Amikor hirtelen megugrott az otthonról dolgozók száma a New York-i székhelyű IDB privátbanknál, az IT-részleg egyik első dolga volt az asztali gépek virtuális infrastruktúrába (VDI, virtual desktop infrastructure) költöztetése. Ennek köszönhetően közel hétszáz alkalmazott tudott távolról csatlakozni a vállalati hálózathoz, a megszokott hatékonysággal folytatni munkáját, mondta Dave Smithers informatikai vezető. A banknál odafigyeltek a munkatársak mentális és egészségi állapotára is, megkérdezték, hogy a számukra megfelelő időbeosztásban dolgoznak-e.
Jack O'Hara, a Springfield Clinic kórház CIO-ja tudta, hogy a rendkívül helyzetben szükség lesz a távgyógyítás bevezetésére, de nulláról kellett indulnia. Március 20-án csapata felvette a kapcsolatot a távgyógyítási szolgáltatásokat és technológiákat kínáló cégekkel. Végül egy nagyobb szállítót választottak, és március 24-én elkezdték tesztelni a rendszerét. Jelenleg naponta 15-20 távgyógyítást végeznek, de jelentősen növelni fogják a kapacitásukat újabb orvosok bevonásával.
Matt Lamb, az évi 2 milliárd dollár forgalmú kaliforniai Rosendin villamos művek CIO-ja szerint teljesen új szabályok léptek életbe náluk: háromezer végfelhasználó távoli munkavégzését kell biztosítaniuk. Lamb szerint a kommunikáció kritikus eleme a válságkezelésnek, ezért az első naptól kezdve motiválja és támogatja csapatát a nehéz, embert próbáló helyzetben. Folyamatos kommunikációt folytat a vállalat globális üzleti felhasználóival is, tudatja velük, hogy az IT-részleg a helyén van, továbbá tippeket ad számukra az otthonról történő munkavégzés hatékonyságnak javítása és az együttműködési eszközök használata ügyében. Csapata szintén ellátja a partnereket e-mailben küldött használati útmutatókkal és hasznos YouTube-videókra mutató hivatkozásokkal.
A szervezeti struktúra átalakítása
Más, az egészségügyben dolgozó CIO-k is tapasztalták, hogy mindennek sokkal gyorsabban kell működnie. Laura Wilt, a járványtól erősen sújtott Louisiana államban tevékenykedő Ochsner Health alelnöke és informatikai vezetője arról számolt be, hogy amikor a pandémia elérte New Orleanst, a kórházak gyorsan áttértek a 7x24-es üzemmódra, és növelték az intenzív gondozásra alkalmas ágyak számát.
Az Ochsner száz új intenzív ágyat létesített két hét alatt, míg az IT-részleg nagy része a berendezések, köztük a távgyógyítást szolgáló technológiák telepítésével töltötte a munkaidejét, hogy az orvosok és nővérek a kórtermük meglátogatása nélkül tudjanak kommunikálni a betegekkel. De még ezt megelőzően a kórház katonai jellegű irányításra váltott, ami az informatikusok számára azt jelentette, hogy egyetlen területre kellett összpontosítaniuk a tevékenységüket: a koronavírus elleni küzdelemre.
Ugyancsak felállítottak egy, az incidensekre reagáló operatív törzset a kommunikáció centralizálására annak érdekében, hogy az alkalmazottak teljes egészében a járvány megfékezésére fókuszálhassanak. Ha új intenzív ágyak létesítését határozzák el, az IT-részleg azonnal képes felszerelni azokat a szükséges életfenntartó és kommunikációs berendezésekkel.
Gyakoribb találkozások
Lambhez hasonlóan Wiltnek is az a véleménye, hogy a folyamatos kommunikáció a veszélyhelyzetben még fontosabbá vált, ezért napi meetingeket szervez az összes igazgató bevonásával, míg a teljes 150 fős IT-személyzettel hetente kommunikál a Zoom videókonferencia-alkalmazás segítségével. Így biztosítható a nyílt információáramlás, a felmerülő kérdések megválaszolása és a problémák megoldása.
Az irodai munkához szokott alkalmazottak magányosnak és elszigeteltnek érezhetik magukat, ahogy egyik napról a másikra otthonról kell dolgozniuk. Ezért Wilt megkérte a vezetőket, hogy hetente legalább egyszer tartsanak videókonferenciát az irányításuk alá tartozó munkavállalókkal, mert ez sokkal személyesebb telefonhívásnál.
Wilt ugyanakkor rájött arra, hogy meg kell változtatnia a találkozókkal kapcsolatos érzéseit. - Egyike vagyok azoknak, akik azt mondják, ha nincs olyan téma, amelyet meg kell beszélnünk, akkor töröljük a meetinget. Ez irodai körülmények között helyénvaló volt, mert az emberek ott egyébként is találkozhattak egymással, megbeszélhették a felmerülő problémákat.
Most azonban Wilt akkor is megtartja a meetingeket, ha nincs különösebb megbeszélnivaló, hogy az emberek lehetőséget kapjanak a kommunikációra, ami a jelenlegi, otthonról dolgozós időszakban nagyon fontos. A találkozók nagy részében a résztvevők megismerik és elismerik egymás tevékenységét, valamint a betegekkel kapcsolatos sikertörténeteket osztanak meg, így csökkentve a távmunkával járó elszigeteltség érzést.
Bár az Ochsner kórház személyzete felkészültnek mondható, hiszen több krízist éltek már meg, gondoljunk csak a New Orleanst sújtó hurrikánokra, a mostani válság sajátossága a nagy bizonytalanság, és ezért úgy kell tevékenykedniük, hogy nem tudják, hogyan alakul a járvány, mi fog még történni.
Megfelelő partnerek kellenek
A Springfield klinika előtt O'Hara a New Yorki-i Mt. Sinai Medical Centerben dolgozott. A hatalmas kutatókórházból egy orvosok tulajdonában álló magánklinikához igazoló szakembernek meg kellett tanulnia kommunikálni az orvosokkal, hiszen új munkahelyén valójában ötszáz kisvállalkozóval van kapcsolatban. Ez akkor okozott problémát, amikor döntenie kellett a bevezetendő távgyógyító platformról.
- A szolgáltatásaimnak nagyon jó minőségűeknek kell lenniük ahhoz, hogy komolyan vegyenek, állapította meg a szakember. A vezetőség három orvos tagját sikerült meggyőznie arról, hogy teszteljenek egy bizonyos távgyógyító platformot, így ők is részt vettek a megoldás bemutatásában a többi orvosnak. Az ő bevonásukkal bizalmat épített ki, így egyszerűbben tudtak dönteni a vásárlásról.
Mi az, amit irányítani tudunk?
Sok más CIO-hoz hasonlóan, a JM Finn vagyonkezelő cég informatikai és biztonsági vezetőjének, Jon Cossonnak is néhány nap leforgása alatt kellett átállítania az alkalmazottakat az otthoni munkavégzésre. Egyszer és mindenkorra megtanulta, hogy mindenképpen érdemes még azelőtt invesztálni a megfelelő infrastruktúrába, hogy arra szükségünk lenne.
- A koronavírus-járvány olyan helyzetet teremtett, amikor sok minden kikerül az ellenőrzésünk arról. Nem tudjuk kontrollálni, mi történik a tőzsdéken, nem tudjuk teljesen megakadályozni a vírus terjedését, de képesek vagyunk átállítani vállalatunkat a távmunkára, és biztosítani ügyfeleink megszokott színvonalú kiszolgálását, mondta a szakember.
Mivel a JM Finn használt már VDI technológiát, nem okozott különösebb gondot a mintegy négyszáz alkalmazott átállítása otthoni munkára, az intenzív technológiahasználó brókereknél és üzletkötőknél azonban nem volt egyszerű a rendszer konfigurálása.
- A nagy teljesítményű, hatalmas háttértárral és memóriával felszerelt számítógépeket, valamint négy-nyolc monitort használó power userek zéró késleltetéshez és folyamatos üzemhez szoktak hozzá. Ez az első alkalom, hogy az üzletkötők otthonról kényszerülnek dolgozni, ennek biztosítása komolyan megizzasztotta a rendszergazdákat, számolt be az átállás nehézségeiről Cosson.
- A hangsúly a járvány közepette az alkalmazottak támogatására és az üzletmenet folytonosságának megőrzésére helyeződött át egy olyan technológiával, amely nemcsak könnyen kezelhető a végfelhasználók számára, hanem biztonságos és erőteljes, továbbá megfelel a szabályozási követelményeknek. Néhány nap alatt átálltunk a távoli üzemre, és eddig rendkívül pozitív visszajelzéseket kaptunk a rendszer működéséről.
