A feldolgozóipari, kiskereskedelmi és disztribúciós vállalatok globális növekedésével egyre lényegesebb, hogy a cégek időben meg tudják osztani az információkat fiókirodáikkal és üzleti partnereikkel a projekttervezés, a beszerzés, a gyártás során és a működés többi szakaszában. Ezzel párhuzamosan a döntéshozást is gyorsítaniuk kell. Mivel az irodák meglévő, különálló dokumentumkezelő rendszereinek integrálása rendkívül idő- és munkaigényes folyamat, ezt sok ügyfél nem hajtja végre. A Fujitsu erre a kihívásra reagálva vezette be Documal Saas dokumentumkezelő megoldását.
A Documal SaaS nevű szolgáltatás a projekttervezés, a beszerzés, a gyártás és a kapcsolódó területek munkafeladataihoz kapcsolódó dokumentumokat tárolja. A Fujitsu adatközpontjaiból szolgáltatásként nyújtott szoftver szükségtelenné teszi a drága ICT-beruházások végrehajtását és támogatja a szolgáltatás gyors bevezetését. Így az ügyfél gyorsan hozzájut új dokumentumkezelő rendszeréhez, megoszthatja információit, szorosabbra fűzheti az irodái és üzleti partnerei közötti együttműködést. Ellenőrzés vagy audit esetén az elvégzett munkáról készült nyilvántartások igény szerint reprodukálhatók, és többé nem kell munkaigényes folyamattal, manuálisan előállítani a speciális dokumentumokat. A szolgáltatás sokféle kényelmi jellemzőt is kínál, pl. a felhasználók által könnyen testre szabható munkasablonokat és ügyviteli funkciókat a munkanaplók és egyéb információk kezeléséhez.
A szolgáltatás kezdeti tesztelése során az egyik résztvevő ügyfél egy olyan folyamatot tett digitalizálással teljesen papírmentessé, amelynek során korábban évi 1600 oldalt kellett kinyomtatnia tizenhárom különféle formanyomtatványból. Ehhez a szoftver ügyviteli jellemzőit is igénybe vette. Az ügyfélnek a nyomtatás mellett az adattárolási és szállítási költségei is csökkentek, jóváhagyási és értesítési folyamatai felgyorsultak, széndioxid-kibocsátása pedig 63 százalékkal mérséklődött.
