Legutóbbi írásomban beszéltem arról, hogy melyek azok a lépések, amelyek segítségével a legmegfelelőbb vállalatirányítási rendszert (ERP) választhatjuk ki. A cikk végén megígértem, hogy legközelebb arról fogok írni, hogy mennyibe is kerül valójában egy ilyen komplex és integrált rendszer, mert azt tapasztalom, erre sokan csak a szerződés aláírása után döbbennek rá.
Giller Tamás vagyok, a www.erpblog.hu vállalatirányítási rendszerekkel, CRM-rendszerekkel, valamint IT-projektmenedzsmenttel foglalkozó blog szerkesztője. A napi munkám során is többször felteszik nekem a kérdést a különböző ERP-rendszerek iránt érdeklődő vállalkozók, döntéshozók, hogy mennyibe is kerül az adott rendszer. Erre a kérdésre nem egyszerű válaszolni, legalább négy különböző tényezőt kell egyszerre figyelembe venni.
A szoftverlicenc ára
Egy szoftverlicenc ára valójában a szoftver alapárát jelenti. A különböző rendszerek szolgáltatói általában a különféle modulok (pénzügy, könyvelés, raktárkezelés, szerviztevékenység, kereskedelmi rész, HR, CRM, stb.) és felhasználók száma alapján határozzák meg a rendszer alapdíját, ezt sokszor licenc-árnak nevezik. A legtöbbször a felhasználók számának meghatározásakor az ún. kurrens felhasználószám-meghatározást alkalmazzák a szolgáltató cégek.
Ez azt jelenti: az számít, hogy egyszerre, egyidejűleg hány különböző felhasználó fogja használni az adott rendszert. Lehet a rendszert akár 100 számítógépre telepíteni, lehet akár 100 különböző felhasználónak belépési lehetősége a rendszerbe, de ha egyszerre csak 10-en használják azt, akkor az egy 10 felhasználós rendszer. Más szolgáltatók egyszerűen azt mérik, hogy hány kliensgépen kerül telepítésre a program. Az alapdíj meghatározásánál további szempontok lehetnek még a bevezetendő jogi személyek és a telephelyek száma is. Tehát ezen eltérő paraméterek alapján meghatározásra kerül a rendszer alapára. Hogy ezt az alapárat egy összegben (vásárlás) vagy havi díj formájában (bérleti konstrukció) kell teljesíteni, az szintén megállapodás kérdése.
Fontos, hogy tudjuk, hogyha bérleti díjat fizetünk, akkor azért általában nem jár semmilyen plusz szolgáltatás, azt a rendszer használatáért fizetjük. A szoftverlicenc-díjakat a rendszer gyártójának fizetjük, nemzetközi szoftver esetén ez az anyavállalat, egy hazai szoftverház terméke esetén általában ugyanaz a cég, aki a terméket bevezeti. Nem ragadhatunk le az alapárnál, ugyanis ettől még többet is ki kell adnunk, mire a rendszert használatba vehetjük.
Hardverköltségek
Sokszor a hardverköltségekről úgy gondolkodnak az emberek, hogy az mellékes, és nem is számolnak vele. Legtöbbször valóban a teljes beruházásnak kb. 10 százaléka pusztán ez az összeg, de mégis fontos, hogy kalkuláljunk vele.
Egyrészt lehetséges, hogy új szerverre, szerverekre (több telephelyes rendszer esetén) lesz szükség, amelyek ára a több százezer forintot is elérheti. Valamint az is előfordulhat, hogy elavult kliensgépekkel rendelkezünk, így azok cseréjére is szükség lehet, nem beszélve az operációs rendszerek frissítéséről, pl. Windows XP-ről Windows 7-re (8-ra) történő áttérésre lehet szükség.
A hardverhálózat teljes vagy részbeni cseréje nem kis költséggel jár, számoljunk vele, de ezt a költséget a manapság egyre népszerűbb és egyre biztonságosabb felhőszolgáltatásokkal csökkenthetjük. Felhőszolgáltatás igénybevétele esetén a hardverköltségek és az első pontban említett licencdíjak egyesíthetőek és havidíjas rendszerben (bérleti díj) igénybe vehetők.
A rendszerbevezetés költsége
Miután leszerződtünk a rendszer megvásárlására vagy bérlésére, az implementáció, a bevezetés következik. Ez sincs ingyen. Egy nemzetközi ERP esetén a hazai disztribútorhálózat egyik tagja segíti az implementációs folyamatot, míg hazai szoftver esetén valószínűleg maga a gyártó. A bevezetés költsége 0 forinttól (nincs szükség külső segítségre, saját magunk be tudjuk vezetni a rendszert, ez főleg kisebb, ún. dobozos szoftverekre jellemző) akár több millió forintig is terjedhet, ez több tényezőtől függ. Ezen részfeladatokra szintén le kell szerződni a szolgáltatóval – és tudnunk kell, hogy miért és mennyit fogunk fizetni. Nagy vonalakban a következő bevezetési folyamatokról beszélhetünk:
Igényfelmérés
Ahhoz, hogy egy szolgáltatócég magabiztosan tudja támogatni a saját vagy egy másik gyártó ERP-rendszerének implementációját, nemcsak a rendszert kell ismernie, de a célvállalkozás folyamatait is. Ezeket a folyamatokat valamilyen formában fel kell mérni, ennek több módja van: egyszerű vagy részletes, olcsó vagy drága, nagyvonalú vagy éppen pontos. Általában ez a felmérés egyszerű, olcsó és nagyvonalú módon történik, ami a későbbiekben konfliktus forrása lehet.
Ebben az esetben pusztán többször bemutatjuk a döntéshozóknak a vállalatirányítási rendszert, ők elmondják azt a néhány dolgot, hogy hol szükséges a rendszerben a standard folyamatokat eltéríteni, vagy éppen milyen beállításokat kell elvégezni, és kész. Gyorsan végeztünk, nem töltöttünk el sok időt, de valójában nem ismertük meg a cég valódi folyamatait. Persze ezt meg lehet csinálni profi módon is, csak a hazai kkv-szektorban nem nagyon van erre idő és pénz. A részletes, pontos igényfelmérés esetén nemcsak a rendszert szolgáltató cég mutatja be a termékét, hanem a vállalkozás is részletekbe menően ismerteti a folyamatokat (ez akár több hónapos projekt is lehet).
Rendszer paraméterezése, beállítása
Az igényfelmérés alapján szükséges beállításokat el kell végezni. A beállítások után ezeket tesztelni kell, hogy biztosan azt a végeredményt kapjuk, amit reméltünk. Ezt a döntéshozók elé kell tárni, hogy ők is ellenőrizhessék, hogy valóban azt kapják-e, amit elvártak.
Adatmigráció
Egy új rendszer indításakor szükség lehet adatok átemelésére egy korábbi rendszerből (kivéve, ha egy teljesen új vállalkozásnál történik a rendszer bevezetése, ahol még korábban nem volt gazdasági tevékenység). Ezen adatok átemelése ugyancsak munka árán valósulhat meg, így ez is pénzbe kerülhet. Itt partnertörzsről, cikktörzsről, készletállományról, pénzügyi adatok átemeléséről és egyéb historikus adatok átemeléséről is lehet szó, az egészen egyszerű adatportoktól kezdve a komoly interfészekig.
Szükséges fejlesztések
Az igények felmérésekor sorra derülhetnek ki olyan pontok, amelyeket nem tud a rendszer kezelni, vagy nem olyan módon, ahogy az a vállalkozás folyamatai megkívánják. Ha a probléma paraméterezéssel (beállítások átkapcsolásával) nem oldható meg, akkor fejleszteni kell.
Amennyiben fejlesztésre van szükség, az komoly mérnöki órákat vehet igénybe, ami egy szoftverház életében a legdrágább kapacitás, így nagyon fontos felmérni, hogy mennyi fejlesztési órát is kell a projektbe belefektetni. Lehet, hogy olyan szintű átalakításra van szükség, amely miatt már nem éri meg az adott ERP-t választani (ezért is fontos, hogy tisztában legyünk azzal, mennyi is lesz a teljes számla a végén).
Oktatások
Egy ERP-bevezetés nem csak beállításokból, szerverparaméterezésekből és klienstelepítésekből áll, de bizony oktatni is kell, sokat. Az oktatási óradíjak is kiemelt kategóriába tartoznak egy szoftverháznál (többe, mint egy nyelvóra a nyelviskolában). Oktatások terén beszélhetünk kulcs- és végfelhasználói oktatásokról.
Helyszíni bevezetés
A helyszínen üzembe kell helyezni a szervert, fel kell telepíteni a kliensgépeket is, tehát működésbe kell hozni a rendszert. Valamint az indulás napján (ún. go live) a helyszínen konzulens kollégáknak kell támogatniuk a felhasználókat.
Dokumentációk készítése
Az egész projektet (mivel egy rendszerbevezetést csak projektként érdemes kezelni) dokumentálni is szükséges.
Tehát láthatjuk, hogy az implementációs folyamatok több részből állnak, és ezek bizony sok időt vesznek igénybe, így fontos, hogy ezen költségekkel is kalkuláljunk, amikor egy ERP árát akarjuk meghatározni.
Üzemeltetés költsége
A rendszer bevezetése után biztos, hogy szükség lesz még további támogatásra a szolgáltató részéről. Szükség lehet további finomhangolásokra, fejlesztésekre, valószínűleg rendszerfelügyeletre is. Hibák merülhetnek fel a működés során, amelyeket javítani kell. A fent említett díjak megfizetése ezeket a plusz költségeket nem fedezik, így a rendszernek (még vásárlás esetén is) lesz egy havi költsége, bérleti konstrukció esetén a havi díj egy ekkora résszel növekedni fog, aminek fejében már elvárhatunk bizonyos szolgáltatási szinteket (SLA).
Ezekből a tényezőkből láthatóvá válik, hogy amikor valaki azt kérdezi, hogy mennyibe is kerül egy vállalatirányítási rendszer, arra felelősen nem szabad rávágni egy számot, mert úgysem lesz igaz. A fenti négy elemből az első hármat (licencdíjak, hardverköltségek, bevezetés díja) szokták a teljes bekerülési értéknek nevezni (TCO – Total Cost of Ownership). Ez mutatja meg az informatikai beruházás teljes értékét. De én azt mondom, hogy amikor ERP-rendszert választunk, akkor a pénzügyi kérdéseknél mind a négy fenti elemet jó alaposan vizsgáljuk és nézzük meg, hogy megvan-e rá a cég pénzügyi fedezete. Csak megfelelő pénzügyi háttérrel szabad nekivágni egy ER- bevezetésnek.
Továbbra is sikeres ERP-rendszerbevezetést kívánok mindenkinek!
