Az APEH 2009. október 26. óta hivatalosan elfogadja az e-számlázást; a magyar cégek többsége mégsem tért át az új, jelentős költségcsökkentési és működés-optimalizálási lehetőségekkel kecsegtető technológia használatára - derül ki az Itella Information nemzetközi kutatásából. A cég elemzése szerint az e-számlázásra való átállás elsősorban a B2B -forgalmat változtathatja meg gyökeresen, a lakossági e-számlák elterjedésével csak hosszabb távon számolnak a szakemberek.
A cégek jelentős költségmegtakarítást érhetnek el a számlázási folyamatok digitaizálásával. A feltételek adottak, most már csak a vállalati döntéshozókon múlik, hogy az e-számlázás és a tevékenység költséghatékony kiszervezése végre hazánkban is elterjedté válhasson. Így nem kellene minden májusban újra és újra helyet keresni vaskos számla- és bizonylatkötegnek a polcokon, elég lenne csupán egy - már az APEH által is támogatott - digitális adathordozón archiválni az előző év számlaforgalmát.
Az Itella Information 2010 tavaszán elvégzett kutatása keretében tizenhat európai ország számlázási szokásait vizsgálta - köztük Magyarországét is. Hazánk jelentősen elmarad az Itella Information által kimutatott nemzetközi átlagtól: míg az európai vállalatoknak ma már ötven százaléka küld és fogad e-számlát, a magyar vállalatok kimenő számláinak 88, bejövő számláinak pedig 83 százaléka még mindig papír alapú. A hagyományos számlák és bizonylatok papír alapon való kezelése nemcsak aktuálisan jelent súlyos terhet a vállalatoknak, hanem ezeknek a papírtonnáknak az archiválása hosszú távon is egyre halmozódó hely-, energia- és munkaidő-ráfordítást emészt fel.
A magyar cégek számláik közel 90 százalékát ?házilag" nyomtatják - munkaerőt, munkaidőt, helyet, gépet, anyagot, szervezést nem kímélve. Ez nagyobb számlamennyiségeknél jelentős plusz terhet ró a cégekre.
Európában egyre elterjedtebb az e-számlázás
Az európai cégek jelentős része, velünk ellentétben korán felismerte az e-számlázás előnyeit. Finnországban például a számlanyomtatás folyamatát több mint fele részben (54 százalék) megfelelő technológiával rendelkező, nagy tömegű számlanyomtatásra specializálódott szakcégekhez szervezik ki.
Nagy-Britanniában és Ausztriában is elektronikus formátumban e-mailen keresztül küldik ki a számlákat az ügyfeleknek. A legfejlettebb e-számlázási megoldás mégsem az e-mail, hanem az, amikor a számlázások - küldések és fogadások - teljesen zárt elektronikus rendszerben zajlanak. Ez jelenti a jövőt Európa és Magyarország számára is: a folyamat szinte teljesen automatizált, élőmunka és anyagigénye szinte nincs, a környezetet nem terheli és még e-mail forgalmat sem generál. Finnországban a számlák 23 százaléka már ma is ilyen zárt elektronikus rendszerben ?közlekedik", de a britek és a németek is élen járnak a módszer bevezetésével.
Az eredményekből jól látszik, hogy az Itella kutatásban részt vevő országok többsége már az e-átállás magasabb fokozatába kapcsolt, de a kelet-európai régió ennél lassabban reagál. Hazánk sajnos csak a gyenge középmezőnybe fért bele, de adott a lehetőség, hogy a köztes fejlődési lépcsőfokokat átugorva a magyar vállalatok egyből a legfejlettebb e-számlázási módszereket vezessék be.
Az outsourcingé a jövő
Az Itella Information az aktuális helyzet mellett azt isvizsgálta, hogy milyen célokat tűznek ki, milyen előrelépést várnak a hazai cégek saját számlázási folyamataikban a következő években.
A kutatás keretében megkeresett cégek döntő (80 százalék fölötti) többsége mindenekelőtt a számlázási költségek csökkentését szeretné elérni. Közel 60 százalékuk számára fontos, hogy visszaszoruljanak a számlázáshoz kapcsolódó manuális, élőmunka-igényes munkafolyamatok.
A döntéshozók több mint fele (53 százaléka) úgy látja, hogy a számlázási folyamatok hatékonyabbá tétele vállalati cash-flow szempontból is fontos, hiszen általa fel lehetne gyorsítani a pénzáramlás ütemét.
A vezetők azt is fontosnak tartják, hogy a beérkező számlák lehetőség szerint közvetlenül a cég informatikai rendszerében landolhassanak (48 százalék), valamint, hogy elektronikusan archiválhassák ezeket a dokumentumokat(47 százalék).
A döntéshozók 45 százaléka környezetvédelmi szempontból is újragondolná a bejövő számlák kérdését, minden harmadik cégvezető (33 százalék) pedig fontosnak tartaná, ha a számlák kezelését 2-3 éves távlatban külső szolgáltatóra bízhatná.
