A lassú ügyvitel öli meg a cégeket? című, október 13-ai cikkünkben olyan kérdésekre kerestük a választ, hogy miért lehet értelme egy kis- és középvállalat számára egy integrált vállalatirányítási rendszer bevezetésének, az előnyök mellett milyen kockázatokkal kell számolni, és mik a hazai illetve a nemzetközi rendszerek előnyei. Most egy lépéssel tovább megyünk, azt feltételezve, hogy a vezetésben már megszületett a döntés az informatikai fejlesztésről, és eljutottak a kiválasztás fázisába. Az alábbiakban felsorolunk néhány olyan kiemelten fontos szempontot, amelyre érdemes odafigyelni, az első kapcsolatfelvételtől a szerződéskötésig.
Az előkészítés
Számtalan statisztika van arra vonatkozóan, hogy az üzleti szoftverek bevezetésének hány százaléka sikeres, illetve éri el a döntéshozó által elvárt célt. Ez az arány mindig valahol 50% körül mozog. Meggyőződésem, hogy ahhoz, hogy a sikeres 50%-ba kerüljünk az egyik legfontosabb, hogy már a legelején a helyes útra lépjünk, ehhez pedig a körültekintő előkészítés elengedhetetlen. A „kellene már valamilyen rendszer" vagy „le kellene cserélni a szoftverünket, mert a kollégák egyre többet szidják" alapmotivációnak akár jó is lehet, de ennél több kell.
Fel kell mérnünk az aktuális helyzetet, olyan kérdésekkel, mint:
- Milyen informatikai megoldások milyen üzleti folyamatokat támogatnak jelenleg?
- Mely terület nem működik elég hatékonyan? Ez a szoftverhez vagy a folyamathoz köthető?
- Szükség van egy új rendszer bevezetése mellett a folyamatok átszervezésére is?
- Mindent le akarunk-e cserélni vagy van olyan terület, ami olyan speciális, és kielégítően működő, hogy inkább integrálnánk az új rendszerbe?
Számtalan ilyen, és ehhez kapcsolódó kérdés merülhet fel. A lényeg, hogy minél több a kérdés (és persze a válasz), annál pontosabban be tudjuk határolni, mire is van szükségünk. Fontos, hogy a tervezett projektnek már ebben a szakaszban legyen egy felelőse, vagy házon belül, vagy ha erre nincs kapacitás vagy szakértelem, akkor külső tanácsadóként.
A kiválasztás
Azért is fontos az előkészítési fázis során felmérni a saját igényeinket, hogy a piacon található számtalan szállító közül ez alapján rögtön szűkíteni tudjuk a kört. Nincsenek mindentudó rendszerek, és mindegyik rendszernek van valamilyen specialitása funkció vagy iparág szempontjából. Egyre több szoftvercég teszi fel a referenciáit a honlapjára, érdemes olyanokat keresni, amelyik dolgozott már hasonló szervezetnek, mint a mienk, hisz akkor a folyamatok már részben ismertek lehetnek. Örök kérdés, hogy kisebb vagy nagyobb szállítót válasszunk. A kisebb szoftverszállítók vitathatatlan előnye a nagyobb rugalmasság, vagyis az egyedi igényeink kielégítését gyorsabban és olcsóbban végzik, ugyanakkor a stabilitásuk gyengébb, vagyis fennáll annak a kockázata, hogy egy-két éven belül karbantartás nélkül marad a rendszerünk. A nagyobb szoftvercégeknél ez éppen az ellenkezője.
Tapasztalatom szerint három szoftverszállítónál többet értelmetlen kiválasztani arra, hogy meghívjuk őket bemutatót tartani, ha az előkészítés elég alapos volt. Fontos, hogy a rendszerek megismerésébe vonjuk be minden érintett terület vezetőjét, hogy a későbbi ellenállásukat a változásra már ezzel letörjük. Választásunkat nyilvánvalóan a személyes benyomások és az ár-érték arány dönti majd el, de ügyeljünk arra, hogy ne csak mi kérdezzünk, de biztosítsuk a pályázók számára is, hogy minél jobban megismerjék az igényeinket, hogy pontosan tudják, mire is kell ajánlatot adni.
A szerződéskötés
Egy komplex vállalatirányítási rendszer még a kisebb szervezeteknél is testreszabást igényel, emiatt sokkal inkább tekinthető szolgáltatásnak, mint egy sztenderd terméknek. Tulajdonképpen egy ígéretet veszünk, hogy a bemutatókon pár óra alatt megismert rendszer valóban képes lesz megfelelni egyedi elvárásainknak. Az emberi természet pedig olyan, hogy amikor el akar adni valamit, akkor könnyen tesz olyan ígéreteket, amelynek teljesíthetősége még számára is kérdéses. Ezért fontos, hogy a szerződésben az ésszerűség határáig minden részlet pontosan benne legyen.
Ne vegyünk semmit természetesnek, tanuljunk azok hibájából, akiknek a szájából már elhangzott „én azt hittem, ezt tudja a rendszer". El kell fogadjuk, hogy mindentudó rendszer nincs, és az esetek 90%-ban szükség van testreszabásra, egyedi fejlesztésre. Vannak olyan szállítók, akik állítják, hogy a sztenderd termékük gyorsan és olcsón bevezethető, az ilyen ajánlatoknál óvatosnak kell lenni, hogy milyen „nem várt" költség merülhet fel. Még egy trükk - amellyel helyzetüknél fogva a multinacionális cégek és partnereik élnek előszeretettel - a sztenderd szerződés, amelyen nem lehet változtatni, mert ahhoz a túlmisztifikált, távoli központ engedélye kellene.
Ha további kérdése lenne a témában, írjon a szerkesztőségünknek!
