Mindannyian megtapasztalhattuk már valamelyik oldalon, hogy az informatikusok és a vállalatok más osztályain dolgozók, így az üzleti vezetők közötti párbeszéd sokszor ütközik akadályokba, gyakori az egymás melletti elbeszélés, a meg nem értés. Mintha a két fél teljesen más nyelvet beszélne. Márpedig egy vállalat sikeressége szempontjából alapvető fontosságú, hogy a termelékenység, hatékonyság és versenyképesség növelésében egyre inkább kulcsszerepet játszó IT-részleg és a vezetőség szót értsenek egymással.
A CIO Executive Council informatikai és üzleti vezetőket kérdezett meg az IT-kommunikáció nehézségeiről, valamint arról, hogy miképpen lehet gördülékenyebbé, eredményesebbé tenni a párbeszédet a vállalatokon belül az informatikusok és a technológiát alkalmazó, attól nagymértékben függő többi munkavállaló között. Az alábbiakban ennek a webináriumnak a főbb megállapításait tekintjük át.
Bizalom és átláthatóság
Amikor az informatika nem egy szervezet alaptevékenysége, a CIO-ra olyan üzleti vezetőként kell tekinteni, akinek egyik fő feladata lépést tartani a folyamatosan változó körülményekkel, kihasználni az ebből adódó lehetőségeket. A bizalom kiépítésének egyik kulcsfontosságú eleme az átláthatóság megteremtése, ami más szóval azt jelenti, hogy nem próbálják meg semmilyen módon szűrni vagy elrejteni az üzleti vezetés elől az informatikai részleg által végzett tevékenységeket. Különösen fontos az átláthatóság akkor, ha rossz irányba mennek a dolgok. A részletek teljes körű, őszinte megosztása az érintettek között gyorsítja a probléma megoldását és segít elkerülni annak megismétlődését.
A CIO-k úgy lehetnek a legjobb partnerei az üzleti vezetésnek, ha nyitottak, őszinték és áttekinthető módon végzik a munkájukat. A partnerség nem csupán azt jelenti, hogy felkutatják és alkalmazzák a felmerülő problémákat megoldó és az igényeket kielégítő technológiákat, hanem azt is, hogy folyamatos visszajelzéseikkel hatékonyabbá, nyereségesebbé teszik az üzleti tevékenységeket, továbbá új bevételi forrásokat kutatnak fel.
Mivel az informatikusok számára az egyik legnagyobb kihívást az jelenti, hogy megértessék a más munkát végző kollégáikkal a vállalatnál folyó technológiai fejlesztések lényegét, egyes vélemények szerint nagymértékben javíthatja az IT-kommunikáció hatékonyságát, ha évente egyszer cégen belüli technológiai nyílt napot tartanak. Itt minden munkavállalónak lehetősége van az új technológiák megismerésére, ami segít demisztifikálni az informatikusok tevékenységét. Így már nem a számítóközpont zugaiban alkalmazásokat fejlesztő, rejtélyes hardvereket üzemeltető különcökként fognak tekinteni az informatikusokra, hanem olyan hasznos kollégákként, akik segítik az üzleti célok elérését, igyekeznek hatékonyabbá tenni a többi alkalmazott munkáját.
Fontos eleme a sikeres kommunikációnak a hallgatóság szempontjainak megértése, valamint a hozzájuk intézett üzenetek tartalmának és közlési módjának a személyre szabása. Nyilvánvalóan érdemes másképp megfogalmazni a mondanivalót ugyanabban a témában attól függően, hogy egy felsővezetővel vagy végfelhasználókkal folyik-e a kommunikáció.
Nehezítő tényezők
A hatékony IT-kommunikáció egyik akadálya lehet, ha az üzleti vezetés nem tartja különösen fontosnak a technológiai kérdések megvitatását - annak ellenére, hogy manapság minden vállalat sikeressége egyre inkább függ a modern technológiák alkalmazásától. A vezetőségnek ezért pontosan ismernie kell az üzleti tevékenység hátterében zajló technológiai folyamatokat, mivel ezek alapvetően meghatározzák az eredményességet. Ráadásul új szolgáltatások bevezetésekor vagy ha problémák merülnek fel, az ügyfelekkel tudatni kell, pontosan mire számíthatnak, mi történt, és mit tesznek annak érdekében, hogy az incidens ne ismétlődjön meg.
Szintén aláássa az IT-kommunikáció hatékonyságát, ha az érintettek úgy vélik, hogy a munkájuk mellett nincs erre idejük, és ezt hozzák fel kifogásként a párbeszéd elmulasztására. Hiába alkotnak maradandót, hoznak létre az üzleti tevékenységeket támogató alkalmazásokat az informatikusok, mert ha erről nem beszélnek senkinek a cégnél, szinte olyan, mintha nem is csináltak volna semmit. A technológiával foglalkozók számára is kiemelten fontos, hogy a nagy projekteknél rávilágítsanak az elért eredményekre és tudatosítsák az üzleti vezetésben, milyen értékeket teremtett a tevékenységük. Mivel a valóság az, amit az emberek érzékelnek, ha nem tudatosítják megfelelően az üzleti vezetők és a más részlegeknél dolgozók körében, hogy milyen eredményeket értek el, senki sem fogja tudni a vállalatnál, valójában mit is csinálnak.
Ezért mindenképpen elegendő időt kell szánni a technológiai fejlesztések hasznosságának és az elért eredményeknek a kommunikálására, nem elég csupán magas színvonalon elvégezni a munkát. Ennek keretében érdemes időről időre részletesen ismertetni az informatikával kapcsolatos projektek aktuális állását, pénzügyi és erőforráshelyzetét, valamint tudatni az üzleti partnerekkel, ha valamilyen probléma merült fel. Jó ötlet az IT-kommunikációt egy, a területen jártassággal rendelkező kollégára bízni, akinek egyik feladata lesz az IT-részleg tevékenységének, elért eredményeinek, üzeneteinek megfelelő színvonalú kommunikálása a vállalat alkalmazottai felé.
Akadályozhatja a kommunikációt az is, hogy az emberek - és ez alól nem kivételek az informatikusok sem - nem szeretnek rossz híreket közölni. Márpedig a technológiai alkalmazásoknál sok nehézség léphet fel akár műszaki problémák, akár az átlagfelhasználók tájékozatlansága miatt. A legtöbb ember tudni akarja, hogy amennyiben valami nem működik, ennek mi az oka, ha pedig módosításokat hajtottak végre egy program vagy rendszer kezelésében, az mivel teszi hatékonyabbá a munkát.
A sikeres kommunikációs stratégia felépítése
Szakértők egyetértenek abban, hogy fontos definiálni a stratégiát a hatékony kommunikációhoz. Mi az a három legfontosabb dolog, amely a leginkább befolyásolja a vállalat sikerességét? Az ezekre való összpontosítás nagymértékben segít javítani az IT-részleg és az üzleti vezetés kapcsolatát, bizalmat épít ki, és valódi partnerré teszi az informatikusokat.
Ugyancsak lényeges a szervezet felsővezetésével való párbeszéd fenntartása, a vezetőség munkájában való aktív részvétel a CIO részéről. Az IT-tevékenység átláthatósága és az őszinteség elengedhetetlen ahhoz, hogy hiteles partnerként tekintsenek az informatikai vezetőre. Rendkívül fontos továbbá, hogy a CIO az informatika egyfajta nagykövete legyen a vállalatnál, mert így pozitív szemlélet alakítható ki a technológiák alkalmazásával és szerepével kapcsolatban. Mindenki előtt világossá válik, mit csinálnak az informatikusok, hogyan járulnak hozzá az üzleti célok eléréséhez. Nagyobb vállalatoknál érdemes az egyes részlegekkel külön kommunikáló kapcsolattartókat kinevezni, mert így lényegesen jobb lehet az együttműködés hatékonysága az IT és a szervezet többi része között.
Mindent egybevetve a hatékony IT-kommunikáció legfontosabb elemei közé tartozik az átláthatóság, az elszámoltathatóság, az őszinteség, az üzleti eredményesség szempontjából legfontosabb tényezők messzemenő figyelembevétele, valamint annak hangsúlyozása, hogy az informatika miképpen járul hozzá az üzleti célok eléréséhez.
A hatékony IT-kommunikáció fő elemei
- Világos, tömör, üzleti kifejezéseket használ, kerüli az informatikai szakzsargont. Példákkal és analógiákkal támasztja alá a mondanivalót, különösen az üzleti vezetőkkel folytatott megbeszélések során.
- Olyannak kell lennie, hogy annak lényegi mondanivalója megmaradjon az érintettek emlékeztében. A CIO-k egyúttal üzleti vezetők is, akiknek az egyik legfontosabb feladata elképzeléseik, célkitűzéseik, stratégiájuk hatékony kommunikálása.
- Az üzenet megfogalmazásakor tudatában kell lenni annak, hogy az informatika miképpen kapcsolódik az üzleti tevékenységekhez és hogyan elégíti ki az üzleti igényeket.
- Gondoskodni kell arról, hogy mindkét fél hasonlóan értelmezze a problémát, és a megbeszélés végén egyetértésre jussanak a kulcskérdésekben.
- A különféle helyzetekhez különféle taktikákat kell alkalmazni. Például hogyan jutassunk célba egy centralizált üzenetet egy decentralizált vállalatnál.
