Tegye szívére a kezét, aki azt állítja, vele még nem fordult elő, hogy alábecsülte a feladatvégzés időigényét! Egyéni szinten sem könnyű a csúszás dominóhatásának minimalizálása a többi teendő lázas átütemezésével, vállalati szinten azonban, ahol a projektvezetők naponta szembesülnek a problémával, ez az egyik legnagyobb kihívás. Digitális korunkban ugyanis, amikor még a nem kimondottan szolgáltató vállalatok is igyekeznek szolgáltatásokkal növelni termékeik értékét, a legtöbb cég alkalmazottai a folyamatok mentén dinamikusan átalakuló csoportokban, akár külső munkatársak, alvállalkozók bevonásával dolgoznak, ezért az ügyfelek elégedettsége is jelentős mértékben a határidők tartásához szükséges, helyes feladatkiosztáson és -ütemezésen áll vagy bukik.
- Egyik nagyvállalati ügyfelünk vezetősége képet akart alkotni arról, pontosan mennyi időbe telik a különböző ügytípusok intézése, és adott pillanatban ki milyen feladatokon dolgozik, erőforrásai milyen mértékben hasznosulnak, hol fordulnak elő csúszások, miért következnek be, és miként kerülhetők el, mondta Boros Péter, a Quattrosoft műszaki igazgatója. - Felmérve ezeket az üzleti igényeket egyértelművé vált, hogy egy ügykezelő rendszer ehhez önmagában kevés lenne, a teljes képhez a feladatvégzéshez tartozó kapcsolattartást és együttműködést támogató Outlook környezetet is integrálni kell egyetlen megoldásban.
Minthogy az informatikai rendszerek összekapcsolása aránytalanul nagy fejlesztéssel járt volna, a Quattrosoft ezt az integrációt az üzleti tartalom szintjén megvalósító megoldást dolgozott ki ügyfelének. A termékcsaládban alapeszközként elérhető megoldással a felhasználók az Outlook felületén egy kattintással adott feladatokhoz rendelhetik leveleiket, találkozóikat és dokumentumaikat, de levelezési listát is létrehozhatnak minden projektjükhöz, így tevékenységeik automatikusan összekapcsolódnak az intézett ügyekkel, végzett feladatokkal. A tevékenységtípusok erőforrás-kezelését pedig az újonnan fejlesztett modul végzi el.
Boros Péter műszaki igazgató, Quattrosoft
SWAT: a kő, a víz, a levegő és az idő
A SWAT a munkavégzés történeti adatait elemezve kiismeri, hogy az adott vállalatnál a különböző feladattípusok elvégzése, ügytípusok intézése a munkatársaknak mennyi időbe telik, és ennek alapján tervezéskor, az újabb feladatok kiosztásakor valós időben figyelmezteti a projektvezetőt, ha túl kevés időt hagyna valamely feladatra, azaz túlfoglalná egy-egy kolléga erőforrásait, mondta Boros Péter. - Megoldásunk ennél is tovább megy, azonnal megmutatja, hogy a szinte biztosra vehető csúszás a többi kolléga közül kiket érintene, és ha mindez nem fér bele, azaz üzleti szempontból gondot jelentene, akkor a projektvezető kivel egyeztessen a határidők tartásához szükséges, arányos terheléselosztás érdekében. Más szóval a SWAT nemcsak a határidők biztosabb tartásához segíti hozzá a vállalatokat, hanem az egyeztetésben valóban érintett munkatársak körét leszűkítve értékes időt is felszabadít a feladatvégzéshez.
Maga az elnevezés angol betűszó, amely a stone, water, air és time szavak kezdőbetűiből áll össze, és a megoldás koncepcióját tükrözi. A SWAT ugyanis a vállalatnál folyó munkavégzés áramába helyezett, elmozdíthatatlan kőként kezeli a határidőket, amelyek között ugyanakkor elvezeti az olyan, határidőhöz nem kötött feladatok légáramát is, mint például a feljövő technológiák ízlelgetése, a digitális innováció lehetőségeinek próbálgatása - erre a vállalatok például a projektszerűen működő informatikai osztály szakembereit kifejezetten bátoríthatják. Teszi mindezt az idő, a legjobb ütemezés jegyében.
Modul a quickROCK platformon
A SWAT a Quattrosoft mindennapi munkát digitalizáló quickROCK platformjához illeszkedik, amely a folyamatokat, dokumentumokat, ügyeket, készletet, eszközöket kezelő és követő modulokból épül fel, és a fejlemények monitorozását, az események következetesen gyors megválaszolását szabályok felállításával, vezetői műszerfalakkal, valamint adatvizualizációs képességekkel támogatja (lásd Működés sziklaszilárd megbízhatósággal című cikkünket 2019/14. lapszámunkban), de önállóan is bevezethető és a vállalat meglévő informatikai környezetébe integrálható.
- Agilis módszerekre váltanak, mondják a vállalatok, hogy megbirkózzanak a több szálon rövid átfutással végzett munka nehézségeivel, de gyakran megesik, hogy ez csupán szépítés, mert az eluralkodó káoszban valójában egyre kevésbé tudják, ki, mikor, milyen feladaton dolgozik, és azzal hol tart, mondta Boros Péter. - A SWAT adatokkal és analitikai képességeivel segít a valóban gyorsreagálású működéshez szükséges feladatkiosztásban, az erőforrások hozzárendelésében és felhasználásuk optimalizálásában. Még azok is hamar felismerik ennek előnyeit, akiket elsőre esetleg elkedvetlenít a munkavégzés monitorozásának kilátása. A terheléselosztás optimalizálásával megoldásunk ugyanis elejét veszi a kapkodásnak, enyhíti a stresszt, mérsékeli a túlórázást, így megkönnyíti a munka és a magánélet kiegyensúlyozását.
