A Gartner adatai szerint (Forecast Analysis: Enterprise Application Software, Worldwide, 2009–2014) a vállalati tartalomkezelés (ECM) az utóbbi pár évben az IT egyik legdinamikusabb területének bizonyult, amely két számjegyű növekedésével felülmúlta a hagyományos üzleti alkalmazások piacán mért bővülés ütemét. A hajtóerőt részben az adja, hogy a vállalatoknak felül kell kerekedniük az üzleti tartalom növekvő mennyiségével eluralkodó káoszon, másrészt javítaniuk kell a folyamatok, a munkavégzés, a tudásmegosztás hatékonyságát, méghozzá a kapcsolódó költségek csökkentésével párhuzamosan.Az EMC előkelő helyet foglal el az IT-vezetők feladatlistáján, számos vállalat mégis azt tapasztalja, hogy az eszményi állapotot – a dokumentumokat, iratokat, képeket, leveleket, üzeneteket, webes és más tartalmakat vállalati szinten egységesen kezelő rendszer kialakítását – nem könnyű elérni. Egy ilyen központi információforrás kialakításához azonban többféle stratégia is elvezethet: a fejlesztések például irányulhatnak a dokumentumtárak összekapcsolására, az alkalmazások integrálására és keresőportál bevezetésére, de megoldást adhatnak az iparági igényeket kiszolgáló kiegészítő modulok, nyílt forráskódú vagy szolgáltatásként használt elemek is.
Káosz kontra hatékonyság
A jelenlegi gazdasági környezetben aligha meglepő, hogy a vállalatok a tartalomkezelésen keresztül elsősorban a munkavégzés hatékonyságát szeretnék javítani. A nagyobb hatékonyság a dokumentum-központú folyamatok bevezetéséből és optimalizálásából éppúgy származhat, mint a jobb információáramlásból, a tudásmegosztásból.
Amíg az AIIM korábbi, hasonló felmérései szerint a 2008-at megelőző években az ECM-projektek elsősorban a törvényi megfelelés biztosítására irányultak, addig mára az együttműködés javítása vált a legfőbb céllá. Változatlanul érvényes azonban, hogy minél nagyobb egy vállalat, a törvényi megfelelés annál fontosabb üzleti elvárás marad, akár a költségcsökkentés vagy a hatékonyságnövelés rovására is. Akár a törvényi megfelelést biztosítaná, akár az együttműködést és a hatékonyságot javítaná, a vállalatnak felül kell kerekednie a tartalom káoszán. Az AIIM utóbbi években készült felmérései szerint a vállalatok 40 százaléka nem bízik az elektronikusan tárolt információk pontosságában és megfelelő elérhetőségében. Lényeges eltérés mutatkozik azonban az ECM-rendszert használó és ilyennel még nem rendelkező vállalatok között – előbbiek körében a bizalmatlanok aránya 20 százalékra csökkent, míg utóbbiak között eléri a 62 százalékot. (ECM – vállalati tartalomkezelés, divatosabb nevén Enterprise Content Management – a szerk.)
A különböző tartalomtípusok megbízhatóságának megítélésében is eltérés mutatkozik. A mostani felmérés szerint a vállalatok 56 százaléka csak kismértékben vagy egyáltalán nem bízik abban, hogy a levelekben dokumentált információk megfelelő módon megőrizhetők és visszakereshetők maradnak. Az ECM-rendszert használó vállalatok esetében ez az arány alacsonyabb, mint a másik táborban – 32 százalék a 66 százalékhoz képest –, de még mindig magasnak számít, ami arra utal, hogy az e-mailek kezelése továbbra is kihívást jelent.
Az Office dokumentumokat – és meglepő módon a faxokat – a vállalatok 25 százaléka tartja kaotikus tartalomnak. A külvilágnak szóló blogokat készítő vállalatok 45 százaléka a bejegyzések felügyeletének teljes hiányáról nyilatkozott. A levelezés megkerülésére mind gyakrabban használt azonnali üzeneteket a válaszadók 50 százaléka nevezte kaotikusnak, ami aggasztóan magas arány.
A felmérés szerint a vállalatok 12 százaléka külön rendszerben, 6 százaléka ECM-rendszerben archiválja a leveleket, 27 százalékuk azonban egyáltalán nem szabályozza megőrzésük időtartamát. Azok a vállalatok, amelyek ezt már megtették, eltérő gyakorlatot alkalmaznak: 51 százalékuk a levél tartalma alapján dönti el, hogy azt mennyi ideig őrzi meg, 23 százalékuk néhány hónap múltán minden levelet töröl, 26 százalékuk pedig korlátlan ideig tárolja az e-maileket.
A válaszadók továbbra is a papíralapú dokumentumokat tartják a legkevésbé kaotikusnak, és a beszkennelt dokumentumok megítélése is hasonlóan jó. Ez arra enged következtetni, hogy a hagyományos archiváló rendszereket a vállalatok általában helyesen implementálták, és azokat jól menedzselik.
Nagy ECM és más stratégiák
Az új tartalomtípusok – például blog és mikroblog bejegyzések, közösségi hálók és videók – megjelenéséből adódik, hogy egy vállalati szintű ECM-rendszer bevezetése egyre kevésbé tekinthető befejezettnek. Ennek ellenére az AIIM idei felmérésében a válaszadók 16 százaléka mondta azt, hogy elérte ezt az eszményi állapotot, és ez jelentős növekedés a 2010-ben regisztrált 12 százalékhoz képest. A kisebb vállalatok 21 százaléka nyilatkozott úgy, hogy erre irányuló projektjei még nem zárultak le, míg a legnagyobb vállalatok 10 százaléka mondta ugyanezt.
A vállalatok elsősorban az üzleti tartalom kaotikusságának megszüntetése érdekében fogtak ECM-rendszer implementálásába, de számos válaszadót a konszolidáció igénye vezérelt. A felmérés rávilágított, hogy a vállalatok 40 százalékánál három vagy több, egymástól elkülönült dokumentum-, irat- vagy tartalomkezelő rendszer működik. Ez az arány a legnagyobb vállalatok körében eléri a 72 százalékot – negyedük öt vagy ennél is több DM-, RM- vagy ECM-rendszert használ. A szigetrendszerek kiváltása egy vállalati szintű, hatékonyabb és fejlettebb ECM-megoldással fontos üzleti elvárássá vált.
A kitűzött célok elérése érdekében a válaszadók 12 százaléka most vezet be első ízben ECM-rendszert, míg 20 százalékuk már meglévő tartalomkezelő rendszereit váltja ki egy új ECM-megoldással. A vállalatok 16 százaléka már meglévő ECM-megoldásában konszolidálja párhuzamosan működő szigetrendszereit. Ennek alapján a felmérésben részt vevő szervezetek 48 százaléka vállalati szintű ECM implementálásán dolgozik. A válaszadók 25 százaléka tervezi, hogy továbbra is megtartja üzletági szinten kialakított, illetve helyi tartalomkezelő rendszereit, 4 százalékuk pedig SaaS szolgáltatás vagy felhőalapú megoldás bevezetését fontolgatja. Az üzleti tartalom kezelésére vonatkozó stratégiával nem rendelkező vállalatok aránya 14 százalék.
Számos hagyományos ECM-csomag funkcionalitása néhány iparág – mindenekelőtt a törvényekkel szabályozott pénzügyi, egészségügyi és kormányzati szektor – speciális igényeinek kiszolgálására alakult ki az évek során. A szállítók némelyike egy-egy vertikum igényeire szabja tartalomkezelő rendszerét, mások üzleti alkalmazásaikba építenek ECM-funkciókat. A hozzájuk képest később piacra lépő vagy más technológiai alapokra építő piaci szereplők horizontális funkciókat kínáló megoldásokkal jelentek meg, és a speciális igényeket kiszolgáló, kiegészítő modulok fejlesztését ösztönzik partneri közösségükben.
A különlegesség ára
Az AIIM felmérésből kiderül, hogy a vállalatok által specifikusnak tartott igények gyakran más iparágakban is jellemzők. Az iratok hosszú távú megőrzését és a papíralapú dokumentumok menedzselését segítő funkciókat például a válaszadók 65 százaléka keresi az ECM-megoldásokban. A papíralapú dokumentumok nagy mennyiségű digitalizálásához, a törvényi megfelelés biztosításához és az ügykezeléshez szükséges funkciók a vállalatok 40 százaléka számára fontosak. A jóváhagyási folyamat támogatását, a gazdag médiatartalom (például videó) és a nagyméretű rajzok kezelését 30 százalékuk igényli. A fejlett BPM és nyomtatásmenedzsment funkciókat a válaszadók 20 százaléka mondta fontosnak.
A válaszadók 18 százaléka iparág-specifikus ECM-megoldást választott, 37 százalékuk pedig annak alapján értékelte ki a horizontális megoldásokat, hogy speciális – vagy annak tartott – igényeit milyen mértékben képes kiszolgálni. Ezzel együtt a vállalatok 57 százaléka mondta azt, hogy a bevezetés során további testre szabást kért, 27 százalékuk pedig kiegészítő modulokat vásárolt.
Az ECM-megoldásokra is igaz azonban, hogy a messzemenő testre szabás bedrótozza a folyamatokat a rendszerbe, és ezzel megnehezíti a későbbi változtatásokat. A felmérésben részt vevő vállalatok 11 százaléka elismerte, hogy tapasztalja az ebből eredő hátrányokat. További 17 százalékuk csak újbóli testre szabás árán tudta kezelni a változásokat, és csupán 14 százalékuk nyilatkozott úgy, hogy ECM-rendszere azokhoz jól alkalmazkodik. Összességében a vállalatok 58 százaléka kényszerült már kompromisszumra a tartalomkezelés terén iparágspecifikus elvárásai miatt.
Az is tanulságos lehet, hogy a válaszadók 22 százaléka biztos abban – további 38 százalékuk pedig valószínűnek tartja –, hogy különleges igényei miatt nem tud majd külső szolgáltató által hostolt vagy felhőalapú tartalomkezelő megoldást használni. Ilyen szolgáltatásokat jelenleg a vállalatok 4 százaléka használ, de az AIIM szerint ez az arány egy éven belül megduplázódhat.
Folyamatosan nő a nyílt forráskódú ECM-megoldások elfogadottsága: eddig a vállalatok 6 százaléka vezetett be ilyet. A kisebb vállalatok körében az arány 8 százalék, és további 13 százalékuk tervezi open source megoldás implementálását. Az ötezer főnél több alkalmazottat foglalkoztató vállalatok 53, a náluk kisebb szervezetek 29 százaléka használ közösségi funkciókat az együttműködés támogatására. Ezek 20 százaléka nyílt forráskódú vagy házon belüli fejlesztés, további 15 százaléka a weben elérhető, ingyenes szolgáltatás. Éppen ezért aggodalomra ad okot, hogy az AIIM felmérése szerint a vállalatok 32 százaléka nem szabályozza a közösségi funkciók használatát.
Tanácsok tartalomkezeléshez
ECM-beruházása megtérülésének számítását alapozza a költségcsökkentésre és a folyamathatékonyság javulására. A törvényi megfelelés fontos előny, de a hozadéka kevésbé kézzelfogható a jelenlegi gazdasági helyzetben.
- Mérje fel, hogy vállalata milyen tartalomtípusokat használ, és azokat milyen mértékben menedzseli, vagy ha ezt nem teszi, mekkora káosz uralkodik ezen a területen; mekkora időveszteséggel jár a tartalom ismételt előállítása, és milyen kockázatot hordozna a tartalom megosztása.
- Szenteljen külön figyelmet a leveleknek és az azonnali üzeneteknek, vegye fontolóra az ilyen tartalmak automatikus osztályozásának és archiválásának lehetőségét.
- Kezdeményezzen párbeszédet az iratkezelésért felelős és az üzletágakat vezető menedzserek, valamint az IT-szervezet bevonásával. Vegye számba a meglévő rendszereket, és határozza meg, hogy a vállalati portál milyen szerephez jut a tartalomkezelésben.
- Határozza meg, hogy melyek a vállalat valóban iparág-specifikus igényei, de ahol csak lehet, horizontális megoldással fedje le őket. A túlzott testre szabás – a támogatással együtt – utóbb költségesnek bizonyulhat, és a változások követését, az ECM-rendszer továbbfejlesztését is megnehezíti.
- Álljon hozzá nyitottan a nyílt forráskódú vagy szolgáltatásként használt, SaaS, illetve felhőalapú megoldásokhoz, mérlegelje a kezdeti és a hosszú távú költségeket, a bevezetés időigényét. Küzdjön az előítéletek ellen, de ne hagyja figyelmen kívül a biztonsággal és a rendelkezésre állással kapcsolatos aggodalmakat.
- Ne becsülje alá egy vállalati szintű ECM-megoldás kialakításának nehézségeit, kérje külső tanácsadók segítségét, hogy elkerülje a projekt elhúzódását és a felesleges stresszt.
- Ha vállalata még nem használja a közösségi technológiákat, indítson pilot projektet. Ha már van ilyen programjuk, szabályozza a használatot az alkalmazottak számára is elfogadható módon, és a szabályokat tartassa be.
