztási kritérium, hogy a beérkezett információkat csak egyszer kelljen feldolgozni, és munkatársaink számára hozzáférhető legyen a munkájukhoz szükséges valamennyi adat. A sokat emlegetett csoportmunka és távoli elérhetőség is elvárás lehet a program kiválasztás szempontjaiban.
3. Milyen mélységű a jogosultságok rendszere?
Az integritás mellett gondoljunk az adatok védelmére és az adatbázis biztonságára is. A jó számlázó programnak minden szempontból biztonságos és átlátható működést kell biztosítani a cég számára. A felhasználók által végzett műveletek tételes rögzítése és visszakövethetősége csak egy része az ilyen programoktól elvárható funkcióknak. A mobil munkavégzés korában fontos lehet, hogy az adatbázisaink olyan titkosítást kapjanak, amely segítségével még egy elveszett laptop esetén sem kerülnek ügyfél adatok rossz kezekbe.
4. Rendelkezésre állás - elérhető-e a fejlesztő?
A magyar jogszabályok elég gyakran változnak. A társaságoknak rugalmasan kell alkalmazkodni a piaci elvárásokhoz. Ez csak olyan szoftverrel érhető el, amely mögött azonnal elérhető a fejlesztő. Ne válasszunk olyan szoftvert, ahol a fejlesztéseket több hónap (van olyan program, ahol a fejlesztés átfutási ideje években mérhető) múlva kapjuk meg. Minden fejlesztő a saját szoftverét ismeri legjobban, ők tudnak leggyorsabban reagálni a felmerült igényekre és ezek megoldására.
5. Nyelvi verziók
Külföldi tulajdonosok számára hozzáférhetővé kell tenni - ha lehet, akkor az ő anyanyelvükön - a vállalatirányítási rendszert, adatokat kell átadni a konszolidációhoz. A többnyelvű verziók nem feltétlenül drágábbak azoknál, amelyek csak magyarul kerülnek forgalomba. Érdemes felmérni, hogy szükséges-e cégünknél a többnyelvű programok bevezetése. Egy nemzetközi cég esetében az azonos paraméterek, és az átlátható működés megvalósítására a nemzetközi szabványoknak megfelelő rendszert érdemes választani, míg egy kisebb hazai, lokális vállalkozásnak legtöbbször elég egy magyar nyelvű ERP program is.
6. Más érdekeltségünknél is használhatjuk?
Ha több leányvállaltunk van (akár külföldön is) akkor meg kell vizsgálni, hogy a kiválasztott szoftvert bevezethetjük-e náluk is, illetve, hogy adatokat fogadhatunk társcégeinktől. A program paraméterezhetősége ezért igen fontos, hiszen az átláthatóság így könnyen megvalósítható akár több különböző országban levő érdekeltségünk esetében is. Az adatok kompatibilitását a helyi sajátságokra fejlesztett speciális modulok segíthetik.
7. Ár /teljesítmény arány
Ezt a legnehezebb mérni. Ha a 100 m-es futó 10 mp alatt futja le a távot, mindenki elégedett eredményével. Ilyen mérhető teljesítmények nincsenek az ERP programoknál. A magyar vállalkozások általában az árakra igen érzékenyek. Nem biztos, hogy a legolcsóbb szoftver a legjobb választás. Több évre előre kalkuláljunk, olyan rendszert válasszunk, amibe belekalkuláltuk a növekedés lehetőségét is.
A vételár sok esetben nem tartalmazza a bevezetés (telepítés, oktatás, rendszerszoftverek) költségét. Készítsünk mindig teljes költségvetést, hiszen így átláthatóvá válik, hogy mennyiért is számlázzák cégünknek valójában az új rendszert.
8. Szaktanácsadás
A bevezetés után mindig felmerülnek olyan kérdések, amelyek további konzultációt igényelhetnek. Sok esetben telefonon keresztül választ kaphatunk kérdéseinkre, néha személyes konzultációra van szükség. Nem árt előre felmérni, hogy van-e erre kapacitása a szoftvert értékesítő cégnek? A szakértői óradíjakon sokat spórolhatunk, ha a bevezetéskor előre tisztázzuk, hogy milyen konzultációs (support) lehetőség foglaltatik az árban.
9. Emberbarát? Felhasználóbarát?
Ez a leggyakoribb jelző, amit hirdetésekben, prospektusokban olvasni lehet. Mit is jelenthet ez a szó? A könnyű elsajátíthatóságot, áttekinthető és esztétikus képernyőket, listákat, lekérdezési lehetőségeket. A program használójától ne várjuk el, hogy maga is programfejlesztő legyen. A cél, hogy kész funkciókkal szembesüljön, ne neki kelljen összeállítani a lekérdezéseket, a listákat. Mindig „készruhát" válasszunk (ami szükség szerint testre szabható), ha a szövetet vesszük meg, akkor a készruha elkészítése sokkal több időbe és költségbe kerül.
10. Üzleti intelligencia?
Egy jól kiválasztott nem csak számokat és adathalmokat termel, hanem értelmezhető információkat is vevőinkről. Ezek az adatok nélkülözhetetlenek a mai hatalmas versengésben, hiszen jobban látjuk, hogy ki, mikor, mennyiért vásárolt termékeinkből, szolgáltatásainkból. Ebből következtetéseket vonhatunk le a forgalmazott termékek népszerűségéről, megvizsgálhatjuk, hogy mely szektorba tartoznak megrendelőink, milyen trendekre számíthatunk a korábbi adatok kiértékelésével. Az egyes termékek életútja, készletezése is könnyedén kikalkulálható egy ilyen intelligens rendszer beszerzésével. A vásárlói elégedettség szintén növelhető ezen adatok begyűjtésével, elemzésével.
Önnek mi a véleménye? Ossza meg velünk!
Marosi György, Multi Informatikai Kft.
