A vállalati szoftvervagyon kezelésével megbízott SAM-menedzserek 37 százaléka a licencek és a felhasználás összevetésével, 23 százaléka pedig a telepítési és felhasználási adatok feldolgozásával, azaz a szoftverleltár összeállításával tölti a legtöbb időt – derült ki az ITAM Review szakmai portál közelmúltban készült felméréséből.
Computerworld: Más szóval a SAM-menedzserek 60 százaléka olyan feladatok elvégzésével foglalkozik munkaidejének legnagyobb részében, amelyek megfelelő eszközök bevezetésével egyébként jól automatizálhatók. Bizonyos eszközök ehhez ingyenesen is elérhetők, továbbá maguk a szoftverszállítók és az olyan független tanácsadó cégek is kínálnak szoftvergazdálkodási (software asset management) rendszereket, mint az IPR-Insights. Milyen szempontok alapján választhatja ki a megfelelő megoldást egy vállalat a bő kínálatból?
Zsoldos Sándor: Az automatizálás a kulcsszó, olyan SAM-eszközt érdemes bevezetnie a szervezetnek, amellyel a napi szintű változásokat is gyorsan kezelő és azokra válaszoló, automatizált folyamatokra épülő funkcióvá alakíthatja szoftvergazdálkodását. Már egy átlagos méretű nagyvállalatnál, pár száz vagy néhány ezer gép esetében is a napi változások több száz szoftvertételt érintenek. Ha az SAM-menedzser a nyilvántartásokat és a változásokat manuálisan, Excel táblában próbálja vezetni, akkor ezek a feladatok nemcsak sok idejét és energiáját fogják lekötni, hanem óhatatlanul feltorlódnak, egyre nagyobb lesz az eltérés a papír szerinti és a valós állapot között. Az üzemeltetés és ezen belül a szoftvergazdálkodás ennek következtében elveszíti naprakészségét, döntésképességét és azt a rugalmasságot, amely lehetővé tenné, hogy gyorsan és jól felkészüljön egy szoftvergyártói auditra.
Az ingyenesen elérhető vagy a szoftverszállítók által kínált eszközök közül sok nem alkalmas a feladatok átfogó és megbízható automatizálására, mert például hiányzik belőle a szoftverlicenc-nyilvántartás képessége, így csak a telepítésekről gyűjt adatokat. Gyakori hiányosságuk az is, hogy nem ismerik fel az ugyanazon rendszerhez tartozó, de különálló telepítésként megjelenő szoftverkomponenseket sem, ami megnehezíti a licenc-nyilvántartásnak való megfeleltetést.
Ezért olyan szoftvergazdálkodási rendszert érdemes bevezetni, amely funkcionalitását és mérési módszerét, a licencelési metrikák ismeretét tekintve kellően okos ahhoz, hogy mindezeket a feladatokat automatikusan elvégezze, és a lehető legteljesebb képet adó riportokkal segítse a felelős üzemeltetők munkáját. Mert azt is hozzá kell tenni, hogy sem a gyártók, sem a független tanácsadók nem tudnak olyan SAM-eszközt adni, amely minden szállító összes szoftverének telepítését hibátlanul azonosítaná. Mindazonáltal az adott szervezet szoftverkörnyezetét legjobban lefedő eszköz gondos kiválasztása mellett szól az is, hogy csak a feladatok kellően megbízható automatizálására alkalmas rendszerrel támogatható a proaktív szoftvergazdálkodás, amely például egy rendszer frissítésének vagy felhőbe vitelének költségeit pontosan előre vetítve segíti a vállalat IT-stratégiájának formálását is.
Szem előtt kell tartani azt is, hogy a szoftvergazdálkodás nem egy véges projekt, amely az SAM-rendszer bevezetésével lezárul, hanem sokkal inkább egy út, életforma, olyan folyamatos tevékenység, amely a nyilvántartások elkészítésén, összehasonlításán, a hiányok pótlásán, a szoftverhasználat és a licencvásárlás optimalizálásán, a folyamatok automatizálásán keresztül segíti az üzemeltetés fejlődését.
CW: A virtualizáció és a felhőkörnyezetek elterjedésével a szoftvergazdálkodás még összetettebbé vált, mivel a felhasználók, a processzorok, a processzormagok és a tényleges használat alapján számoló gyártók bonyolult licencelési metrikákat alkalmaznak. A feladatokat tekintve nem mindegy az sem, hogy a vállalat infrastruktúra-, platform- vagy alkalmazásszolgáltatást használ, magán-, nyilvános vagy hibrid felhőben. Mire figyeljen feltétlenül a komplexitással szembesülő SAM-menedzser?
ZSS: Az SaaS-típusú felhőszolgáltatásoknál az alkalmazás jogszerű használata a csomag része, esetükben a vállalatok a gazdaságosság szempontjaira összpontosíthatnak. Bonyolultabb a helyzet, ha a szervezet IaaS- vagy PaaS-szolgáltatást választ, mivel ilyenkor az általa licencelt szoftvereket futtatja a felhőben elérhető infrastruktúrán, illetve platformon. A probléma összetett, és szoftverszállítónként mások a feltételek, de általában jellemző, hogy a hagyományos környezetekre korábban megvásárolt licencek nem vihetők át egy az egyben virtuális, illetve felhőkörnyezetekbe. Sokszor kikötik a licencszerződések például, hogy a bevirtualizált szoftverek licencét az alattuk futó hardverplatform egészére, a fizikai gép minden processzorára, illetve processzormagjára meg kell vásárolni. Külső szolgáltatótól vásárolt IaaS- vagy PaaS-szolgáltatás esetében ez a követelmény eleve nem teljesíthető, míg magánfelhő-környezeteknél alaposan utána kell számolni, hogy teljesítése megérné-e a vállalatnak. Bizonyos esetekben ugyanis az alkalmazás virtualizálása még így is kifizetődő lehet, bár a legtöbbször nem ez a helyzet.
Látják ezt a szállítók is, amelyek saját felhőszolgáltatásaik felé szeretnék terelni jellemzően hosszabb távra szóló licencszerződéseket kötő, nagyvállalati ügyfeleiket. Némelyikük a meglévő szerződésekhez kínál a felhőbe történő migrációt előnyösebb feltételekkel ösztönző kiegészítéseket, mások új licencszerződést ajánlanak, míg az igazán nagy ügyfelek jó eséllyel köthetnek egyedi szerződéseket is.
De míg a saját platformszolgáltatást is kínáló alkalmazásszállítók leegyszerűsítik a licencelést, a vállalatoknak arról sem szabad megfeledkezniük, hogy más platformon is megérheti számukra az alkalmazások felhőbe vitele, mert így például csökkenthetik kitettségüket egy-egy piaci szereplő irányában.
CW: Az üzleti mobilitás, a vállalati IT konzumerizációja szintén a szokványostól eltérő helyzetek elé állíthatja a szervezet licencgazdáját. Ma már nemcsak saját tulajdonú digitális eszközeiket hozzák magukkal a munkavállalók, hanem saját célra vásárolt vagy választott alkalmazásaikat is, amelyeket a fogyasztók és a vállalatok eltérő feltételek és licencdíjak mellett használhatnak. Miként biztosíthatja a vállalat az egyénileg beszerzett mobilalkalmazások jogszerű használatát a munkahelyen?
ZSS: A mobileszközök esetében sokáig annak mérése is kihívást jelentett, hogy milyen alkalmazások futnak rajtuk. Ma már a mobileszköz-menedzsment fejlődésével szerencsére több, kiváló felügyeleti rendszer közül is választhat a vállalat, amelyek a szoftvertelepítésekről is megbízható információt adnak a licencgazdának, és ezek az adatok könnyen átemelhetők a szoftvergazdálkodási rendszerekbe is. Mindenképp előnyben vannak ezen a téren a szervezetek, amelyek akár saját mobilstratégiájuk, akár a munkavállalók BYOD-kezdeményezésének támogatására bevezettek már mobileszköz-menedzsment rendszert.
Ezzel együtt többféle gyakorlattal találkozunk. Egyikük a saját tulajdonú eszközök és alkalmazások használatának tiltása a munkahelyen. Ha a vállalat technológiai eszközökkel és megfelelő munkavállalói szerződésekkel be tudja tartatni, az a szabály szoftergazdálkodás szempontjából nem ad pluszfeladatokat, mivel a mobileszközöket és a rajtuk futó alkalmazásokat is a vállalat szerzi be.
A megengedő gyakorlatot folytató vállalatoknak minden esetben pontosan meg kell határozniuk, hogy a mobilalkalmazás licencelése kinek a feladata, és a jogszerű használatot ennek megfelelően nyilvántartaniuk. A folyamatok szabályozása ebben sokat segíthet, de a feladat messze nem triviális, és jelentős adminisztrációs terheket ró a szoftvergazdálkodásra.
Egyszerűbb, ha a vállalat meghatározza a mobileszközökre egyénileg telepíthető alkalmazások körét, és a munkavállalók is elfogadják ezt a kompromisszumos megoldást.
Szintén segíti az SAM-menedzser munkáját, hogy a felhőalapú üzleti alkalmazások mobilkliensei eleve a munkahelyi használatra szabott licencfeltételek mellett érhetők el, illetve az egyéni használatra adott appokban nem működnek a munkavégzéshez szükséges, vállalati környezetben nélkülözhetetlen funkciók.
CW: Az agilis változáskezelés, a felkészült stratégiaalkotás, az auditbiztos, jogszerű szoftverhasználat kivétel nélkül értékes az üzlet számára, azonban a megtakarítás legalább ennyire fontos. A Gartner szerint jó szoftvergazdálkodással egy vállalat hosszabb távon 30 százalékkal is csökkentheti a szoftverbeszerzés költségeit. Rövid távon milyen megtakarításokkal igazolható, hogy szükség volt az SAM-rendszer bevezetésére?
ZSS: Az egyik leggyorsabban eredményre vezető, első lépésként azt tanácsoljuk a szervezeteknek, hogy mérjék fel, meglévő szoftvereiket milyen licenckonstrukcióban használják. Tapasztalataink szerint ugyanis az esetek több mint felében a szerződési feltételek nem a lehető legelőnyösebbek. Általában egyik fél sem okolható ezért, egyszerűen felhasználói és szállítói oldalon is bekövetkeznek olyan változások pár év leforgása alatt, amelyek következtében a szerződéskötéskor még akár optimálisnak számító feltételek is gyorsan fényüket veszíthetik.
A szerződések futamidejének függvényében új, kedvezőbb feltételeket biztosító licenckonstrukcióra váltva a szervezet 5-10 százalékkal viszonylag könnyen, bizonyos esetekben 15-20 százalékkal is csökkentheti a szoftverbeszerzésre fordított összeget. Előfordul, hogy a szerződési időszak vége előtt is megéri új konstrukcióra váltani, mert az ezzel járó többletköltséget az új licenccsomag kedvezőbb ára rövid távon ellensúlyozza. Az egyébként optimális feltételeket biztosító licencszerződéseket is érdemes felülvizsgálni, mert például a szoftver-karbantartási díjak újratárgyalásával a szervezet további 5-10 százalékos megtakarítást érhet el az új szerződési periódusban.
További költségcsökkentés forrása lehet a szoftverhasználat optimalizálása, azaz annak ellenőrzése, hogy a meglévő licencszerződések keretei között a vállalat valóban kihasznál-e minden lehetőséget. Különösen a virtualizált környezetekben fordul elő, hogy az eszközök átcsoportosításával újabb szoftverbeszerzéseknek veheti elejét a szervezet, illetve meglévő licenccsomagjainak mindegyikére sem lesz szüksége a továbbiakban. Szélsőséges példa, de egyik ügyfelünk licencigényét a korábbi szinthez képest a tizedére csökkentettük ezen a módon.
CW: Mennyire jellemző, hogy a szoftvergazdálkodással elért megtakarításaikat a magyar vállalatok a feleslegessé vált szoftverlicencek újraértékesítésével növelik? Az Európai Unió Bíróságának két ével ezelőtti döntése nyomán ezt már a letöltött, azaz nem telepítőlemezen értékesített szoftverek licenccsomagjaival is megtehetik.
ZSS: A nyugat-európai országokban, például az Egyesült Királyságban és Németországban, ahol fejlettebb a használt szoftverek piaca, a szállítók a döntés nyomán módosították licencszerződéseik vonatkozó pontjait, és egyszerűsítették a továbbértékesítés bejelentésének folyamatát is. Magyarországon ezzel még nem találkoztunk, amiben közrejátszhat a piac fejletlensége is. Mind kínálati, mind keresleti oldalon hiányzik egyelőre az a méret, amely lenyomná és ezzel vonzóvá tehetné a használt szoftverek árát. Nem beszélve arról, hogy nálunk még mindig szinte kizárólag a Microsoft szoftverei alkotják a kínálatot.
Éppen ezért Magyarországon csak a nemzetközi használtszoftver-piaci kapcsolatokkal működő szereplők érvényesülnek, amelyek az itteni felhasználók igényeit más piacokról tudják kiszolgálni, és viszont. Persze maguk a gyártók is visszavásárolhatnák a felesleges licenceket ügyfeleiktől, ami szerintem nagyon jól működő, mindkét fél számára előnyös gyakorlatot teremtene. De ez még a jövő zenéje, úgy tűnik, a szoftvergyártók ebben egyelőre nem látják a lehetőséget.
