A kihívás ezek menedzselésével kapcsolatosan abból adódik, hogy beszerzésük optimalizálásához a nehezen átlátható és folyamatosan változó licencfeltételek ismerete is szükséges, a szoftvergyártók pedig egyre gyakrabban auditálják a szoftverhasználatot, megfelelőséget.
Belátható, hogy azok az IT vezetők, akik nincsenek egész pontosan tisztában azzal, hogy milyen szoftverek futnak a számítógépeiken, nincsenek tisztában az ebből eredő biztonsági vagy anyagi kockázat mértékével sem. Másfelől felesleges pénzkidobást jelentenek az úgynevezett "Shelfware" szoftverek, vagyis amelyeket a vállalat megvásárolt, de soha nem installálták vagy használták. Az IPR-Insights projektjei során több mint 20%-os arányban talált ügyfeleinél ilyen szoftvereket. A szoftvergazdálkodásra nagy gondot fordító CIO csökkenti vállalata jogi és pénzügyi kitettségét a licencszerződések be nem tartása miatti esetleges bírságokkal és büntetésekkel szemben, ami a legtöbb esetben nem ilyen direkt módon jelentkezik, de mindenképp nem tervezett anyagi ráfordítást jelenthet. A gyártói auditok nyomán keletkező váratlan kiadásokkal szemben a szoftvergazdálkodás tervezhető és reális költségei beilleszthetőek a feszített IT-büdzsékbe is.
A CIO-k által kontrollált IT ma már nem kérdés, ám a felhasználók néha igyekeznek tágan értelmezni a vállalati szabályzást az engedélyezett szoftvertelepítésekkel kapcsolatban. A jól menedzselt szoftvergazdálkodás eszközt biztosít a rend betartatásához, ugyanis gyorsan kiderülnek a nem támogatott telepítések, így a biztonság tovább növelhető.
A hangsúly a proaktivitáson van, hiszen a szoftvervagyon kezelése nem egyszeri projekt. A szoftvereszköz-gazdálkodás képessé teszi a vállalatot arra, hogy javítsa és folyamatosan fejlessze a szoftverek kezelésének minden aspektusát: beszerzését, használatát, biztonságosságát, adminisztrációját és magát a szoftverlicenc-menedzsment gyakorlatát. Működtetéséhez az informatikai, számviteli és jogi vonatkozások és összefüggéseik naprakész ismerete és átlátása szükséges. E komplex szaktudás vállalaton belüli teljes kiépítése szinte lehetetlen, és többnyire nem is gazdaságos.
Az IPR-Insights független SAM (Software Asset Management) szakértőként széleskörű iparági tapasztalatokkal és a teljes folyamatot lefedő szolgáltatásportfolióval, illetve a saját fejlesztésű SAM-Insights célrendszerrel segíti ügyfelei ez irányú törekvéseit, így az egyedi-egyszeri szolgáltatások nyújtásán túl képes a vállalatra szabott SAM-folyamat részleges vagy teljes ellátására is.
