Bár manapság a vállalkozások életében szinte mindent visz a koronavírus-járvánnyal kapcsolatos problémák kezelése, ne feledkezzünk meg róla, hogy vészesen közeleg egy fontos dátum, ami a vállalkozók legszélesebb körét érinti. 2020 második felétől új számlázási előírások lépnek életbe: ezek a jogszabályváltozások a Versenyképes Magyarországért program részét képezik, és a gazdaság átláthatóságát szolgálják, céljuk pedig az, hogy az adóhatóság minden számlát lásson, és a belátható jövőben maga készítse el a vállalkozások adóbevallását.
Adatszolgáltatás minden számláról
Az első, és talán legkomolyabb változás az adatszolgáltatást érinti: július 1-től a NAV eltörli a százezer forintos értékhatárt, ami korábban a bejelentési kötelezettség alsó határa volt. Idáig az volt a szabály, hogy minden belföldi adóalany, amely minimum százezer forint áthárított áfa-tartalmú számlát állított ki más belföldi adóalany részére, köteles volt a számla adatait továbbítani az adóhatóságnak. Július 1-től viszont ez a kötelezettség minden belföldi adóalany számára kiállított számlára kiterjed, legyen szó bármilyen kis összegről is, sőt azok sem mentesülnek alóla, akik KATÁ-znak, tehát nem számítanak fel áfát. Jövő év január 1-től pedig még tovább bővül a kör, és a külföldi magánszemélyek, illetve vállalkozások részére kiállított számlákról is adatot kell szolgáltatni az adóhatóságnak.
Fontos kitétel, hogy az adatszolgáltatási kötelezettség a helyettesítő és sztornó számlákra is érvényes.
Szintén július 1-től az adatszolgáltatási kötelezettségben érintett minden számlán fel kell tüntetni a partner adóalany belföldi adószámának első nyolc számjegyét, és számlát, illetve nyugtát kell kiállítani azoknak az ügyleteknek a jelentős részéről is (ingatlanértékesítés, magánegészségügy, fogorvosi, oktatási szolgáltatások stb.), amelyek az áfa-mentes körbe tartoznak. Emellett a jelenlegi 15-ről 8 napra rövidül a számla kibocsátására rendelkezésre bocsátott idő.
Isten veled, kézi számla?
Nem, de az új jogszabályok alaposan elveszik a kedvünket a használatuktól. Az adatszolgáltatási kötelezettség ugyanis értelemszerűen a kézzel kiállított számlákra is vonatkozik. Minden kézzel kiállított számlát négy napon belül rögzíteni kell a NAV online számlarendszerébe, és ezt az összes számlánál el kell játszani, újra meg újra, mégpedig igen lelkiismeretesen, mert az adóhatóság az elfelejtett vagy hibásan feltöltött számlákat keményen szankcionálja. A büntetés igen tetemes lehet: egyéni vállalkozóknál, illetve adószámos magánszemélyeknél a mulasztási bírság akár 200 ezer forintra rúghat, cégek, szervezetek pedig félmilliót is fizethetnek - számlánként!
Vagyis a kézi számlatömb használata nem csak időigényes, bonyodalmas, és kényelmetlen, de a pénztárcánkra nézve is veszélyes, ami a korábbiaknál is nagyobb erővel tereli a számítógépes alapú megoldások irányába a vállalkozásokat.
Számlázóprogramok: a bőség zavara
Számlázóprogramból kétfajta van: telepíthető, illetve online. Az első csoportba olyan szoftverek tartoznak, amelyek a számítógépünkön futnak, és használatukhoz nincs szükség állandó internetkapcsolatra - ez az egyik nagy előnyük. Egy másik az, hogy nem kell értük előfizetési díjat fizetnünk, a vásárlással egyszer s mindenkorra letudtuk a költségeket - legalábbis a legnagyobb részüket, mert azért a jogszabály-változtatásokhoz igazodó frissítések általában ezeknél a megoldásoknál sincsenek ingyen. További előnyként szokták megemlíteni a fokozott biztonságot, ami abból fakad, hogy az online megoldásokkal szemben az adatok itt folyamatosan a mi birtokunkban vannak, így elvileg védettebbek a hackertámadásokkal szemben, mint a felhőben lévő nagy adatbázisok. Ebben szintén van igazság, de a képet árnyalja, hogy azért a mi számítógépünk is támadható, ráadásul a biztonsági másolatokat tartalmazó pendrive-ok, külső meghajtók megbízható tárolásáról is nekünk kell gondoskodnunk, vagyis a védelem joga és felelőssége is a miénk.
Számlák a felhőben
Aki ezeket a plusz teendőket nem akarja felvállalni, annak a számára ott a másik nagy csoport: az online számlázóprogramok. Kétségtelenül kényelmesebbek, bár hosszabb távon talán kicsit többe kerülnek. Felhőalapú adatkezelést biztosítanak, a program a szolgáltató szerverein fut, és mi egy egyszerűen kezelhető böngészős felhasználói felületen tudjuk kiállítani a számláinkat, illetve a lekérdezéseket és a többi számlakezelési feladatot intézni. Az online számlázóprogramokért előfizetési díjat fizetünk: hogy mennyit, az a választott csomag szolgáltatásaitól függ.
Jelen cikk kereteit szétfeszítené az igencsak bőséges kínálat beható elemzése, de nincs is szükség rá, mert mindenkinek mások az igényei, és a szolgáltatók honlapjain igen részletes, kifejezetten a laikus - tehát nem könyvelő - felhasználók igényeihez szabott, közérthető leírást adnak a lehetőségekről, bemutatva, melyik célcsoport melyik opcióval jár a legjobban.
Néhány név a tájékozódáshoz a teljesség igénye nélkül: Billingo, BizXpert, E-számla, Számlanyilvántartó, Számlázz. Érdemes időt szánni a kínálat áttanulmányozására, mert csak így választhatjuk ki a vállalkozásunk számára legtesthezállóbb, legolcsóbb megoldást. (Egy kis spoiler: bár többen is kínálnak ingyenes alapcsomagot, ezek szolgáltatásai általában elég lecsontozottak; csak akkor válasszunk ilyet, ha biztosak vagyunk benne, hogy együtt tudunk élni ezekkel a korlátozásokkal.)
Ami cikkünk kiinduló témáját, a július 1-től kötelező adatszolgáltatást illeti, ezt a számlázóprogramok intézik, vagyis nem a számla kiállítójának kell bajlódnia vele. Az automatizmus bekapcsolásához azonban előbb regisztrálnunk kell a NAV online rendszerébe, ennek technikájáról a számlázóprogramok részletes útmutatást adnak.
