Felesleges milliók nyomtatásra

Egyre többször vetődik fel a kérdés, mivel lehetne takarékoskodni, hogyan csökkenthetnénk vállalkozásunk kiadásait. A válaszok sokszor nem egyszerűek, hiszen ahhoz, hogy tudjuk hol lehet költséget visszafogni, ismernünk kell az összes folyamatot, illetve azokat a sarokpontokat, amelyen keresztül átláthatóvá tehetjük gazdálkodásunkat.

Hatalmas felelősséggel jár a vállalatok, intézmények informatikai vezetői pozíciója, ugyanis a cég fejlődésének megfelelő ütemben fejlődött IT rendszerek a legtöbbször átláthatatlan költségvonatkozásai kevés esélyt adnak a takarékoskodásra. Pedig az igazán jó CIO kulcsember lehet a válságban is, hiszen a költségcsökkentés első lépése mindenképpen az eszközök és költségek kapcsolatának átvilágítása.

Egyre többször hallani mostanában, hogy az informatikai rendszereinkben hihetetlen pazarlás folyik. A kényelmi szempontokból beszerzett felesleges szerverektől kezdve, az értelmetlenül menedzselt hálózatokig gyakorlatilag hihetetlen sok helyen folyhat el pénzünk. A válság azonban számos céget arra ösztönöz, hogy megtegye a szükséges intézkedéseket annak érdekében, hogy az IT rendszerei ne a felesleges pazarlást erősítsék, hanem a hatékonyabb munkát segítsék.

A feladatra egyre több megoldás kínálkozik, s ezek egyike a TCO (Total Cost of Ownership) elemzés, amelyet a cégek nyomtatási költségeinek feltérképezésére használnak. Az eddig felmért cégek és intézmények esetében a szakemberek legtöbbször azt tapasztalták, hogy a megvizsgált rendszerek többsége elképzelhetetlenül heterogén és sokszor igen pazarló működése mögött a konzisztencia teljes hiánya fedezhető fel.

A legtöbb hazai intézményben a rohamszerű és átgondolatlan fejlesztés árulkodó bizonyítékaként nem csak felesleges számú nyomtatót találtak, hanem azon belül is számtalan típust és márkát vegyesen. Ez természetesen a karbantartás, a segédanyag igény és a papírfelhasználás tervezhetőségét is teljesen kaotikussá teszik.

A cégek többsége még azt sem tudta pontosan megmondani, hogy hány nyomtató üzemel aktuálisan. A felméréseket végző auditorok néhány helyen olyan megdöbbentő számú nyomtatóval találkoztak, amire egyáltalán nem számítottak, s az elemzésekben így sokszor sokmilliós felesleges költségre hívták fel a megvizsgált szervezetek figyelmét. Egy ilyen elemzés adatai között tallózva, a Magyar Rádió 771 és János Kórház 774 darab nyomtatója elég riasztó példa lehet, hiszen a sokféleség ebben az esetben a felesleges kiadással egyenlő.

A nyomtatás egyértelműen az egyik olyan terület, ahol hatalmas költségcsökkentés érhető el, de ehhez mindenképpen szükséges a gondos tervezés, a kontrollálhatóság feltételeinek megteremtése és konzisztens rendszerek összeállítása.