Egyre inkább a saját bőrükön tapasztalják meg a kisvállalatok is, hogy mit jelent az információs társadalom. A jövedelemteremtő tevékenységük ugyanis jelentős mértékben azokból az ismeretekből táplálkozik, amelyekhez mindinkább IT-szolgáltatásokon keresztül, informatikai eszközök felhasználásával jutnak hozzá. A működésük szempontjából kritikus adatok, információk zöme is az IT-rendszerükben jelenik meg, ott tárolják és ott használják fel. A legjobb eljárások leírásától kezdve az ügyféladatbázisokon át a műszaki- vagy projekttervekig és a működést támogató alkalmazásokig ma már minden az informatikai rendszer részeként van jelen a cégek életében. Gondoskodniuk kell tehát róla, hogy ezek az információk mindig hozzáférhetőek, elemezhetőek, felhasználhatóak legyenek, s a felhasználásukért felelős rendszerek is működőképesek maradjanak. A cégek életéhez és fejlődéséhez szükséges adatokat ezért állandóan el kell menteni, s a hatékonyság megőrzése érdekében a kevésbé használt vagy idejétmúlt adatokat pedig archiválni kell – még a kkv-nak is.
Annál is inkább, mert a kis cégeknél szintén rengeteg adat keletkezik a mindennapi tevékenységük során a levelezésből, a dokumentumok létrehozásával, vagy az üzleti folyamatok eredményeként. Ezeket rendszeres biztonsági mentéssel és könnyen hozzáférhető tárolással lehet mindig üzemkész állapotban tartani.
A Humansoft által közzétett adatok alapján míg a tárkapacitások évente mintegy 48-50 százalékkal nőnek, addig a tárolt adatok körülbelül 70 százaléka olyan másolat, amellyel 90 napnál régebben foglalkoztak. A kisvállalatok számára ez jelentős veszteség forrása, mert olyan adatokat mentenek, amelyekre nincs szükségük, a sok adat kezelése pedig sok pénzbe kerül, a nagy adatmennyiség megnöveli a kockázatokat és lassítja a mentési folyamatokat, az adatbázis-kezelés is akadozóvá válhat, lelassul az alkalmazások működése – azaz túlterhelődhet a hálózat. Ez pedig növekvő erőforrásigényt jelent, és éppen ez az, amit egy tőkeszegény kisvállalat nem engedhet meg magának.
A kkv-k esetében a legnagyobb gondot általában az okozza, hogy költségtakarékossági megfontolásokból nem fordítanak kellő figyelmet és forrásokat az adatbiztonságra. Ez sok formában megjelenhet a jogosultságok nagyvonalú kezelésétől kezdve a precíz adatmentési és archiválási gyakorlat hiányáig.
Pedig az adatok értékéhez mérten nem annyira költséges mentési technológiák és szolgáltatások sokkal inkább rendelkezésre állnak, mint korábban. A nem túl távoli múltban a mentés hibatűrő diszkekre vagy szalagos tárolókra történt. Az új technológiák és a felhőszolgáltatások azonban további lehetőségeket nyitottak a kkv-k mentési gyakorlatában. Piaci elemzők szerint a következő fontos trendek különíthetők el.
Hibridtárolók
Szerencsésebb helyzetben vannak a nagy cégekhez képest a kisvállalatok általában abban, hogy nem nyomasztja őket a korábbi, nem kellően hatékony mentési és archiválási beruházásaik megtérülési kényszere. A kkv-k ezért könnyebben konszolidálják a mentési kapacitásaikat az új technológiák bevezetésével. A fő elvárás az ilyen eszközöktől, hogy relatíve ne kerüljenek sokba, legyen megfelelően nagy a kapacitásuk, és gyorsan el lehessen érni a rajtuk lévő adatokat. A HDD (merevlemez)- és az SSD (szilárdtest)-meghajtók is képesek ellátni ezt a feladatot; az utóbbiak sokkal jobb teljesítményűek, de ez jóval többe is kerül. Ezért a kis cégek számára azok a hibridmegoldások a legcélravezetőbbek, amelyekben a nagy tárolási és elérési teljesítményt a HDD és SSD-eszközök megfelelő kombinációjával érik el.
Ott azonban, ahol az igények meghaladják a hagyományos szintet – mert például már nagyobb ügyféladatbázist kezelnek vagy gyorsan változó raktárkészlet-nyilvántartásokkal dolgoznak, amelyekhez sok lekérdezés érkezik a különféle vállalatirányítási vagy üzletiintelligencia-alkalmazásoktól – indokolt lehet a nagyobb tudású, például hibrid mentési és archiválórendszerek üzemeltetése, amelyek már valós időben képesek alkalmazkodni a vállalat működéséből származó kapacitásigényekhez.
Adat-deduplikáció
Bár kézben tudják tartani a hibridrendszerek az elsődleges adattárolási igényeket, ám az igazi nehézséget az adatmentések jelentik. Egy-egy mentéssel ugyanis biztosan egynél több kópiája jelenik meg minden fájlnak, így aztán a mentések tipikusan 5-10-szer több helyet foglalnak el, mint a kiinduló adatok halmaza. A feleslegesen felduzzadó és sokba kerülő adathegyet az úgynevezett deduplikációs, a többszöröződést megakadályozó technológiával lehet elkerülni, ami feleslegessé teszi azt is, hogy újabb tárolókba kelljen beruházni.
Egy email-rendszer esetében például egy céges körlevél kiküldésekor (még ha kisvállalatról is beszélünk) akár több tucat példánya is létrejön a dokumentumnak, amelyet a levelezőrendszer tárol. A deduplikáció gondoskodik róla, hogy a mentésnél csak egyetlen példányt kerüljön be a back up-ba.
Mentés a felhőbe
Rendkívül fontosak az online elérhető adattárolási szolgáltatások a kisvállalatok számára, mert magasabb szintre emelhetik ezzel az adatvédelmi képességeiket. Az adatközpontok biztonsága ugyanis meghaladja a kisvállalatokét, hiszen a szolid üzletmenet érdekében erre sokkal többet kell fordítaniuk figyelemben, technológiában, emberi erőforrásokban, mint amire egy kkv-nak akárcsak arányosan is lehetősége volna. Ráadásul a kisvállalatoknál tipikus, hogy a munkanap nem az irodában fejeződik be, hanem (különösen a vezetők) például egy pendrive-on vagy egy mobil HDD-n hazaviszik a céges adatokat, és az otthoni környezetben folytatják tovább a munkát.
Egy automatikus online mentési szolgáltatással az adatok sokkal nagyobb biztonságban vannak, mint egy hordozható eszközön, s a felhőbe való mentéssel a szinkronizáció sem okoz majd gondot. Vannak azonban olyan rendszerek is, amelyek a már meglévő céges mentési kapacitásokat és a felhőszolgáltatásokat kombinálják, s ezzel szolgáltatási díjat takarítanak meg.
Adatmentő eszközök
A magyar kkv-k zöme olyan mikrovállalkozás, amelyek igényeit képesek kielégíteni azok a kompakt háttértárak, amelyek nem kerülnek többe, mint egy átlagos notebook. Ezért aztán sokan – még akkor is, ha felhőszolgáltatásokat is igénybe vesznek – a második mentést az éppen ilyen célra kifejlesztett, a mentéshez szükséges lemezterületet és szoftvert kombináló PBBA (Purpose-Built Backup Appliance)-eszközökön hajtják végre. Ezek az eszközök a kkv-k számára nagyon kényelmesek, mert képesek azonosítani a rendszerben azokat az elemeket, amelyek mentésre szorulnak, s a felhasználót átvezetik a mentési folyamaton. A PBBA-k általában deduplikációs szoftvert is tartalmaznak a tárhely minimalizálása érdekében. Ezek az eszközök egyre népszerűbbek, s az IDC idei június végi adatai alapján a piac mérete egy év alatt 16,5 százalékkal nőtt.
Az üzleti szolgáltatások védelme
Egyre kevésbé tarthatók a régi mentési stratégiák a technológiai fejlődés miatt. A virtualizáció és a felhők megjelenésével mind világosabb lett, hogy szolgáltatások folytonosságának szem előtt tartásával kell az adatmentéseket kezelni. Azaz nem érdemes bizonyos infrastrukturális elemek megvédésére koncentrálni, hiszen az a fő, hogy az üzlet menjen tovább. Emiatt az adatvédelem kezelése egyre központosítottabb lesz, mert sokkal inkább az üzleti szolgáltatások kritikus részét képezi, mint korábban.
Archiválási kényszer
Ez egyben azt is jelenti, hogy az egyszerű mentés és az archiválás is sokkal közelebb kerül egymáshoz. Míg korábban az archivált adatokat azzal jellemezték elsősorban, hogy ezeket kevéssé használják, s az értékük is lecsökkent már, mostanában inkább azt emelik ki a szakértők, hogy az archiválás során a mentéssel olyan állapotba hozzák az adatokat, hogy azok könnyen kereshetővé váljanak, s ezzel a különféle analitikákkal új érték nyerhető ki belőlük.
Emiatt a kisvállalatok számára is fontossá vált az archiválás, hiszen a strukturálatlan adataik rendszerezetté s értékforrássá válhatnak. Így a kkv-nál is megjelennek azok az integrált archiváló rendszerek, amelyek automatizált szolgáltatásokat, átlátható kezelőfelületet és egyszerűen használható funkciókat kínálnak. Egyrészt szavatolnak az adatok integritásáért és folyamatos elérhetőségéért, másrészt segítenek az adatmenedzsmentben és az üzemeltetési feladatokban, illetve a kiadások csökkentésében is.
A választás nehézsége
Nagy kihívás a kkv-k számára, hogy rögtön a megfelelő adatmentési és archiválási megoldást kell választaniuk, hiszen nincsenek forrásaik költséges kísérletekre. A rossz hír az, hogy nem is létezik univerzális megoldás a teljes piaci szegmensre, mert magát a kkv fogalmát sem könnyű definiálni; ugyanis már az alig néhány fővel működő cégek is elérhetnek petabájtos adatforgalmat az üzlet jellegétől függően.
A legfontosabb szempontok egyike a rugalmasság megőrzése. Ez ugyanis feltételezi, hogy az alkalmazott technológia, illetve az igénybe vett szolgáltatás lehetővé teszi az automatikus helyreállítást, vagy a felhőszolgáltató képes a legkülönfélébb kapcsolódási protokolloknak megfelelni, s így csökken annak a veszélye, hogy az ügyfél és adatai ott ragadnak nála.
A jó választáshoz azonban először is össze kell írni a tárolási igényeket. Tudni kell, hogy a vállalkozás rendszere mennyi fájlt generál a napi munka során, ezek milyen méretűek és típusúak, milyen gyakran muszáj őket frissíteni, milyen gyorsan kell hozzáférni az adatokhoz, egyáltalán szükség van-e könnyen hozzáférhető fájlokra stb. Az ilyen tényezők együttesen segítenek meghatározni a legjobb megoldást, amit azonban a cégnek magának kell kiválasztania.
