A gazdasági szakértők többsége egyetért abban, hogy a leépítésekre csak, mint a legvégső lehetőségre érdemes építeni válság idején. A nagy nemzetközi vállalatok többsége ennek ellenére már túl van az első leépítés hullámon, s most megszorító intézkedésekkel igyekszik ellensúlyozni a rossz gazdasági helyzet hatásait.
A rossz stratégia
Meglehetősen rossz reflex, hogy első körben a cégek visszafogják a kutatásba áramló összegeket. Néhány éve még az egyik legnagyobb büszkesége az volt minden vállalatnak, hogy hatalmas kutatói bázist épített ki. A HP például 10 éven keresztül évente hatalmas rendezvénnyel ünnepelte meg kreatívjai éves munkáját. A nyaranta megrendezett összejövetelen több száz kutató és újságíró találkozhatott, ismerhette meg a legújabb eszközöket, technológiai újítást. A HP Labs már 2008-ban erősen visszafogott formában tért vissza, s már tavalyi rendezvényen is érezhető volt a költségek erős visszafogása.
Tény, hogy a kutatáson hirtelen sokat lehet megtakarítani, de a kérdés az, hogy nem a jövőt, a nagy lehetőségeket, a válságból kivezető kiutat kaszálja-e le az a bizonyos tollvonás, amellyel elvonjuk az innovációtól a pénzt.
A költség-optimalizálók
A nagyvállalatok kiadásainak többsége operatív tevékenységük folyamán vetődik fel. Itt azért bőven adódik lehetőség a spórolásra. Az első és legfontosabb átvilágítandó cél az irodai működés és a céges kommunikációs megoldások lehetnek. A hatalmas költségeket produkáló irodai infrastruktúra átalakítása, a távmunka lehetőséget terem igen komoly megtakarításokra.
A megfelelően választott iroda ma már általában megfelel a környezettakarékossági elvárásoknak, s így kevesebb áramot, fűtést, meleg vizet pazarolhatunk, amely ha a vállalat saját tulajdonában van újabb összegekkel csökkenti kiadásainkat. Egyre fontosabb a korábban csak divatosnak gondolt megújuló energia felhasználása, hiszen a téli gázfogyasztás egyes területeken akár teljesen kiváltható megújuló energiaforrásokkal.
A mobil kommunikáció hatékony VoiP megoldásokra cserélésével az addigi horribilis telefonköltségek költsége jelentésen lefaraghatók és a céges belső - egymás közötti - telephely független hívások is ingyenessé tehetők.
A sokat emlegetett papírmentes iroda feleslegessé tehet számos drága irodai eszközt, amelyek kiiktatásával újabb költségek tűnhetnek el.
Az adattárolási terület is egyre több takarékos megoldást kínál a cégeknek, az egyszerű szerver virtualizációtól kezdve a takarékos adatközpontokig. A fűtési és hűtési megoldások esetén néha egyszerű változtatásokkal jelentős hatékonyság növekedést érhetünk el, amely szintén felesleges költségektől szabadítja meg vállalatunkat.
Mit tehetünk?
A kiadások jelentős hányadát a vállalat alkalmazottai megszokott mindennapi tevékenységükkel produkálják. A munkavégzés közben persze számos olyan lehetőség adódik, ahol takarékoskodhatunk.
A drága telefonhívások helyett használhatunk azonnali üzenetküldőket, internet telefonokat, s a céges mobilt is elláthatjuk céges SIM-kártyával, ami ellenőrizhetővé teszi a magánhívások arányát.
A legtöbbet talán az utazásokon, kiküldetéseken spórolhatjuk meg. A távoli repülőutak helyett konferencia beszélgetések, videóértekezletekkel hatékonyan dolgozhatunk együtt akár tengerentúli kollégáinkkal is.
A tárterület pazarló internethasználat, a filmgyűjtögető és zenerajongó kollegák letöltéskorlátozásával, illetve céges szemléletváltással elkerülhető költségek szintén nem elhanyagolhatók manapság.
Az irodai munka hatékonyságát növeli a spamek csökkentése is, hiszen a hasznos időnket rabló kéretlen levelek annyira elszaporodtak, hogy megeshet, hogy akár fontos levelünk is elkallódik a postaládánkat bombázó reklámok özönében.
A mobileszközök bevetésével, bárhonnan elérhetővé válnak munkatársaink, a fontos céges információk azonnal eljutnak hozzájuk, s mivel képesek gyorsan reagálni a felmerült kérdésekre ez komolyan növelheti a hatékonyságot is.
A megtakarítások persze még számos területen bevethetők, hiszen gondos tervezéssel, logisztikai megoldások bevetésével cégünk szállítási feladatait optimalizálhatjuk, ezzel közvetlenül kizárhatunk olyan költségeket, amelyek eddig felesleges terhelhették cégünket.
Emberi tényező?
Egyértelmű, hogy első körben azokat a költségeket érdemes megvizsgálni, amelyeket minden hónapban eddig is ki kellett fizetnünk, ezt követhetik a közvetetten költségeket indukáló tevékenységeink, amelyek adódhatnak rossz beidegződésekből, megszokásokból, vagy hanyagságból, figyelmetlenségből.
Nem kiszámítható pontosan az a veszteség, amelyet évről évre a vírusok, férgek és egyéb káros programok miatt szenvednek el a cégek. Ezek többségét is el lehetne kerülni szinte ingyen. Az adatvesztés, adatszivárgás legtöbbször egyáltalán nem a biztonsági programok hiányának következtében okoz veszteségeket, károkat, presztízs veszteséget a cégeknek. A biztonság legtöbbször egyértelműen az alkalmazottak képzettségén és felkészültségén is múlik.
Ez általában nem kerül külön pénzbe, csupán a vállalati kultúra részeként megtanulható mindenki számára. A működést és az ügyfelek bizalmát azonban egyértelműen befolyásolja, így gyakorlatilag közvetlen hatással van bevételeinkre, sőt akár a cég jövőjére is.
A cégnek azonban ilyen válságterv bevezetésekor egyértelműen tudatosítani kell dolgozóiban, hogy a megszorítások az ő érdekeiket szolgálják, mindenkire vonatkoznak, s a nagyobb problémák elkerülését, a vállalat túlélését célozzák. A vezetőknek egyértelmű felelőssége a szabályok betartatása, hiszen ha a szabályok nem vonatkoznak mindenkire egyaránt, az egész terv megbukhat, s a következményei kiszámíthatatlanok lehetnek.
A válság sok esetben hasznos következménye a költségoptimalizálás, s ha lehetőségnek fogjuk fel, s nem kényszerűségnek, elejét veheti jó néhány, korábban elnézett pazarló működésünknek.
