Szeptember 22-én a Microsoft világszerte elérhetővé tette Office 2016 irodai programcsomagját, amely a folyamatosan megújuló, felhőalapú, előfizetéses szolgáltatás, az Office 365 legújabb, többféle eszközre letölthető kliensalkalmazásait tartalmazza.
- Mindenekelőtt a közös munkavégzést szeretnénk még hatékonyabbá tenni az Office 2016-ban megjelenő új funkciókkal és szolgáltatásokkal - mondta Vincze Tibor, a Microsoft Magyarország Office üzletágának vezetője. - Nagyon időszerűvé váltak ezek a fejlesztések, mert különösen a felhő és a mobiltechnológiák hatására munkakörnyezetünk rövid idő leforgása alatt rengeteget változott, modulárissá, időben és térben elosztottá vált. Egyre több szoftvert és szolgáltatást használunk a mind nagyobb mennyiségű információ kezelésére, feldolgozására és megosztására, és egyre inkább a befogadást megkönnyítő, vizuális dokumentumok létrehozására törekszünk. Ebben a folyamatosan változó, hálózatba kapcsolt környezetben az egyéni produktivitás, agilitás továbbra is alapelvárás, de a csoportmunka kerül előtérbe. A változás ütemét jól érzékelteti, hogy Office 365 felhőalapú kollaborációs megoldásunk az elmúlt egy évben több mint száz képességgel bővült. A mostani bejelentéssel a szolgáltatáskliens programcsomagját is megújítottuk, így az Office 365 és az Office 2016 immár integrált platformként segíti a hatékonyabb, csoportos munkavégzést.
Az Office 2016 a Microsoft asztali irodai alkalmazásainak - Word, PowerPoint, Excel, Outlook, OneNote, Project, Visio és Access - legújabb kiadása. Az Office 365-re előfizető felhasználók a bejelentés napjától letölthetik a programcsomag új verzióját. A Microsoft októberben automatikusan frissíteni fogja a szoftvert azoknak a magán- és kisvállalati felhasználóknak a gépein, akik ezt addig nem teszik meg, míg a nagyvállalatok a jövő év elején kapnak automatikus update-et, ha előbb nem ütemezték be az új verzióra való átállást. Az Office 2016 emellett dobozos szoftverként is megvásárolható, ha valaki ezt a konstrukciót részesítené előnyben. Az új Office 2016 alkalmazások 47 nyelven - köztük magyarul - jelentek meg, és Windows 7 vagy annál újabb operációs rendszer szükséges a használatukhoz, de van belőlük Mac OS-en futó változat is.
Közös szerkesztés élőben
Talán az egyik legnagyobb és legjobban várt újítás az Office 2016-ban, hogy mostantól a Word, a PowerPoint és a OneNote asztali verzióiban is elérhető a fájlok valós idejű, közös szerkesztése, vagyis élőben látható, hogy például egy Word dokumentumon mások éppen milyen változtatásokat végeznek. A funkció a OneDrive, OneDrive for Business vagy SharePoint Online felhőalapú tárhelyen lévő dokumentumokhoz érhető el, és a kollégákat a Megosztás menüpont alól lehet meghívni a közös munkára, szerkesztésre vagy csak megtekintésre szóló jogosultságokkal. A megosztott képernyőn színkódok jelölik a meghívott kollégákat és kurzoraikat. A Skype és az Office közötti integrációnak köszönhetően közvetlenül a kliensalkalmazásokból, a dokumentumok szerkesztése közben csetelhetnek egymással vagy hang- és videóalapú hívást kezdeményezhetnek a munkatársak a részletek hatékonyabb megbeszélése érdekében.
A Microsoft azt ígéri, hogy a valós idejű, közös szerkesztés az Excelben is elérhető lesz, de egyelőre nem árulja el, mikortól. Az Excel 2016 újdonságai közül így most a Power BI szolgáltatással közvetlenül együttműködő, beépített közzétételi funkció és az új diagramtípusok csoportja emelkedik ki - közöttük a statisztikusok által gyakran használt hisztogram, a hierarchikus fatérkép, amely például a bevételi források vizuális megjelenítésére alkalmas, valamint a Pareto-görbe, a vízesés és a bajszos doboz (box and whisker) diagram. Közülük többet korábban is elkészíthettek a felhasználók Excelben, de csak körülményesen, bővítmények segítségével. A 2016-os verzió ezért az új diagramtípusok beépítésével jelentősen kiszélesíti az önkiszolgáló BI adatvizualizációs eszköztárát.
Intelligencia az íróasztalnál
Okos keresőfunkcióval (Smart Lookup) is gazdagodott az Office 2016, amely szintén közvetlenül a szerkesztett dokumentumból érhető el. Ha a felhasználó jobb egérgombbal rákattint például egy szóra a Wordben, a PowerPointban vagy az Excelben, akkor a megjelenő menüből kiválaszthatja az okoskeresést. Az Office rákeres erre az interneten a Bing segítségével, majd a találatokat megjeleníti a kijelző jobb oldalán beúszó panelen. A dolog pikantériája, hogy a Smart Lookup a pontosabb találat érdekében a kijelölt szó kontextusát is figyelembe veszi, azaz elolvassa és értelmezi a dokumentum szövegének legalább egy részét.
Az Outlook 2016 szintén igyekszik kiismerni felhasználóját. Figyeli például, milyen típusú leveleket nyitunk meg jellemzően azonnal, és milyeneket hagyunk későbbre vagy olvasatlanul. Idővel megtanulja, melyek a fontos küldemények, és a postaláda zsúfoltságának enyhítésére a többit automatikusan külön (Clutter) mappába száműzi - amelyet érdemes gyakran ellenőrizni, különösen kezdetben.
Két további funkciót kapnak az Office 2016 üzleti változatának felhasználói. A Delve részletes információkkal szolgál azokról a személyekről, akikkel a felhasználó együtt dolgozik. A kijelző bal oldalán megjelenő panelen láthatja az embereket, akikkel együttműködött, jobb oldalon pedig a közös munka tárgyát képező dokumentumok ikonjait, amelyek arról is tájékoztatnak, ki, mikor hozta létre, illetve módosította a fájlokat. Az ikonokra kattintva nemcsak az állományok nyithatók meg, hanem az érintett felekkel is fel lehet venni a kapcsolatot vagy belépni a velük megosztott OneDrive mappába.
Az év vége előtt jelenik meg az Office 365 Planner, amely hasonló információkkal fogja szolgálni a projektalapon működő szervezetek munkacsoportjait, azzal a különbséggel, hogy ikonjai dokumentumok helyett egész projekteket jelölnek, és az érintett csapattagok mellett feladatokról, határidőkről tájékoztatnak.
Újdonság még az Office 2016-ban, hogy a címzett mezőben felsorolt felhasználóknak beállítható jogosultságok mellett közvetlen hozzáférést ad a felhőben tárolt, úgynevezett modern csatolmányokhoz, amelyekre a mailekben csak egy link mutat.
Az Office alkalmazások már eddig is tengernyi funkcióval bírtak, amelyeket - különösen a ritkán használtakat - a Szalag kezelőfelületen sem könnyű megtalálni. Hasznos újítás ezért a 2016-os verzióban a szintén gépi tanulásra épülő, környezetérzékeny Tell Me súgó, amely leírás helyett a keresett funkciót hívja elő, és ehhez elég, ha a felhasználó a saját szavaival beírja, milyen műveletet szeretne elvégezni.
Folytonos munkakörnyezet
Bár más platformokon is elérhetők a Microsoft irodai alkalmazásai, az Office 2016 a Windows 10-en adja a legteljesebb felhasználói élményt. Jól példázza ezt az új Sway for Windows 10, amellyel egyszerűen megosztható és bármilyen kijelzőn jól mutató, interaktív történetek hozhatók létre. A Sway prezentációs eszköz egyelőre kakukktojásként, elszigetelten csücsül a programcsomagban, de a Microsoft azt tervezi, hogy a jövőben integrálja a többi alkalmazással - ami nem meglepő, de többet egyelőre nem is lehet tudni a fejlesztésről. A Windows Hello segítségével a felhasználó egyetlen, egyszerű lépéssel jelentkezhet be a Windowsba és az Office-ba, feltéve, hogy a funkció működéséhez szükséges - térlátó kamerával felszerelt - gépen dolgozik.
A Windows 10 okostelefonokon szintén elérhető lesz, és ez a friss Office Mobile alkalmazásokon túl is új távlatokat nyit a rugalmas és hatékony munkavégzés előtt. Az operációs rendszer Continuum funkciója felismeri, hogy a felhasználó milyen eszközön dolgozik, ha például leválasztja a hibrid gép billentyűzetét, a Windows 10 megkérdezi, átválthat-e tabletre optimalizált kezelőfelületre. Még izgalmasabb lehetőség, hogy a Continuummal egy Windows 10 alapú okostelefon külső kijelző és billentyűzet csatlakoztatásával PC-ként is megállja a helyét, amelyen a felhasználó ott folytathatja a munkát az utoljára szerkesztett dokumentumon, ahol az irodában, asztali vagy mobilszámítógépén abbahagyta. Mindez azonban csak a Windows 10-zel megjelenő telefonokon fog működni.
A Cortana Office 365 integrációjával a megbeszélésekre is könnyebb lesz felkészülni, a Microsoft digitális asszisztense novembertől az Outlook 2016-ban is elérhető lesz - de egyelőre csak találgatni lehet, mikor tanul majd meg magyarul.
