A Hivatal feladatai 2006. január 1-től bővültek, mert három szerv, a Magyar Műszaki Biztonsági Hivatal és a Nemesfémvizsgáló és Hitelesítő Intézet, majd 2007. január 1-től az Országos Mérésügyi Hivatal jogutódjaként is működik, átvéve a megszüntetésre került közigazgatási szervek feladatkörét. Az MKEH-nál és a jogelőd szervezeteknél különféle elektronikus dokumentumkezelő rendszerekben, vagy papíralapon folyt az iratkezelés, illetve bizonyos engedélyezési folyamatokat ügykezelő alkalmazásokban végeztek.
A heterogén rendszerek nehezítették a földrajzilag egymástól távol levő telephelyeken az iratkezelés áttekintését, és elektronikus ügyintézés esetén a szükséges adatok portálra továbbítását. A Hivatal célul tűzte ki, hogy a kibővült feladatkör, és a különböző iktatási rendszerek miatt, az e-kormányzat ajánlásai, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló (335/2005. XII. 29.) kormányrendeletben foglaltak alapján 2007. január 1-jével üzembe helyezzen a Hivatal egész tevékenységét magába foglaló, egységes elektronikus iktató rendszert.
Igények és szempontok
Az MKEH meglévő rendszereinek tanúsítása jelentős anyagi és emberi erőforrást igényelt volna, ezért a Hivatal olyan dokumentummenedzsment szoftvert keresett, amely rendelkezik a 24/2006 BM-IHM-NKÖM együttes rendelet szerinti tanúsítással. Az újonnan bevezetésre kerülő szoftverrel szemben - a törvényi előírások teljesítésén túl - elvárás volt, hogy a különböző iratkezelési megoldásokat közös platformra helyezze, így támogatva a Hivatal egységes megjelenését. Fontos volt továbbá, hogy az eddigi iratkezelési szokásokat és szabályokat könnyen le lehessen benne képezni, és integrálható legyen a meglévő engedélyezési, szakmai rendszereikhez, IT infrastruktúrájukhoz. A bevezetésre kerülő rendszernek eleget kellett tennie a Hivatal magas biztonsági elvárásainak is.
A kiválasztásért felelős szakemberek 8 elektronikus dokumentumkezelő rendszert néztek meg, ezek közül a CNW Rendszerintegrációs Zrt. NetRegister alkalmazására esett a választás, mert ez a szoftver elégítette ki az új rendszerrel szemben megfogalmazott követelményeiket, megfelelő referenciákkal rendelkezett az államigazgatás területén, és a közszférában szükséges tanúsítás is folyamatban volt. A szoftver felhasználóbarát felülete, nagyfokú rugalmassága és testraszabhatósága, valamint a moderált ár szintén mellette szólt.
Az egységes iratkezelési rendszerhez az MKEH székhelyén kívül két budapesti és nyolc vidéki telephely is kapcsolódik, a felhasználók száma meghaladja a 200-at, a használt iktatókönyvek száma pedig közel harminc. A dokumentumok érkeztetése központosítottan, egy érkeztetőkönyvben történik. Így megvalósítható, hogy minden dokumentum, akár személyesen, akár e-mailen, telefaxon, vagy az MKEH portálon keresztül került a szervezethez, egy iratkezelő rendszerben legyen nyilvántartva, függetlenül attól, hogy melyik telephelyre érkezett. Az iratok gyors, pontos azonosítását a NetRegisterben az érkeztetőkönyvvel integrált vonalkód olvasó és nyomtató is támogatja.
A szakmai engedélyezési rendszerek és a NetRegister között szigorúan szabályozott és ütemezett adatcsere zajlik, így elegendő az információk jelentős részét egyszer rögzíteni, például a szakmai rendszerekbe felvitt alapadatok automatikusan - és az adatkezelési szabályoknak megfelelően - átkerülnek a NetRegisterbe. Az elektronikus ügyintézést segíti a NetRegister és az MKEH portáljának integrációja. Az iratkezelő rendszer a portálon lekérdezhető ügyek főbb adatait (pl. állapotuk) ütemezetten elküldi a portálnak, ahonnan az ügyfélkapun és a portál rendszerben azonosított felhasználók ügyeik állapotát lekérdezhetik. A portálon keresztül a felhasználók elektronikusan ügyet is kezdeményezhetnek, amely ügyet a NetRegister automatikusan érkezteti, és az ügyfél regisztrált levelezési címére - szintén automatikusan - visszaigazolást küld, így a későbbiekben ügyeik állapotát könnyen ellenőrizhetik, követhetik.
Lépésenként haladva az egységes iratkezelés irányába
A rendszer 2007. január 02-án éles üzemben elindult, ettől kezdve a Hivatalban már csak a NetRegisterben történik az iratok érkeztetése, iktatása. A cél eléréséhez természetesen számos apró lépés vezetett.
A projekt megvalósítását egy alapos előkészítési folyamat előzte meg. Ebbe beletartozott a Hivatal iratkezelési szabályzatának tanulmányozása, számos konzultáció a Hivatal projekttagjaival az iratkezelési folyamatokról, a szükséges metaadatokról, az iktatókönyvek és a jogosultsági rendszer kialakításának részleteiről. A felmérést követően az igények szerint beállított NetRegister tesztcsoport általi tesztelése következett, majd a felmerült változtatások beépítésével a rendszer finomhangolása is megtörtént.
A dokumentumkezelő rendszerek esetén kulcsfontosságú a betanítás, oktatás, amely ebben az esetben is kiterjedt a teljes szervezetre. Az oktatás az iratkezelésben betöltött szerepek szerint szervezett csoportokban folyt, az ügykezelők, ügyintézők és a vezetők más-más, feladatuknak és munkakörüknek megfelelő NetRegister oktatáson vettek részt. A NetRegister éles indulását követő első héten a CNW munkatársai a helyszínen segítették a zökkenőmentes indulást, és átállást.
Eredmények és bővítési tervek
A bevezetés ideje alatt az MKEH szervezetében - a közigazgatás korszerűsítése miatt - jelentős változások történtek. Mind a CNW-nek, mind az MKEH projekttagjainak megfelelő rugalmasságot kellett tanúsítania a változások követése tekintetében, mivel az elektronikus dokumentumkezelés az egész hivatal munkáját átfogja. A bevezetésben az MKEH részéről a Koordinációs és Humánpolitikai Főosztály és az Informatikai Osztály munkatársai vállaltak döntő szerepet.
A NetRegistert jelenleg a Hivatal 213 munkatársa használja napi munkájában. Bevezetésével az MKEH egy korszerű, egységes iratkezelési rendszer segítségével végezheti az adminisztrációs feladatok ellátását, a vezetők pedig teljes, naprakész, pontos áttekintést kapnak a budapesti és vidéki telephelyek munkájáról, feladatairól. A NetRegister használata gyorsan beépült a szervezet iratkezelési rutinjába, erre jó példa az érkeztetett iratok száma, a bevezetés óta elmúlt három hónap alatt több mint 21 ezer dokumentum került az érkeztetőkönyvbe.
A rövid távú fejlesztési terveknek megfelelően, a felhasználók számát a Hivatal még tavasszal újabb 100 fővel bővíti, a jövőben pedig az ügyintézés hatékonyságának további növelése érdekében az iratkezelési rendszerhez szkennereket kíván integrálni.
