A gyors technológiai fejlődésnek és a minden korábbinál több digitális funkciónak köszönhetően az új technológiák alkalmazásának lehetőségei gyakorlatilag végtelenek. Mivel az üzleti felhasználók oldalán megnyilvánuló igények kielégítése komoly terhelést ró az informatikai vezetőkre, jelentősen nő a költségeket az egekbe emelő hibás döntések valószínűsége.
Minda Zetlin, a CIO.com munkatársa főinformatikusokat kérdezett meg arról, tapasztalataik szerint melyek az informatikai költségvetés tervezése során elkövetett leggyakoribb hibák.
Költözés a felhőbe, alkalmazkodás nélkül
- Sok olyan emberrel találkozom, aki szerint a felhő idővel többe kerül, mint a házon belüli infrastruktúra. A felhőbe migrálás önmagában nem költségoptimalizációs stratégia, de része lehet annak - mondta James Anderson, a Gartner igazgatója és elemzője. - Sok szervezet a költségmegtakarításon túlmutató előnyök miatt költözik a felhőbe, avagy követ "elsődleges a felhő" stratégiát. Szakértők szerint azonban, ha a kiadások csökkentése miatt migrálunk a felhőbe, alaposan át kell gondolnunk annak a módját.
- Ha hagyományos IT-üzemeltető vagyok, célszerűnek tűnik az összes szervert a felhőbe költöztetni, de ez a megközelítés az esetek többségében valószínűleg többe kerül, mint az adatközpontban maradás, mivel nem használja ki azt az előnyt, amiért a felhőalapú üzemeltetést kitalálták, vagyis az erőforrások igény szerint méretezését - vélekedik Mark Sami, a digitális átalakítással foglalkozó SPR alelnöke. - Ha azonban jól csináljuk, egy infrastruktúra mint szolgáltatás (IaaS) környezet kialakítása segíthet a költségek csökkentésében és a rendelkezésre állás javításában, különösen akkor, ha kapacitásigényünk széles határok között mozog.
Itt azonban van egy kis bökkenő. A legtöbb szervezet számára a felhőinfrastruktúra méretezhetőségének kihasználása azt jelenti, hogy változtatni kell az alkalmazásokon.
- Az adatközpontban például hat CPU-ért fizetünk minden körülmények között, míg a felhőben lehetőségünk van a felfelé és lefelé méretezésre, de valószínűleg nem rendelkezünk házon belüli szakértelemmel az efféle finomhangoláshoz - állítja Michael Cantor, az adatközponti hardverek karbantartásával foglalkozó Park Place Technologies CIO-ja.
Áttérés SaaS-ra, tervezés nélkül
Sokszor több értelme van áttérni a szoftver mint szolgáltatás (SaaS-) alkalmazások használatára, mint a felhőbe költözni. Ráadásul a szoftverszállítók rendre több funkciót kínálnak alkalmazásaik SaaS-változatában, mint a licencelhető verzióban, s az SaaS-vásárlók gyakrabban kapnak funkcionális és javító frissítéseket.
Kérdés azonban, hogy az SaaS-alkalmazások kevesebbe kerülnek-e, mint a licencelt változatok? - Attól függ, honnan nézzük. Ha korábban öt hálózati mérnök felügyelte a szervereket, rájuk már nem lesz szükség a felhőbe költözés után, de ezt a költséget nyilvánvalóan beépítették a felhő használatának díjába. Viszont nem kell menedzselnem ezeket az embereket. Nem vagyok biztos abban, melyik megoldás az olcsóbb - hangsúlyozza Yvonne Scott, a könyveléssel és tanácsadással foglalkozó Crove informatikai vezetője. Mindenesetre a SaaS révén jelentős megtakarítást érhetnek el a nagyon kevés informatikust foglalkoztató kisebb vállalatok, teszi hozzá.
További különbség az SaaS és a licencelt szoftverek között, hogy a havi előfizetési díjak üzemeltetési kiadásként, nem pedig tőkeköltségként számolhatók el.
Az SaaS-költségek kordában tartása érdekében célszerű jól átgondolni, milyen szerződést kötünk a szolgáltatóval, tanácsolják a szakértők. - Fontos, hogy a lehető legkisebbre korlátozzuk az áremelés lehetséges mértékét. Nagyon jó, ha elérjük, hogy két-három éven keresztül ne emeljenek árat. Még az is jó, ha az áremelés 2-3 százalékos vagy néhány évig a fogyasztói árindexhez kötik - tanácsolja Brad Whitehall, a multinacionális egyenruha-szállító UniFirst CIO-ja. - Azt is érdemes tisztáznunk, mi történik, ha a távozás mellett döntünk. Mennyibe kerül, hogy hozzájussunk az adatainkhoz, és mennyi időbe telik, mire megkapjuk azokat? Természetesen az SaaS-konstrukció használatakor a felmondás együtt jár azzal, hogy nem fogjuk tudni tovább használni a szoftvert, ezt is figyelembe kell vennünk a tervezéskor.
Árnyékinformatika, engedély nélkül
Komoly nehézséget okoz manapság az informatikai vezetőknek, hogy nyomon kövessenek és felügyeljenek minden technológiai kiadást, amikor az alkalmazottak saját bankkártyájukkal SaaS-alkalmazásokra fizetnek elő, a szállítók pedig az IT-részleg megkerülésével közvetlenül az üzleti felhasználókat keresik meg. A megkérdezett CIO-k mindegyike elismerte, hogy valamilyen mértékű árnyékinformatika megtalálható a cégnél. Ugyanakkor mindent megtesznek azért, hogy maguknál tartsák az irányítást, ennek érdekében többek között alternatív megoldásokat kínálnak az alkalmazottak vásárolta termékek felváltására.
Cantor szerint, függetlenül attól, hogy egy bizonyos termék vagy szolgáltatás benne van-e az IT-költségvetésben vagy sem, a CIO felelőssége, hogy a pénz a megfelelő helyre menjen a megfelelő időben. Számos monitorozó eszköz létezik, amellyel megállapítható, merre irányul a hálózati forgalom, így kiszűrhető például az engedély nélküli AWS-használat.
Az árnyékinformatika visszaszorításának a leghatékonyabb módja azonban az, ha a CIO együttműködik a többi részleg és üzletág vezetőjével, biztosítva őket, hogy szolgáltatni vagy legalábbis támogatni fogja a felhasználók igényeit kielégítő eszközöket.
- Együttműködünk a pénzügyi osztállyal, így ők visszautasítják azokat az alkalmazottakat, akik olyasmire akarnak költeni, ami ellentétes a belső előírásokkal - számol be a cégénél alkalmazott gyakorlatról Scott. - Ugyanakkor mindenki elmondhatja nekünk, mire van szüksége. Azt mondjuk nekik: ezt a terméket használjuk, ha nektek nem felel meg, gyertek vissza, és mondjátok el. Az esetek 99 százalékában nem keresnek meg minket - teszi hozzá a szakember.
Frissítések, pluginek nélkül
Egyszerűnek tűnik megszabadulni mindentől, ami nem termel értéket a vállalatunknak, de a legtöbb informatikai vezető számára ez jelenti a legnagyobb kihívást. Ennek ellenére a megkérdezett CIO-k egységes véleménye szerint az informatikai környezet folyamatos karcsúsítása, konszolidálása, megszabadítása az értéket nem termelő összetevőktől olyan küzdelem, amelyet feltétlenül érdemes megvívni.
A 12 kórházat és 300 gondozóközpontot üzemeltető nonprofit Sentara Healthcare-nél elhatározták a technológiai kiadások 20 százalékos mérséklését, továbbá azt, hogy két év alatt teljesen a felhőbe költöztetik az informatikai infrastruktúrát - számol be Michael Reagin CIO. Egy másik nagyszabású kezdeményezés keretében egyszerűsítik a vállalat alkalmazás-portfólióját. A projekt elkezdésekor a Sentara 1600 alkalmazással rendelkezett, most 1000-nél tartanak, a végső cél 800.
- Feltettük a kérdést: létezik olyan alkalmazás egy másik rendszeren, amely el tudja végezni ennek a feladatnak a 80 százalékát? Egy csomó program használatának nincs értelme, így érdemes megszabadulni tőlük, míg másokat áthelyezni - avat be munkamódszerébe Reagin. A titok abban rejlik, hogy ezt a kérdést rendszeresen feltesszük, mivel a szoftverszállítók folyamatosan látják el termékeiket olyan új funkciókkal, amelyeket korábban külső pluginekkel valósítottak meg. Így például a Sentaránál az egészségügyi adatokat nyilvántartó rendszer 100 hozzáadott alkalmazást tartalmazott, amikor az informatikusok megvizsgálták a karcsúsítási projekt keretében.
- Öt, hat, hét évvel ezelőtt ezek a funkciók nem voltak elérhetők az alaprendszeren belül, de most már részei a szoftvernek, így a hozzáadott alkalmazások közül 70-re már nem volt szükség - számol be Reagin. A szakember azt is megpróbálja elérni, hogy a felhasználók mondjanak le a kedvelt régi alkalmazásokról. Azt mondja, ha veszünk egy szoftvert, megszabadulunk legalább két régitől. Az esetek nagy részében ez a módszer eredményre vezet.
