Mint azt az ELO modulárisan felépülő, teljes körű ECM-rendszerének részét képező szerződéskezelő megoldás példája is jól mutatja, az üzleti tartalommal végzett munkafolyamatok digitalizálása nagy értéket ad a vállalatnak.
- Sokkal többről beszélünk, mint a papíron aláírt szerződések szkennelése; a dokumentumok életciklus-kezeléséről van szó, amely a sablonokkal és csevegésalapú csoportmunka-támogatással segített létrehozástól kezdve a verziókezelésen, a véglegesítéshez szükséges jóváhagyási folyamaton és az aláíráson át a hatályba lépésig és azon túlra ível - mondta Lázár Péter, az ELO Business Partner itelligence Hungary értékesítési vezetője. - Az ELO rendszerében ugyanis rögzíthető, hogy a szerződést a lejárat közeledtével mikor kell felülvizsgálni, tárgyalásokat kezdeni a megújításról vagy felmondani. A szolgáltatóknál ezt gyakran hónapokkal a lejárat előtt meg kell tenni, így a vállalat csökkentheti költségeit, mert elkerüli, hogy előnytelen feltételek mellett újabb ciklusra a szerződésben ragadjon. Hasonló módon a vállalat saját, szerződött ügyfeleit is időben megkeresheti, hogy kedvező ajánlattal erősítse márkahűségüket. A szerződéskezelés digitalizálása így hamar és egyértelműen kimutatható módon megtérül.
Lázár Péter, az ELO Business Partner itelligence Hungary értékesítési vezetője
A szerződés életciklusa során magán a jogi dokumentumon túl számos további információ - e-mail, csevegésfolyam, árkalkuláció, ajánlat stb. - is keletkezik, amely az ELO megoldásával a szerződéshez rendelhető, és a jogosultságok függvényében strukturáltan, könnyen elérhető. Minthogy az ELO vállalati szintű ECM-rendszere vállalatirányítási és más üzleti alkalmazásokkal, közöttük az SAP megoldásaival is integrálható, a szerződésekhez a számlák és a tranzakciók is hozzárendelhetők. A megoldás naplózza a felhasználók minden műveletét, erősítve a védelmet, megkönnyítve az auditálást.
- Fontos szempont lehet továbbá, hogy dobozos termékként az ELO ECM-megoldása szabványos IT-környezetben viszonylag gyorsan bevezethető, és csupán a tartalom létrehozására, szerkesztésére jogosult felhasználókra kell megvásárolni a licencét - mondta Lázár Péter. - A dokumentumokat és más információkat munkájuk során pusztán megtekintő alkalmazottak ingyenesen használhatják a rendszert.
