Nem meglepő, hogy a cégvezetők és a pénzügyi igazgatók fejében időről időre megfogalmazódik a kommunikációs költségek csökkentésének gondolata. Bár a nadrágszíjat mindig lehet szorosabbra húzni, az ésszerű, a vállalat működését nem hátráltató, sokkal inkább támogató megoldás felkutatása körültekintést és szakértelmet igényel. A siker elérése érdekében célszerű a szolgáltatói szerződéseket átvilágítani, valamint a felhasználói szokásokat elemezni, esetleg módosítani.
Mobil és vezetékes: külön kezelendő
Manapság a nagyvállalatoknál, valamint a közepes méretű cégek felső sávjában már-már alapelv, hogy érdemes a mobil és a vezetékes területet külön kezelni. Ez utóbbinál – költségszempontból – a hang már nem kulcskérdés, a hangsúly az adatszolgáltatásokon van.
A mobilpiacon a kétéves szerződések a legelterjedtebbek, ennél rövidebb időtartamban nem célszerű gondolkozni. A vállalatok emellett jellemzően kedvezményes árú készülékeket is vásárolnak a szolgáltatótól.
„Mivel a készülékekre vonatkozó hűségidő általában két év, ezért azt javasoljuk a cégeknek, hogy a szolgáltatói szerződést 25-26 hónapra kössék. Ha az első hónapban megveszik a készülékeket, akkor azok még a szerződés lejárta előtt felszabadulnak” – mutat rá Bedő Erik, a SciamuS vezető tanácsadója.
A vezetékes adatszolgáltatásoknál többnyire három évre kötik a szerződéseket, amelyekbe érdemes belefoglalni a hangszolgáltatást is. A hosszabb időtartam oka, hogy a nagy adathálózatoknál sokkal komplexebb és nehezebb, következésképpen drágább az átállás, mint egy mobilszolgáltató-váltás.
Egy év felkészülés
Amikor egy nagyobb cég megköti a kétéves mobilszolgáltatói szerződést, szinte rögtön érdemes elkezdenie azon gondolkozni, hogy miként írja majd ki a következő tendert. Természetesen nincs minden veszve, ha csak a kiírás előtt 3-4 hónappal indul meg az érdemi felkészülés, ám a sietség könnyen hibákhoz vezethet. Általánosságban az a tapasztalat, hogy egy év mindenképpen szükséges az átgondolt tendereztetéshez.
Az is elképzelhető, hogy egy sikeres pályáztatást követően a szerződés lejárta után a cég nem kíván újabb tendert kiírni, hanem csupán újratárgyalja a szerződést meglévő mobilszolgáltatójával. A versenyeztetés vagy újratárgyalás mellett szóló stratégiai döntés sok mindenen múlhat, így például azon, hogy a cég mennyire elégedett a meglévő szolgáltatójával, mennyire vár a következő kör után jobb árakat, vagy mennyire akarja kipróbálni a piacot.
„Lévén, hogy még a nagy cégek is csak 2-3 évente versenyeztetik meg a kommunikációs szolgáltatókat, nem várható el beszerzőiktől és IT-szakembereiktől, hogy behatóan ismerjék a piacot. Egy olyan piacot, amely nem tartozik a fő profiljukba. A szolgáltatók azonban jellemzően kiválóan ismerik a távközlési piacot. Ezt az aránytalanságot nem érdemes vitatni, sokkal inkább fel kell rá készülni” – hangsúlyozza a szakember.
A mobiladatban van a legtöbb tartalék
Ha megvan a stratégia, következhet az adatgyűjtés a vállalat mobilhasználati szokásairól: a használt termékekről, a fő hívásirányokról, a hang- és adatroamingról, az sms-forgalomról stb. Egy nagyvállalatnál – a hatalmas adatmennyiségre és a bonyolult, összetett adatstruktúrára való tekintettel – értelmetlen és lehetetlen ezt a munkát manuálisan elvégezni, de még elektronikusan sem nevezhető pofonegyszerűnek a feladat. „Itt sem szabad megfeledkezni arról, hogy a cég lehetőségei messze elmaradnak a szolgáltató lehetőségeitől. Az ügyfél tehát megint csak hátrányba kerülhet a szolgáltatóval szemben, hiszen a cég által kinyert adatok csupán egy töredékét képezik annak, amihez a szolgáltató hozzájut” – fogalmaz Bedő Erik.
A használati szokások ismeretének birtokában kell kiválasztani a megfelelő termékeket, szolgáltatáscsomagokat, illetve a cég számára legkedvezőbb árakat. A feladat ismét meglehetősen bonyolult, hiszen jellemzően több száz termék közül kell választani, továbbá azokból a megfelelő kombinációkat kialakítani. A manuális út tehát itt sem járható.
A szakértő szerint a legnagyobb hiba, amibe egy ügyfél eshet, ha egyszerűen az alacsonyabb percdíjat választja. Elképzelhető akár olyan átalánydíjas szerződés is, ahol 0 forint a percdíj, mégis rosszul jár az ügyfél.
„Nem hagyható figyelmen kívül, hogy a távközlési adó és egyéb tényezők miatt a szolgáltatók leálltak az árcsökkentéssel, sőt elkezdték emelni áraikat. Ebben a helyzetben nagy csodákra nem lehet számítani. A cégek a mobiladat-szolgáltatásnál tudják a legnagyobb költségcsökkentést elérni, mégpedig úgy, hogy olyan csomagokat választanak, amelyek a legjobban igazodnak felhasználói szokásaikhoz. A helyes csomagválasztással mind a belföldi mobiladat-kommunikáció, mind a roaming költsége optimalizálható. Tovább növelhető a megtakarítás mértéke, ha a vállalat változtat esetleges pazarló mobilhasználati szokásain.
A tendereztetéssel párhuzamosan tehát indokolt lehet a cég kommunikációs szokásainak átalakítása. Tapasztalatunk szerint nominális árcsökkenés nélkül a fenti praktikákkal akár 50 százalék megtakarítás is elérhető a mobiladat területén, általánosságban azonban ennél csak kisebb mértékű (százalékosan kétszámjegyű, vagy esetleg egyszámjegyű) lehet a kommunikációs költségek várható csökkenése” – emeli ki Bedő Erik.
Ha pályázat, legyen többfordulós
Ha a vállalat a tendereztetés mellett dönt, érdemes minél több és pontosabb információt megadnia aktuális és várható mobilhasználati szokásairól. Rossz politika a titkolózás, hiszen a szolgáltatók annál kedvezőbb ajánlatot adhatnak, minél több adat van a birtokukban. Emellett a cégnek is vállalnia kell valamit, hogy jó árakat kapjon. Ez a távközlési piacon jellemzően a szolgáltatóhoz való hűség, legalább 2 évig, illetve ez idő alatt meghatározott számú előfizetés fenntartása.
Ha a vállalat nem kíván új pályázatot kiírni, hanem a meglévő szerződést akarja újratárgyalni, akkor sem célszerű a pályáztatás lehetőségét eleve kizárni. Ezért is érdemes a folyamatot időben elindítani, hiszen egy-két hónap alatt már nincs idő a tenderre (és ezt a szolgáltató is tudja).
A szakértő szerint a pályáztatás mindenképpen legyen többfordulós. Helyzete válogatja, hogy aukcióval vagy egyedi tárgyalásokkal célszerű lezárni a folyamatot. A SciamuS tapasztalata szerint aukció esetén akkor jár jól a cég, ha megfelelő felhasználási és matematikai modelleket állít fel kommunikációs szokásaira. Olyan komplex modelleket, amelyek a legjobban hasonlítanak a szolgáltatók modelljeire. A cél az, hogy e modellek végeredménye egyetlen szám legyen: a várható költség.
A pályáztatást a mobilszolgáltatások esetében legfeljebb 2-3 hónap alatt be kell fejezni, mégpedig úgy, hogy az új szerződésen legkésőbb a meglévő szerződés lejárta előtt 4 hónappal rajta legyenek az aláírások. (A vezetékes adatnál ennél valamivel nagyobb ráhagyással kell számolni.) A szerződés megkötése után 2-3 hónapot (a vezetékes adatnál 3-4 hónapot) kell hagyni az átállásra, illetve az új feltételek teljesítésére.
Ezután következik az utómunka, vagyis annak ellenőrzése, hogy valóban azt nyújtja-e a szolgáltató, amiben a felek megállapodtak. A tapasztalatok azt mutatják, hogy nagyon gyakori a tévedés, a számlázási rendszer nem minden ponton követi a szerződésben rögzített feltételeket. Rendkívül bonyolult rendszerekről, egyedi beállításokról van szó, így nem meglepő a hiba (ez külföldön is így van). Volt idő, amikor 30-40-50 százalékos volt a hibaarány, ma ennél valamivel alacsonyabb.
Szinkronba hozni a mobilt és a vezetékest
A nagy vezetékes hálózatoknál fontos a meglévő technológia felmérése, a szóba jöhető új technológiák számbavétele, valamint a mobiladat-szolgáltatás esetleges helyettesítő szerepének megfontolása. Ha felmerül a lehetősége, hogy a mobil kiváltja a vezetékest, akkor sem tanácsos a két szolgáltatásra közös pályázatot kiírni, viszont ajánlott a két tendert párhuzamosan lebonyolítani. Ez az eltérő lejáratú szerződések miatt esetenként problémát okoz, mégis célszerű a szinkronizáció. Megoldást jelenthet, ha a mobilnál 2 évesek, a vezetékes adatnál 4 évesek, vagy esetleg mindkét szolgáltatásnál 3-3 évesek a szerződések. A döntést minden esetben az ügyfél sajátos felhasználói szokásai határozzák meg.
Tender 200000 fölött
A kis- és középvállalatoknál gyakorlatilag nem beszélhetünk vezetékes adatszolgáltatásról, hiszen ezen cégek jellemzően egytelephelyesek, így adatkommunikációjukat az interneten bonyolítják le. A szerződések javasolt időtartama két év.
Célszerű a meglévő szerződés lejárta előtt 6 hónappal elindítani a folyamatot a mobilszolgáltatók pályáztatása esetén. Mivel e körben a szolgáltatók nincsenek hozzászokva a tendereztetéshez, körültekintően kell megválasztani a meghívandók körét, illetve a pályázati feltételeket. Általánosságban nettó 200 ezer forint havi költés alatt nem érdemes tendert kiírni.
