Novemberben fordult állásfoglalásért a Nemzeti Adó és Vámhivatalhoz a Billzone.eu, hogy az egy éve fennálló értelmezési nézeteltérésekre hivatalosan is felhívják a vállalkozók és vállalkozások figyelmét.
Mivel a törvényben 2013. január 1. óta már nem szerepel, hogy digitális aláírás szükséges egy elektronikusan kiállított és átküldött számlán, ezért sokan gondolták elégségesnek, hogy lementik az érkező file-t, kinyomtatva átadják könyvelőjüknek, esetleg el is mentik az ominózus emailt, amiben az érkezett.
A Billzone.eu elektronikus számlázási szolgáltató azt tapasztalta, hogy ügyfelei körében és az interneten is terjed az a tévhit, hogy a fenti módszer elégséges. Azonban a törvény azt továbbra is előírja, hogy az ilyen számlát befogadótól elvárható, hogy egyértelműen bizonyítsa, hogy az így érkező számla a kiállítás óta semmilyen változáson nem esett át, és valóban a kiállítójától származik.
„Meggyőződésünk, hogy a digitális aláírásnál és az időpecsétnél nincs alkalmasabb eszköz arra, hogy egy PDF eredetét akkor is igazolni lehessen, ha azt többször lemásoljuk, áthelyezzük, archiváljuk. Azok a kiállítók, akik egy sima PDF-et küldenek, minden felelősséget átterhelnek a befogadóra, aki kénytelen saját maga elektronikusan aláírni és időpecsételni a dokumentumot ahhoz, hogy megváltoztathatatlan módon őrizze meg azokat.” – magyarázta akkori álláspontjukat Piya Csaba, a Billzone.eu szolgáltatásáért felelős N-Ware Kft. ügyvezetője.
A NAV-tól a társaság a napokban megkapta a hivatalos – a cikk végén olvasható - állásfoglalást, amiből kiderül, valóban bármi lehet e-számla (PDF, e-mail, vagy egy fax-üzenet is), ha formailag megfelel a számlakiállítás követelményeinek. Ugyanakkor a számla kiállítójának és befogadójának is a NAV által elvárt archiválási szabályoknak kell megfelelnie, a 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelethez igazodva. Márpedig ebben a rendeletben az szerepel, hogy használni kell az e-aláírást.
Ha csak egy sima PDF-et kap egy cég, akkor magának kell erről gondoskodnia, különben a NAV megbüntetheti egy vizsgálat alkalmával. Az azonban nem ésszerű, hogy minden kisvállalkozás évi többezres pluszköltséget vállalva, önállóan intézze a digitális archívuma aláírását. Tehát azok az elektronikus számlázási szolgáltatók, amelyek elektronikus aláírást is alkalmaznak, azok a befogadók dolgát jelentősen megkönnyítik „Nem várható el egy vállalkozástól, hogy tudatában legyen annak, hogy ha elektronikusan kap számlákat, akkor még arra is figyelnie kell, hogy elektronikus aláírásra saját maga áldozzon pénzt és energiát. Ésszerűbb, és jogos ügyfélelvárás, hogy ezt a szolgáltató biztosítsa számára!” – vélekedik Piya Csaba. A Billzone-eu azt is javasolja a cégeknek, hogy bátran legyenek finnyásak minden olyan szállítóval szemben, amelyik digitálisan alá nem írt elektronikus számlát küld, és kérjék azt helyette papíron. Mivel elvárás a kölcsönös beleegyezés az elektronikus számlaforgalomban, ily módon jogában áll egy vevőnek megtagadni az alá nem írt e-számla befogadását. „Ugyanakkor nem csak azért érdemes az elektronikusan aláírva kibocsátott számlákat választani, mert technológiailag az a biztosabb és kényelmesebb, hanem mert nemzetközi viszonylatban is sokkal jobb a megítélése” – emlékeztetett a Billzone.eu üzemeltetője.
A Nemzeti Adó- és Vámhivatal állásfoglalásának teljes szövege:
Tisztelt Ügyfelünk!
Főigazgatóságunkhoz e-mailben érkezett levelére az alábbi tájékoztatást adjuk.
Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.) 259.§ 5. pontjában található értelmező rendelkezés szerint elektronikus számlának az a számla minősül, amely a törvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be.
Ennek a fogalomnak megfelelhet az elektronikus formátumban küldött fax, a papíralapon készült számla szkennelt változata PDF mellékletként csatolva és e-mailben elküldve, vagy a számlázó-programmal előállított számla PDF mellékletként csatolva, e-mailben elküldve, de csak akkor, ha a számla befogadója a számlát később elektronikusan kezeli, őrzi, archiválja.
Ebből következik, hogy a levelében leírt módszer, megfelelhet akár az elektronikus számlázásnak is, azonban az Áfa tv. 168/A. §-ában írtakat szem előtt kell tartani
Nincs tehát törvényi akadálya a levelében leírt módszer alkalmazásának, de ehhez a vevő beleegyezése elengedhetetlenül szükséges, hiszen a számla ilyen módon való befogadása az o részükről a számla további kezelésében, megőrzésében jelentős különbséget jelent a hagyományos, papír alapon rendelkezésre bocsátott számlákhoz képest.
Nem valósul meg elektronikus számlázás akkor, ha az elektronikus számla befogadásában nem állapodnak meg, így a vevő az e-mailben megküldött elektronikus számlát tartalmazó fájlt nem nyitja meg, és nem is lenne képes annak elektronikus módon történő tárolására sem. Ilyen esetben nem biztosított a vevő általi átvétel, befogadás.
Abban az esetben viszont, ha ugyan elektronikusan bocsátják ki a számlát, de a számla befogadója csak nyomtatni tudja a számlát olyan módon, hogy az e-mail csatolmányaként küldött PDF file-t nyomtatja ki, vagy a számára elérhetővé tett linken kizárólag a "Nyomtatás" menüpont aktív, akkor a befogadó nem tudja eltárolni a számlát, nem elektronikus számlázás történik. Ekkor valójában úgy lehet tekinteni, hogy a technikai nyomtató van a számla befogadójánál. A befogadás tehát ebben az esetben nem elektronikus. Ekkor nem teljesül a 259. § 5. pontjának valamennyi fogalmi eleme, nem elektronikus, hanem papíralapon kibocsátott számláról van szó, amelyre a papíralapú számlák megőrzésére vonatkozó szabályok irányadóak, és ez a módszer ugyanúgy megfelel a törvényi feltételeknek.
Külön megállapodás hiányában az elektronikusan megküldött és befogadott számla elektronikus számlának minősül, amelyre azonban továbbra is szigorú archiválási szabályok vonatkoznak.
Ha a befogadó nem tudja teljesíteni az elektronikus számla megőrzésére vonatkozó előírásokat, célszerű - lehetőség szerint írásban rögzítve - megállapodniuk abban, hogy papíralapon történik a számlázás, és az elektronikusan megküldött fájl csupán a számla képe, másolata, nem maga a számla. (Ennek a megoldásnak általában adminisztratív oka van: a könyvelést a számla képe alapján már előbb el tudja végezni a befogadó, mint ahogy a papíralapú számla postán megérkezik, személyesen átadják stb.)
Az elektronikus formában megőrzött adatok tekintetében továbbra is figyelemmel kell lenni a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet előírásaira.
Tájékoztatjuk, hogy a válaszlevél tartalma szakmai véleménynek minősül, kötelező jogi erővel nem bír.
