A folyamatos IT-innováció eredményeképpen felgyorsult a vállalatoknál a digitális üzletmenetre való áttérés üteme, amelynek legfontosabb előmozdítói a vállalatirányítási rendszerek operatív és menedzsmentfeladatokat ellátó komponensei. Egyre inkább függ az üzleti eredményesség attól, hogy miképpen tudjuk kezelni a különféle ERP-platformokat és felhős szolgáltatásokat.
Az IDG Research nemrégiben informatikai és üzleti vezetőket kérdezett meg arról, hogyan érinti őket az ERP-terület növekvő komplexitása. A kutatás fő megállapítása, hogy a platformok és szolgáltatásnyújtási módok egyre növekvő száma miatt a szervezeteknek az integrációs és bevezető partnerek szakértelmére van szükségük. A válaszadók többsége abban reménykedik, hogy a jövőben csökken az ERP-terület komplexitása, ezt a célt azonban meglehetősen nehéz lesz elérni. Súlyosbítja a helyzetet, hogy a válaszadók közel fele úgy nyilatkozott: szervezetének nincs átfogó erőforrás-gazdálkodási stratégiája. Mintegy háromnegyedük szerint pedig saját szervezetük ERP-infrastruktúrájának ugyancsak nőtt a komplexitása az elmúlt két évben, amihez főként az járult hozzá, hogy a kategória önmagában is organikus növekedésen ment keresztül. Míg a 90-es években a vállalatirányítási megoldások főként könyveléssel, pénzügyi tervezéssel, leltárkezeléssel, értékesítési menedzsmenttel és más háttérirodai tevékenységekkel foglalkoztak, addig mára a portfóliójuk olyan területekkel bővült, mint az ügyfélkapcsolat-kezelés (CRM), az e-kereskedelem vagy a humántőke-gazdálkodás (HCM). Ennek megfelelően kutatási jelentésében az IDG Research az ERP-t olyan - általában integrált alkalmazásokból álló - üzletmenedzsment-szoftverként definiálja, amely automatizál és támogat egy sor adminisztratív és operatív üzleti tevékenységet.
Több platform, felhőalapú szolgáltatások
E definíció alapján a felmérésben résztvevők közel egyharmada (32 százaléka) arról számolt be, hogy vállalata növelte az ERP-platformok és csomagok számát az elmúlt két évben, 18 százalékuk pedig így szándékozik tenni az elkövetkező két évben. A funkcionalitás kiterjesztése többféle módon valósulhat meg: például új alkalmazásmodulok telepítésével a meglévő vállalatirányítási platformon belül, valamint új platformok és felhőalapú szolgáltatások bevezetésével. Sok vállalkozás választja azt az utat, hogy az ERP-funkciók zömét egy fő ERP-platformon valósítja meg, míg a további vállalatirányítási területeket más gyártók megoldásaira bízza. Ezt támasztja alá az IDG Research felmérése is, amely szerint csupán öt alkalmazást vagy modult tartalmaz a fő vállalatirányítási platform a válaszadók szervezetének több mint 50 százalékánál. A másodlagos platformok használata nagy valószínűséggel egyhamar nem megy ki a divatból, ugyanis a válaszadók többsége úgy nyilatkozott, hogy az elkövetkező évben telepíteni fog ERP-alkalmazásokat ilyen platformra. Másodlagos platformokon jellegzetesen olyan alkalmazásokat találunk, amelyek korábban is kimaradtak a vállalatirányítási rendszerek fő vonulatából.
Ugyanakkor a platformoknak ez a változatossága nem feltétlenül okoz hátrányt, mivel lehetővé teszi, hogy a felhasználók kategóriájukban a legjobb megoldásokat válasszák az egyes funkciók megvalósításához. Ez az előny azonban gyorsan szertefoszlik, ha a különféle elemek nem illeszkednek jól egymáshoz.
Nem csupán az ERP tevékenységi körének bővülése és a többféle platform együttes alkalmazása okozza az ERP komplexitását, hanem a felhőalapú szolgáltatások egyre növekvő mértékű használata is. A felhőbe vitt vállalatirányítási rendszerek előnyei között megtalálható az alacsonyabb üzemeltetési költség, a gyorsabb telepítés, valamint a széles határok közötti méretezhetőség. Mivel azonban ezen megoldások üzletileg kritikus feladatokat látnak el, nem meglepő, hogy a megkérdezett szervezeteknek csupán a 13 százaléka hosztolja azokat házon kívülről olyan partnerek közreműködésével, amelyek a szervezetek által vásárolt szoftvereket a szervezetek saját, de házon kívül tartott szerverein vagy bérelt, felhőalapú infrastruktúrán futtatják. További 12 százalék futtatja ERP-megoldásait biztonságos helyen, a vállalat területén belül működő dedikált privát felhőben, és jelenleg csupán 6 százalék meri rábízni erőforrás-gazdálkodási rendszerét valamelyik nyilvános felhőszolgáltatásra.
Ezen a téren nem várhatók jelentős változások a közeljövőben, ugyanis a felmérés válaszadóinak 52 százaléka azt nyilatkozta, hogy két év múlva is a vállalaton belül futó szoftvert használ majd az ERP-feladatok ellátására. Tovább bonyolítja a helyzetet, hogy a felhős szolgáltatásokra való előfizetés gyakran az IT-részleg tudta nélkül történik a vállalatoknál. Az árnyék-IT-nek nevezett jelenséget az váltja ki, hogy az üzleti döntéshozók nem tudnak egy-két évet várni egyik-másik funkció helyben történő megvalósítására, és inkább a felhős piactereken megvásárolható, gyorsan telepíthető megoldások közül választanak.
A rendkívül összetett és változó ERP-környezet láttán meglehetősen érthetetlennek tűnik, hogy csupán a válaszadók 45 százalékának vállalata dolgozott ki stratégiát az ERP-bevezetésekre. A vállalati ERP-stratégiák hiánya tükrözheti persze az üzleti és informatikai vezetőknek az erőforrás-menedzsment jövőjével kapcsolatos optimizmusát is: bár a megkérdezettek 32 százaléka állította, hogy szervezeténél nőtt az ERP-platformok és alkalmazások száma az elmúlt két évben, csupán 18 százalékuk vár további bővülést a következő két évben. Valamivel több mint a felük szerint nem lesz változás, 29 százalékuk pedig egyenesen az erőforrás-gazdálkodási megoldások számának csökkenését, vagyis az ERP komplexitásának csökkenését prognosztizálja vállalatánál.
Integráció a hatékonyabb döntéshozatalért
Az ERP-val kapcsolatos problémák listáját a kiadások miatti aggodalom vezeti, majd szorosan ez után következnek az alkalmazásintegráció (49 százalék) és az üzleti folyamatok integrációjának (46 százalék) nehézségei. Sokkal kevesebb integrációs problémával szembesülnek azok a szervezetek, amelyek egyetlen gyártótól származó, átfogó ERP-platformot vezetnek be. De nekik is hozzá kell illeszteniük a vállalatirányítási megoldást speciális üzleti igényeikhez és folyamataikhoz, valamint a többi informatikai rendszerhez és adatbázishoz. A többféle fejlesztőtől vásárolt ERP-platformokat és -szolgáltatásokat használó vállalatoknál az integráció valóságos rémálommá válhat. Ahhoz, hogy a megoldást használó üzleti folyamatok optimális szinten funkcionáljanak, az összes modulnak hatékonyan és zökkenőmentesen együtt kell működnie. További problémát okozhat az ERP-megoldásoknál a változásmenedzsment minősége, valamint a biztonsági és megfelelőségi követelmények kielégítése. Ha ezeket a nehézségeket sikeresen leküzdötték, az ERP egy sor haszonnal kecsegtet, amelyek közül a válaszadók a költségek csökkenését (52 százalék), a lehető legjobb funkcionalitást (52 százalék), valamint az ügyfélgondozás minőségének javulását (41 százalék) jelölték meg a három legfontosabbnak.
Mindezen üzleti hasznok mellett az elérni kívánt operatív célok széles skálája ösztönzi a vállalatokat az erőforrás-gazdálkodási megoldásokba történő invesztícióra, állapította meg a felmérés. A válaszadók által leginkább megvalósítani kívánt cél a jelentéskészítés hatékonyabbá tétele volt, amelyet 57 százalékuk jelölt meg a kérdőíven. A hézagmentesen integrált, közös adatbázisokat használó modulok révén a szervezetek egyszerűen készíthetnek jól használható pénzügyi és operatív jelentéseket. Ezzel szemben a széttagolt rendszerekben, amelyeknél több és sokszor egyáltalán nem megbízható adatforrásból kell összegereblyézni az információkat, a jelentéskészítés komoly nehézségekbe ütközik. A második helyre a döntéshozatal hatékonyságának növelését helyezték a felmérésben résztvevők (49 százalék).
Mindazonáltal egy integrált, mindenre kiterjedő ERP-környezet nem csupán a döntéshozatal és a jelentéskészítés minőségét javítja, hanem lehetővé teszi az alkalmazó szervezetek számára egy sor üzleti folyamat optimalizálását, automatizálását és továbbfejlesztését. Egy integrált folyamatplatform kialakítását, valamint az üzleti folyamatok sebességének és agilitásának növelését ugyancsak fontos elérendő célként jelölték meg (40 százalék) az ERP-invesztícióra ösztönző tényezők listáján az IDG Research kutatásának válaszadói.
