A Microsoft webalkalmazás platformja népszerű, sokak által használt termék, milliós nagyságrendben fut a vállalatoknál (elég csak rákeresni a Linkedinen a kifejezésre, és közel 200 ezer találatot kapunk). A vállalati csoportmunka támogatására létrehozott szoftvert azonban sokan nem megfelelően, vagy legalábbis nem (eléggé) hatékonyan használják - pusztán abból kifolyólag, hogy nem (jól) mérték fel saját cégük szükségleteit és lehetőségeit.
Idő és energia kell a hatékony működéshez
Gyorsan fussuk át, mit is kap a felhasználó a pénzéért (leszámítva persze azt a helyzetet, amikor az ingyenesen letölthető Foundation kiadás is elegendőnek bizonyul)! Egy olyan keretrendszert, platformot, melynek segítségével a vállalati igényeket kielégítő portálszerű megoldás hozható létre. Némi „bütykölést" követően előállnak a belépést hitelesítő, a jogosultságokat vizsgáló modulok, a menük és a navigáció, az alapsite struktúrája illetve az alapvetően elvárt funkcionalitás (egy része). Sokan azonban megrekednek ezen a szinten, és nem értik, miért nem váltja be a SharePoint a hozzá fűzött reményeket.
Amit ugyanis nem vesznek figyelembe, az a konfiguráció. Noha nem tűnik fontos tényezőnek, még is az: ezzel szabhatja testre az adott vállalat a platformot, igazíthatja hozzá a cégnél kialakult környezethez. Ehhez természetesen fel kell mérni, hogy milyen is ez a környezet, ez a folyamat azonban több lépcsőből áll. Érdemes az információs architektúrával kezdeni, hiszen ennek megfelelő megválasztása hatékony böngészéshez vezet. Így a rendszer használói gyorsan és könnyen megtalálják az őket érdeklő tartalmakat, ami végső soron segít elkerülni a technika rossz adaptálásából eredő felhasználói frusztrációt.
Fel kell állítani egyfajta osztályozást, taxonómiát, ami lehetővé teszi a tartalmak rendszerezését. Minden üzlet eltér a többitől, a vállalati portál tartalmának pedig katalogizáltnak kell lennie, hogy hatékonyan kereshető legyen. Megfelelő kialakításával az ügyfelek, a projektek és a feladatok könnyen hozzárendelhetők a rendszer vonatkozó tartalmához. Ugyanez a szemlélet kell, hogy visszaköszönjön a dokumentumtípusok esetében is. Nincsen olyan vállalat, amely csak egyetlen formátumot használna, ám az ezekben való keresésnek uniformizáltan kell történnie. Ha a pénzügyi igazgató rákeres például a „kiadási jelentések" kifejezésre, akkor vajon minden olyan tartalomra szüksége lesz, amiben az egyes kulcsszavak megtalálhatók, vagy csak azokra, melyek pontosan a begépelt karaktereket tartalmazzák? Könnyen belátható tehát, hogy a dokumentumkezelés rendszerszintű szervezésének elhagyása komoly problémákhoz vezethet.
Szintén lényeges szempont a munkafolyamatok kézben tartása. Itt sem kerülhető el a testreszabás; ha megvizsgálunk száz különböző vállalatot, miként megy végbe náluk egy bizonyos folyamat, akkor közel sem egyetlen eredményt fogunk adni, sőt! Az ördög a részletekben rejlik; még az egymáshoz nagyon hasonló eljárások is különbözőképpen zajlanak le az egyes cégeknél, az adott vállalat paramétereitől függően. A folyamatok értelemszerűen el fognak térni egymástól, hiszen minden cégnél más és más felel például a workflow felügyeletéért, különbözőképpen történik az érvényesítés jóváhagyása és így tovább.
A konfigurálás hozadékai
Ha tehát az alapeszközök az adott cégre testreszabottan érhetők el az alkalmazottak számára, a vállalati portál releváns lesz a felhasználóknak. Nézzük át, milyen előnyökkel jár ez!
Rendszerint az első pont, amikor egy vállalat szembesül azzal, hogy SharePoint(-szerű) megoldásra van szüksége, az az a pillanat, amikor a vezető beosztásban levők rádöbbennek, hogy a céges dokumentumok területén irdatlan nagy káosz uralkodik. Annak érdekében, hogy rendet lehessen vágni ebben a kuszaságban, rendszert kell vinni a dokumentumkezelésbe. Megfelelően konfigurált SharePoint esetében a kívánt tartalmakhoz való hozzáférés könnyen és gyorsan megy végbe, ennek hatékonyságát a program legújabb, 2010-es változata a korábbi kiadásokhoz képest további lehetőségekkel (például metaadatok kezelése, rekord-menedzsment, üzlet kapcsolati szolgáltatások stb.) fokozza.
A SharePoint listák, webes formok vagy a Microsoft InfoPath használatával gyorsan kitölthetővé válnak az űrlapok. Ugyanilyen hatékonysággal válnak előállíthatóvá a jelentések, ami szintén létfontosságú egy vállalat működése szempontjából. Megfelelő beállítások esetén hatékony üzleti intelligencia megoldásként is funkcionálhat a redmondi alkalmazás (igaz, ehhez már szükség van az Enterprise változat bővebb képességeire). Végül, de nem utolsósorban, a beépített, vállalati szintű keresőeszköz olyan rálátást ad a céges adatokra, amely gyakran a dokumentumkezeléssel egyenrangú kritikus tényező a SharePoint bevezetését illetően.
Vállalati stratégiák a továbblépéshez
Miután megtörtént a telepítés és a megfelelő konfigurálás, a SharePoint gyorsan megmutatja erejét, a vállalati munkafolyamatok hatékonyabbá válnak. Az üzleti modelltől, vállalati kultúrától és a felhasználói fogadtatástól függően tovább fokozható ez a hatékonyság, ami a cégeket a Microsoft szoftverének alapszintű használatán túl vezeti.
Vegyük mindjárt a 21. századi informatika két „húzófogalmát", a virtualizációt és a felhőalapú szolgáltatásokat - ezekben a SharePoint jól teljesít. Platform architekturális szempontból a már telepített szerverek mellé igény szerint továbbiak beállítása relatíve könnyen elvégezhető. Sok cég hardveres oldalról is kapcsolatot létesít: virtuális környezetre is kiterjeszti a szervereket, hiszen - a virtualizáció fogalmából adódóan - ez gyorsabb és gazdaságosabb megoldás, mint a „hagyományos" fizikai bővítés.
Vagy itt van a mobilitás. Napjainkban egyre kevésbé helyhez kötöttek az irodai feladatok, a tíz évvel ezelőtti bérelt helyiségekben történő munkavégzést mind gyakrabban váltja le a tetszőleges helyű, távolról való feladat-végrehajtás. A távmunka a táblagépek, okostelefonok és netbookok elterjedésével egyre inkább a hétköznapok részévé válik; az ebben rejlő lehetőségek és az erre épülő alkalmazások megértése és adoptálása szintén jótékony hatással lehet a produktivitásra.
Amint azt már fent említettük, a SharePoint jó szolgálatot tehet az üzleti intelligenciára vonatkozó igények kielégítésében is. A standard jelentéskészítő környezet lehetőségeinek kibővítése hozzájárulhat a döntési folyamatok megalapozottabb előkészítéséhez. Ahelyett, hogy száz egyforma, egyen kaptafára készített jelentést kellene használnia a döntéshozóknak, olyan platform létrehozása sem lehetetlen, mely számos egyedi nézőpontot kínál.
Érdemes lehet a vállalati együttműködést biztosító portált a funkcionalitás figyelembe vételével létrehozni, ahelyett, hogy mindenképpen a „csapatszellem" erőltetése kerülne előtérbe. Nem árt feltenni a kérdést: hogyan működik a vállalat? Nagy, divíziókra osztható csapatok dolgoznak egymás mellett, ahol minden egyes alkalmazott csak egy részlegen, egyetlen fő feladatot ellátva tevékenykedik, vagy sokkal inkább mátrixszerű elrendezést követ a cég struktúrája, ahol a munkavállalók kevésbé elkülönülten, egymás mellett akár több feladaton is dolgoznak? Ha ennek meghatározására már a tervezési fázisban sor kerül, az adott szervezet intranetes struktúrájának implementálásával nagy különbségek érhetők el a használhatóságot, hatékonyságot és adaptációs kedvet illetően.
És ha már szóba került az adaptáció: a felhasználók ellenállásán még a legjobban összerakott rendszer is megbukhat. Igaz, ebben az esetben talán mégsem a legjobban összerakott rendszerről beszélünk. Fontos tehát odafigyelni az alkalmazottak igényeire, elégedettségére, amit akár nagyon egyszerű, kevés befektetést igénylő módon is ki lehet elégetni, növelni lehet. Ilyen például a csoportmunka-rendszer elnevezése: egy találó, frappáns névvel mosolyt lehet csalni az alkalmazottak arcára. Szinte bármi szóba jöhet, kivéve az „Intranet" kifejezést - ettől a legtöbben rögtön a munkavégzés unalmas részeire fognak asszociálni.
SharePointtal minden lehetséges?
Noha a fent ismertetett lehetőségek valós, bármely cég által elérhető hatékonyságnövelő eszközök, a Microsoft szoftvere nem a „Szent Grál", ami minden problémára gyógyírt jelent. Inkább eszköz és platform, mintsem megoldás. A SharePointnak is megvannak a maga korlátai, melyekkel nem árt tisztában lenni.
Például azzal, hogy adekvát céges politika, szabályozás (és annak betartatása) nélkül nem sokat ér a platform. Nem egy példa mutatja, hogy a kezdetben minden igényt kielégíteni hivatott SharePoint keretrendszer „lezüllött", „elkorcsosult". A funkciógazdag kialakítás egyes komponenseinek használatáról idővel leszoktak az alkalmazottak, így, noha alapjaiban mit sem vesztett képességeiből a csoportmunka platform, egyszerű file-megosztóvá és információs központtá degradálódott.
A probléma azonban megközelíthető a másik irányból is. Valóban célravezető-e rögtön az elvárt képességek mindegyikét alkalmazhatóvá tenni? Nem okosabb-e apránként bevezetni az újdonságokat, akkor, amikor a felhasználók a korábbi funkciókat már megkedvelték (vagy legalább megszokták) és magabiztosan használják? A fenti példából kiindulva nagyobb siker érhető el ilyen helyzetben, ha először csak az említett lehetőségek válnak elérhetővé, és csak lassan kerülnek adoptálásra az olyan funkciók, mint az automatikus kategorizálás, a fejlett munkafolyamat-feldolgozás stb.
Például a folyamatautomatizálás elemzése során kiderülhet, hogy a folyamatok többsége könnyen implementálható SharePointba további licencköltségek nélkül. Ezután már látható, hogy a költségigényesebb feladatok csak az alkalmazottak kisebb részét érintik, így ahelyett, hogy a globális - és egyben legdrágább - megoldást választaná a vállalat, jelentős mértékben mérsékelhetők a kiadások a szoftverlicenc költségek lefaragásával. Emellett felmerülhet a kérdés, hogy valóban szükség van-e minden alkalmazott bevonására? A vállalati gyakorlat megvizsgálásával fény derülhet a külső kapcsolatok limitált érintettségére. Ha a munkavállalóknak csak 20-30 százaléka tartja folyamatosan és gyakran a kapcsolatot harmadik féllel, akkor meglehet, hogy csak számukra lenne szükséges a SharePoint bevezetése, a többi alkalmazott számára továbbra is megfelelne az e-mailes kommunikáció.
A Microsoft szoftverének sikeres használata tehát közel sem igényel gyökeresen új koncepciót. Pusztán figyelembe kell venni az adott vállalat sajátosságait, ahelyett, hogy megelégednénk a „one fits for all" koncepcióval. Józan paraszti ésszel és az évek óta létező információ- és tartalomkezelési elvek betartásával vezet az út a hatékony vállalati csoportmunka felé.
