Köztudomású, hogy az elmúlt évek rózsásnak nem nevezhető gazdasági helyzete érzékenyen érintette a vállalatok és intézmények informatikai beszerzéseit, továbbá befolyásolta IT-szervezeteik működését. Az új rendszerek vásárlása, a szolgáltatások igénybevétele, a hardver- és szoftvereszközök korszerűsítése a legtöbb helyen nem a korábban megszokott kerékvágásban történt, illetve történik ma sem, és ez korántsem csak a természetes változások számlájára írható. Az okok között előkelő helyen szerepelnek a vállalatoknál és intézményeknél életbe léptetett gazdasági megszorítások.
Vége az ötletszerű fejlesztések korának
„A Főpolgármesteri Hivatalnál szemléletváltás nem történt, inkább sok apró lépéssel próbáljuk megtenni ugyanazt az utat, amit IT-stratégiánkban lefektettünk. Arra törekszünk, hogy azon ív mentén haladjunk, amit a Közgyűlés jóváhagyott számunkra. A szűkös gazdasági helyzetben nincs lehetőségünk komolyabb fejlesztésekre, ezért inkább az üzemeltetés biztonságát hoztuk előtérbe. A beszerzéseink is nagyrészt ebbe az irányba mutatnak. Minden informatikai vezetőnek fel kell ismernie, hogy a korábbi, kedvtelési célú IT-vonalról át kell térni a jogi-igazgatási alapokon működő, stabilan működtetett rendszerekre. Az ötletszerű fejlesztések kora lejárt” – fogalmaz Farkas László, a Főpolgármesteri Hivatal Informatikai Főosztályának vezetője.
Az önkormányzatok IT-beszerzéseik, -pótlásaik, kisebb fejlesztéseik túlnyomó többségét – hagyományosan – egy rendkívül kontrollált körülmények között működő rendszerben, a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóságon keresztül bonyolítják. A kisebb összegű, nem előre tervezett, hirtelen felmerülő beszerzések (például néhány USB-kulcs vásárlása) esetén azonban elmaradhat a közbeszerzési eljárás. Ilyenkor három ajánlatot kell kérni, és a legkedvezőbbet kínáló kereskedővel máris létrejöhet az üzlet.
A főváros beszerzési portfóliójában nemrégiben új elem jelent meg. Az úgynevezett árlejtési rendszer várhatóan színesíti majd a kisebb összegű, egzakt beszerzéseket. Az eljárás lényege gyakorlatilag egy licitrendszer, ami mögött valódi versenyt biztosító környezet található. A vevő pontosan megfogalmazza követelményeit, majd azok bekerülnek az árlejtési hirdetésbe. A feltételeknek megfelelő szállítók – regisztrációt követően – indulhatnak a liciten. Aki a legjobb árat adja, az lesz a nyertes. Menet közben nincs lehetőség tárgyalásra, kulcsfontosságú tehát a követelmények egzakt megadása. Mivel az árlejtési rendszerben nincs utólagos egyeztetés a vevő és az eladó között, az eljárás bonyolult műszaki specifikációjú rendszerek megvásárlására nem alkalmas, viszont a kisebb összegű, egyszerű eszközök (például USB-kulcsok, egerek) beszerzésekor hozzásegíthet a legjobb ajánlat megtalálásához. A Főpolgármesteri Hivatal – élesben – eddig három tesztbeszerzést végzett az árlejtési rendszerrel, amit szolgáltatásként vesz igénybe egy külső cégtől. Tapasztalatuk szerint kielégítően működik a rendszer, és a bérelt szolgáltatással csökkenthetik belső munkatársaik adminisztrációs terheit.
Csökkentés helyett növelés
Idén a Főpolgármesteri Hivatal IT-költségvetését a 2012-es érték 86 százalékára csökkentették. Az élet azonban felülírta a tervet. Nyilvánvalóvá vált ugyanis, hogy bizonyos elhalasztásra ítélt feladatokkal nem lehet tovább várni, hiszen azok elvégzését jogszabály írja elő. Végül a Közgyűlés úgy döntött, hogy visszamenőleg megemeli az IT-költségvetést. Így a Főpolgármesteri Hivatalnál 2013-ban a 2012-es összeg 112 százalékát fordíthatják IT-beruházásokra és -fejlesztésekre.
A kényszerű lépések hátterében alapvetően az áll, hogy az évek óta tartó keretcsökkenésnek köszönhetően bizonyos feladatok időről időre kitolódtak. Többségében olyan térinformatikai alkalmazásokról van szó, amelyek korszerűsítése egyszerűen elengedhetetlen, a korábbi architektúrák ugyanis nem alkalmasak a közhiteles adatok megfelelő kezelésére, az ügyfelek tájékoztatására, kiszolgálására. A szoftverek életciklusa lejárt, és frissítésük sem megoldható. Gyakorlatilag zöldmezős beruházásban kell tehát gondolkozni, más opció nincs. Meg kell vásárolni a térképi rendszerek rendkívül drága licenceit, a működésükhöz szükséges adatbázisokat stb. Ezeket a rendszereket nem lehet mással helyettesíteni, közhiteles adattérképeket nem lehet szolgáltatásként igénybe venni, marad tehát a beruházás.
Fejlesztések saját erőből
A forráshiány miatt a Főpolgármesteri Hivatalnál lejárt a gyors, külső megbízások ideje. Új IT-rendszerek fejlesztésekor jellemzően nem tudnak szakértő céggel szerződni, hanem belső erőforrásaikra kell támaszkodniuk. Mivel az önkormányzatok meglehetősen sajátságos környezetben működnek, gyakori, hogy a fejlesztéseket szinte a nulláról kell indítani. Ezek a munkák a házon belüli csapattal természetesen némileg hosszabb időt vesznek igénybe, mintha egy nagy szakértő cég végezné el a fejlesztéseket.
„Ahhoz, hogy a megváltozott feladatokat jól el tudjuk látni, újra kellett szervezni a főosztályt. Átcsoportosítottuk a feladatokat, arra törekszünk, hogy a korábbi fejlesztési idők csak kis mértékben növekedjenek. Sajnos nincs keretünk további fejlesztők felvételére. Vezetőink ugyanakkor elfogadták, hogy az összes meglévő fejlesztőnkre szükség van, így őket nem érintette a létszámleépítés” – mutat rá Farkas László.
A Főpolgármesteri Hivatal IT-szervezete kicsit tagoltabbá vált. Új elemként jelent meg a Stratégiai és Tervezési Osztály, amely – együttműködve az üzemeltetéssel – megteremti a feltételeket a stabil és hatékony felhasználói környezethez, valamint biztosítja a szükséges hátteret.
Elhalasztott projektek, központi support
Az élelmiszeriparban működő Bonafarm Csoportnál nem volt a közelmúltban szemléletváltás az IT-beszerzések területén. A meglehetősen nehéz gazdasági helyzetben annyi változás történt, hogy a tőkeberuházás (capex) vágása az IT-nál is jelentkezik. Ezért elhalasztanak projekteket, és leginkább az egy, maximum két éven belül megtérülő fejlesztéseket végzik csak el.
Az IT-szervezetet érintő változás, hogy az alaptevékenység IT-támogatására, az innováció elősegítésére üzleti partneri szerepkört hoztak létre. Ennek az a célja, hogy az üzleti partner átlássa a hozzárendelt ágazatok üzleti céljait és folyamatait, és legjobb tudása szerint fejlesztési javaslatokat tegyen.
A Magyarországon is jelen lévő, gyógyszerkutatással és -gyártással foglalkozó nemzetközi vállalatcsoportnál, a GlaxoSmithKline-nál folyamatban van a különböző piacokon használt helyi IT-alkalmazások portfóliójának felülvizsgálata és racionalizálása. Ezen folyamat során csökkentik az alkalmazások számát, és ahol lehet, a redundanciát.
A nehéz gazdasági helyzetben az új alkalmazások fejlesztése szünetel. Az alkalmazások és az infrastruktúra támogatását központosították, és emiatt a helyi IT-szervezetek kisebb létszámmal üzemelnek. A vállalatnál a közeljövőben nem terveznek IT-beszerzési, illetve az IT-szervezetet érintő számottevő változtatásokat.
„Lapos” IT-szervezet, biztonságos működés
A Magyar Posta Zrt. beszerzéseire a közbeszerzési szabályok érvényesek. Ennek megfelelően alakították ki a beszerzési folyamatokat, az engedélyezési rendet és a folyamatba épített kontrollokat. A vállalatnál a beszerzések pénzügyi keretének és a beszerzendő termékek elérhetőségének figyelembe vételével szabják meg a beszerzési eljárások típusát. Alkalmazzák a törvény adta lehetőségeket, mint például az elektronikus árlejtést és a tárgyalásos eljárást. Nem volt érzékelhető, hogy a gazdasági válság csökkentette volna a Posta IT-beszerzéseinek volumenét. Jelentős beruházási átütemezés nem történt, nem volt invesztálás, amelyet pénzügyi nehézségek miatt elhalasztottak volna.
A Posta IT-szervezete 2013 elején átalakult. Törekedtek a „lapos” szervezet létrehozására, a döntési hierarchiák felelősség és hatáskör szerinti megosztására. Ez év eleje óta az informatika önálló divízió, vezetője tagja a felsővezetésnek. A szervezet tagolása klasszikus: fejlesztés, üzemeltetés és gazdálkodási területek.
A Diákhitel Központ Zrt. – állami tulajdonú cég lévén – szintén közbeszerzéssel intézi az IT-beruházásait; az utóbbi időben jelentős változások e téren nem történtek. Az elmúlt években a tulajdonosi jogokat gyakorló Magyar Fejlesztési Bank az IT-infrastruktúrát érintő csoportszintű beszerzést indított. Ezzel a Diákhitel Központ még kis méretű vállalatként is jelentős kedvezménnyel tudott szert tenni például a munkaállomásokra.
Miután a Diákhitel Központ beszerzéseit eddig is igyekeztek a ténylegesen szükséges szinten tartani, a gazdasági válság hatására drasztikus csökkentést semmilyen téren sem kellett alkalmazni. Az éves pénzügyi tervekben elsősorban a biztonságos működés fenntartásához szükséges beszerzések, cserék szerepeltek. Új rendszereket az ügyfelek kiszolgálási szintjének emelésére vagy a jogszabályok követése céljából szereztek be. Az egyéb, nem kritikus beszerzéseket elhalasztották. A költségeket viszont több területen – például nyomtatás, fénymásolás, telekommunikáció, logelemzés – sikerült számottevően csökkenteni.
Az IT-szervezet jelentősen nem alakult át, csak egyes funkciókat csoportosítottak át, racionalizáltak. Egyedül az IT-biztonsági felelős szerepkört szervezték ki – a hatékonyság növelése érdekében.
