Mit tehet az a vállalat, amelyik a kiadásait szeretné lefaragni vagy legalább optimalizálni? És ez a követelmény hogyan hat vajon a cég informatikai részlegére? E kérdésekre megannyi tanácsként is felfogható válasz született az utóbbi öt évben, a globális pénzügyi válság kezdete óta. A riadt általános költségcsökkentési hullám lecsengésével az IT világa szép lassan alkalmazkodott a megváltozott feltételekhez, ami egészen új és hatékony megoldásokat hozott. Az utóbbi időszak nagy informatikai trendjei talán lassabban, vagy nem így bontakoztak volna ki a Lehman Brothers csődje nélkül. Mert ugyan kinek jutott volna eszébe, hogy a dolgozók a saját eszközeiket is használhatják munkára, vagy akár a vállalati központi alkalmazásokat is interneten keresztül lehessen elérni, s a cégek vagyonának jelentős részét majd az adatok fogják adni, továbbá a fogyasztókat olyan hálózatokon győzködik, amelyeken azok keményen visszaszólhatnak?
Ha ebben az új helyzetben egy cég csökkenteni akarja a kiadásait vagy ugyanannyi pénzért nagyobb teljesítményt akar elérni, hát jól teszi, ha először is tisztázza a szándékait. Az ugyanis éppen azokat az információkat adja meg, amelyek ahhoz kellenek, hogy a munkatársak a lehető legjobb teljesítményt nyújthassák – míg a tisztázás hiánya a motiváció csökkenéséhez vezethet. Ha a cégnél dolgozó emberek belepillanthatnak a szélesebb összefüggésekbe, jobb döntéseket képesek hozni, ami a felesleges költségek elkerülésének elsődleges módja.
Fontos, hogy mindenki számára világos legyen a cél, ahová a cég és az IT-részleg el szeretne jutni, ahogy annak is világosnak kell lennie, hogy odáig milyen lépések vezetnek. Ha az emberek nem találgatással, hanem a kijelölt lépések megvalósításával töltik az idejüket, akkor nagyobb biztonságban érzik magukat, s a nyugalom egy olyan stresszes környezetben, mint a vállalati informatika, kifizetődő a hibák, a költséges leállások, az elrontott implementációk, a kihasználatlan kapacitások visszaszorulásán keresztül.
A harmadik alaptényező a felelősség tisztázása. Különösen a nagy projekteknél – egyébként is mindig fennáll annak a veszélye, hogy egy fontos feladatot nem végez el senki, mert a másikra vár, illetve többen is párhuzamosan dolgoznak ugyanazon. Megfelelő menedzsmenteszközöket használva és a feladatok, a felelősség delegálása mellett ilyen jellegű veszteségek csak minimális mértékben keletkeznek.
A vállalati informatikai részlegeknél azonban annak ellenére, hogy ezek az alapvetések már a válság előtt is nyilvánvalóak voltak, igen jelentős hatékonysági tartalékok jöttek létre. Mondhatnánk úgy is, hogy bőven volt tér a fejlődésre. És ennek a mozgástérnek a kihasználását a válság ki is kényszerítette.
A Gartner szerint sok a tartalék
A Gartner felmérése szerint a vállalatok az IT-kiadásaik 60 százalékát az infrastruktúrára és a működés fenntartására fordítják. Ha csökkenteni akarják az informatikai költségeiket, hát elsősorban ezen a területen érdemes kutakodni a lehetőségek után. A piacelemző cég javaslata, hogy érdemes felülvizsgálni a hálózati kiadásokat, amelyek az összes IT-költés 18 százalékát teszik ki. Ezen belül 45 százalék jut a telekom-szolgáltatásokra, 35 százalék a személyi költség, és 15 százalék jut a hardverre és a szoftverre. Már azzal is jelentős megtakarítás érhető el, ha a telekom-szerződéseket újratárgyalják, s például mennyiségi kedvezményeket szerezve központilag állapodnak meg az új tarifákról.
A szerverkonszolidáció is hatásos lehet, hiszen a szerverek számától függően akár 15-20 százalékos költségmegtakarítás is elérhető. Mivel a kezelendő adatmennyiség folyamatosan emelkedik, muszáj a szerverek kihasználtságát javítani, s ehhez érdemes új technológiákat igénybe venni, mert hosszabb távon jobban kifizetődő lesz, mint pár éven belül a fizikai kapacitásokat bővíteni. Ott, ahol létre lehet hozni egy centrális adatközpontot, az épület fenntartási költségei is relatíve olcsóbbak lesznek. Egy másik Gartner-adat szerint (igaz, a távoli Ausztráliában) a virtualizált gépek kihasználtsága mindössze 25 százalékos, ami elég nagy pazarlásnak tűnik.
Mivel a személyi kiadások is igen nagy tételt jelentenek – ott, ahol nyilvánvalóan felesleges munkaerő van, érdemes elgondolkodni az átszervezésen. A folyamatok automatizálásával ugyanis az ilyen költségek is érezhetően faraghatók, illetve szóba jöhet az outsourcing is.
A számítóközpontoknál jelentős tétel az elektromos energia felhasználása, s ezen belül a hűtési célú energiahasználat. A központ megfelelő fizikai kialakítása és az energiamenedzsment-megoldások további megtakarítást eredményezhetnek.
Érdemes bevezetni az „önkiszolgáló” portálokat, ami lehetővé teszi, hogy a munkatársak saját maguk megoldják az IT-problémák jelentős részét. Így lehetővé válik az IT-támogatás iránti igény csökkentése, s a stáb felszabadul más feladatok ellátására.
A nem kritikus IT-projektek elindításának elhalasztása is logikus lépés. Amikor szűkös az IT-büdzsé, prioritásokat kell felállítani, s a legfontosabb tennivalókra fókuszálni. Ez egyben azt is eredményezi, hogy a stáb figyelme kevésbé oszlik meg, s így az implementációk felgyorsulnak, az IT-részleg hatékonysága pedig emelkedik.
Habár az informatikai kiadásoknak csak a hatoda jut a hardverekre és szoftverekre, ezekkel is javasolt komolyan foglalkozni. Érdemes megfontolni az eszközök, különösen a szerverek és tárolók használati ciklusának meghosszabbítását és bizonyos saját eszközök (mobiltelefonok, tabletek, notebookok) használatának engedélyezését.
SAM, MPS és más csodák
Jelentős megtakarításokat hozhat az SAM (software asset management – szoftverpark-menedzsment) is.
Az SAM által létrejövő ellenőrzési lehetőségek többek között lehetővé teszik a pazarló, ismétlődő vásárlások elkerülését és a szoftverhasználat gyakorlatának javítását. A rendszer pontos információt szolgáltat róla, hány licence van a cégnek minden egyes szoftverből, ami lehetővé teszi a szoftverpark optimalizálását, így csak olyan szoftvert vásárol meg a cég, amelyet valóban használni tud. Ráadásul a vállalati igények változása is rugalmasan, a legköltséghatékonyabb módon válik követhetővé.
Az SAM a szükséges támogatási erőfeszítéseket is mérsékelheti, mert világos az IT-részleg számára, hogy melyik gépen milyen szoftver fut, s annak a frissítéseit mikor kell feltölteni. Ez jelentős mértékben elősegíti a karbantartási folyamatok automatizálását, ami a kiadások csökkenésével és az IT-tevékenység hatékonyságnövekedésével jár együtt.
A szoftverek és alkalmazások esetében igen jelentős tételek takaríthatók meg, ha az úgynevezett tulajdonosi szoftverek helyett a vállalatok nyílt forráskódú termékeket használnak. Például az irodai szoftverek esetében csak az elmaradó licencdíjak megtakarításával komoly összegek takaríthatók meg. Illetve a felhőből szolgáltatott szoftverek igénybevételével is jelentős megtakarítások érhetőek el még a tulajdonosi szoftverek esetében is. Ezek a megoldások különösen azoknál a vállalatoknál számítanak, amelyek nem nagy licenc-darabszámmal dolgoznak, s így nem számíthatnak jelentős engedményekre. A különféle szintű és célú felhőszolgáltatások ésszerű használata mellett általában szintén elérhetők megtakarítások, de ezeknél minden esetben külön érdemes mérlegelni az adott szolgáltatási feltételeket és a díjakhoz tartozó szolgáltatási szinteket, no és persze azt, hogy éppen arra van-e szüksége a vállalatnak.
Az egyik legnagyobb költségeket generáló informatikai tevékenység a nyomtatás. Különösen a kis és közepes cégeknél lehet jelentősége, hogy ezt minél inkább megússzák. Ám a Quocirca piacelemező cég felmérése szerint ezeknek a vállalkozásoknak a felénél nem is hallottak a megtakarítást lehetővé tévő menedzselt nyomtartási szolgáltatásokról (MPS), míg mások azt tételezték fel, hogy ezt nagyvállalatok igényeire fejlesztették ki, és kis szervezetekben nem érdemes foglalkozni vele. Pedig egy ilyen rendszer telepítésével elérhető annak kontrollálása, hogy a dokumentumok hogyan jutnak el a nyomtatásig, s ezen keresztül a költségek akár 30 százalékkal is csökkenthetők.
A költségcsökkentés végül is abban csúcsosodik ki, hogy az informatikai rendszerek és ezek egyes elemei mennyibe kerülnek összesen a működtetésük teljes ideje alatt (TCO), s megfelelően szolgálták-e a vállalat üzleti céljait. Ezért nem csoda, hogy informatikai beruházások manapság szinte egyáltalán nem indulnak. Az üzletfejlesztési projektek részeként azonban bőven vannak IT-beruházások, de ezek az átalakuló vállalati rendszerekben gyakran nem az informatikai részlegek fennhatósága alatt futnak. Ez pedig még nehezebbé teszi az IT-hatékonyságának növelését a szervezet egészében. Azaz a CIO-k számára a kihívások új alakot öltve folyamatosan újratermelődnek.
