Ismét növekedési pályára állt a vállalatirányítási alkalmazások piaca, miután a válságot követően a gazdaság valamelyest magára talált. A nagy-, közép- és kisvállalatok egyaránt frissítik, korszerűsítik meglévő alkalmazásaikat. Olyan területeken, mint például a könyvelés, a felhőalapú megoldások is teret hódítanak, bár a migrációban általában a kis- és középvállalatok járnak elöl, mert a felhőben, szolgáltatásként használt alkalmazások többek között költségek szempontjából kétszeresen előnyösek számukra - informatikai környezetüket mindenkori üzleti igényeik szerint, rugalmasan méretezhetik és kevesebb IT-erőforrást kell fenntartaniuk házon belül.
Ezzel együtt az ERP-rendszerek legnagyobb üzleti értéke abból fakad, hogy az alkalmazottak és a szervezet egészének hatékonyságát is növelik - mutattak rá az International Data Corporation (IDC) elemzői abban az interjúban (Achieving Greater Productivity Through Business Solutions, 2015), amelyben kutatási eredményeik alapján a Microsoft által tolmácsolt felhasználói kérdésekre válaszoltak.
Az IDC felmérései szerint az ERP-rendszert bevezető vállalatok szervezeti szintű hatékonyságnövekedést tapasztaltak, melynek eredményeként alkalmazottanként átlagosan 1141 dollárral növelték bevételeiket éves szinten. Vállalatirányítási rendszer segítségével a szervezetek az üzleti kockázatokat is csökkenthetik, hiszen a magabiztosabb döntéshozatalnak köszönhetően kevesebb hibát vétenek a vezetők, ami alkalmazottanként évi 170 dollárral csökkenti a működési költségeket.
A trendeket is előre jelezheti az ERP-rendszerben kezelt adatok elemzésével, az analitika eszközeivel a vállalat, így jobban felkészülhet a piac változásaira, megragadhatja a kínálkozó üzleti lehetőségeket, egy lépéssel a versenytársak többsége előtt haladhat. Magabiztosságot és agilitást kölcsönöz ez a szervezetnek, amely a gyorsabb piacra lépésnek köszönhetően alkalmazottanként évi 2628 dollárral növelheti bevételeit.
Mindezek a számok azt tükrözik, hogy az ERP-rendszer nélkülözhetetlen a vállalatok életében, jó megoldás, amely pontos és megbízható adatokat, üzleti betekintés ad, ugyanakkor elég rugalmas ahhoz, hogy illeszkedjen a szervezet változó igényeihez, közvetlenül kihat az üzlet teljesítményére.
Gyorsan jót
Több dologra is oda kell figyelnie azonban a vállalatnak, ha ERP-rendszerétől a lehető legnagyobb üzleti értéket szeretné kapni. Az IDC elemzői szerint az értékoptimalizálás receptje tömören annyi, hogy rövid átfutással olyan alkalmazást kapjanak kézhez az alkalmazottak, amellyel szívesen dolgoznak.
Az üzleti teljesítményt kedvezően befolyásoló felhasználói élmény persze több kulcsfontosságú összetevőből keverhető ki. Kritikus tényező például a rendszer bevezetésének vagy bővítésének átfutási ideje. Az ERP-projektek gyakran azért buknak el, mert a fejlesztés bejelentésétől és a hozzá fűződő oktatástól a szoftver tényleges használatba vételéig túl sok idő telik el, így azt érdektelenség fogadja, mert az alkalmazottakat már régen más problémák foglalkoztatják. A fejlesztés és a bevezetés folyamata legyen áramvonalas, tervezhető és szabványos.
Nem lehet túlbecsülni a felhasználói élmény fontosságát. Ha ez kívánnivalókat hagy maga után, akkor az alkalmazás széles körű használatára építő, vállalati stratégia is nagy valószínűséggel kudarcot fog vallani. Az emberek intuitív módon használható, egyszerűen kezelhető, könnyen elérhető alkalmazásokkal akarnak dolgozni, az ilyen szoftverek sokkal többet érnek bármilyen oktatásnál.
Ugyanilyen fontos a nagy teljesítmény és a magas rendelkezésre állás is. Az ERP rendszernek tartania kell a felhasználó által diktált tempót, még akkor is, ha több adatforrásból merít az elemzésekhez. Az IDC szerint egy nagy kapacitású, rugalmasan méretezhető infrastruktúra, legyen szó konvergens, illetve magánfelhő környezetről vagy nyilvános felhőről, 10-200 százalékkal növelheti a teljesítményt. Az elemzések arra is rámutattak, hogy házon belüli magánfelhő-környezetben vagy a nyilvános felhőben futó ERP-alkalmazásokkal a vállalatok 98 százalékkal csökkenthetik a nem tervezett leállások idejét, s ezáltal felhasználónként mintegy 220 dollárral nagyobb üzleti értéket érhetnek el a rendszerrel.
A lehető legtöbb alkalmazottnak hozzáférést kell adni az ERP-rendszerhez, az alkalmazásokban kezelt információkhoz. A vállalatirányítási megoldás üzletformáló ereje akkor bontakozhat ki a legteljesebben, ha azt a szervezet egésze használja, és így jobban hasznosítja adatvagyonát a napi munkában. Napjainkban egyre többen dolgoznak mobilkörülmények között, amivel az ERP-projektre készülő vállalatoknak mindenképpen számolniuk kell. Az IDC szerint az ERP-rendszer mobilelérését biztosító vállalatoknál akár 17 százalékkal is nőhet a munkavégzés hatékonysága.
Nem utolsósorban az ERP-rendszert össze kell kapcsolni a csoportmunka-támogató, az ügyfélkapcsolat-kezelő és más üzletági alkalmazásokkal, valamint az öröklött rendszerekkel is. A többi alkalmazással integrált ERP-rendszert használó vállalatok a piacelemző felmérései szerint a releváns és jobban elérhető adatoknak köszönhetően 10 százalékkal nagyobb bevétel- és 13 százalékkal nagyobb hatékonyságnövekedést értek el a működési költségekben, mint a vállalatirányítási rendszert elszigetelten bevezető szervezetek.
Rendszerválasztás okosan
Elmúltak azok az idők, amikor a vállalatok pusztán az alkalmazás funkciói alapján ERP-rendszert választhattak. Ma már két követelménykategóriát, a rendszert és az üzletet kell szem előtt tartaniuk, ha olyan megoldást szeretnének, amely egyszerre növeli a munkavégzés hatékonyságát és alkalmazkodik rugalmasan a szervezet változó igényeihez, így hozzájárul a bevételek növeléséhez - mutattak rá az IDC elemzői.
Fontos szempont, hogy a rendszer adjon lehetőséget gyors bevezetésre, a továbbiakban pedig igény szerint könnyen bővíthető, testre szabható legyen. A legtöbb szállító ezt bevezetési módszertanokkal is támogatja, sok korszerű alkalmazás automatikusan dokumentálja a konfigurációk és a folyamatok változásait. Mindez agilis fejlesztést és bevezetést, alkalmazottanként akár 70 százalékkal alacsonyabb költségeket eredményez.
Amennyiben az üzleti alkalmazást ugyanolyan könnyű használni, mint egy internetes áruházat vagy egy közösségi hálót, akkor a vállalat akár 80 százalékkal is csökkentheti az oktatás költségeit - elvégre kit kell külön megtanítani arra, hogyan vásároljon valamit az Amazontól? A lakossági felhasználásra készült alkalmazásokra emlékeztető üzleti szoftverek bevezetése szükséges azért is, mert a fiatalabb munkavállalók ezekkel nőttek fel, valóban intuitívan és hatékonyan használják őket.
Vállalati környezetben még nagyon sokáig használni fogjuk a levelezést, a szövegszerkesztőt, a táblázatkezelőt és a prezentációkészítőt. Fontos, hogy az ERP-rendszer ezekkel is integrálható legyen, és adatokat nyerjen belőlük a tevékenység dokumentálásához, az auditokhoz és a jelentésekhez. Az IDC szerint a csoportmunka-támogató alkalmazások és a vállalatirányítási rendszer összekapcsolásával a szervezetek 13 százalékkal nagyobb arányban csökkenthetik működési költségeiket, mint a különálló szoftvereket használó vállalatok.
További követelmény, hogy az ERP-megoldás rugalmas felépítésével gyorsan illeszthető legyen az üzlet változó igényeihez és modelljeihez, és olyan műszerfalakat kínáljon, amelyeket a mobilfelhasználók távolról is interaktív módon, a lefúrás lehetősége mellett érhetnek el.
Nézd meg a szállítót, vezesd be az ERP rendszerét! Megfontolandó tanács ez is, hiszen a vállalatok a piacelemző szerint általában 10-15 évig kitartanak a választott vállalatirányítási rendszer mellett, mielőtt rászánnák magukat a váltásra. Döntés előtt meg kell győződni arról, hogy a kiszemelt szállító jó vezetés alatt biztos pénzügyi alapokon áll, beruház az ERP-megoldás folyamatos fejlesztésébe, a termékinnováció terén tartja magát az ismertetett ütemtervhez, és olyan API-stratégiát követ, amely biztosítja a kapcsolatot rendszere és más alkalmazások között - elvégre egyetlen ERP-szállító sem fedhet le minden üzleti igényt.
Mérlegeléskor nyomjon sokat a latban az is, ha az ERP-szállító helyi partnerek kiterjed körét alakította ki, és ügyfelei inkább dicsérik a kapott támogatásért és szolgáltatásokért.
