Amellett, hogy a robotalapú folyamatautomatizálás költségcsökkentést, kevesebb hibázást, nagyobb hatékonyságot ígér, megszabadítja az alkalmazottakat az olyan unalmas, ismétlődő műveletektől, mint az adatbevitel, s így a nagyobb kihívásokat jelentő stratégiai feladatokra összpontosíthatnak. Nem csoda, hogy az RPA egyre népszerűbb a vállalatok körében, és a Grand View Research piackutató cég előrejelzése szerint a globális RPA-piac 61 százalékos átlagos éves növekedés elé néz a 2018-tól 2024-ig terjedő időszakban. Az üzleti folyamatok mesterséges intelligencia és szoftveres robotok alkalmazásával megvalósított automatizálása iránt megnövekedett igény a piaci növekedés kulcsfontosságú trendje lesz az elkövetkező években.
Különféle iparágakban tevékenykedő vállalatok számoltak be pozitív eredményekről az RPA alkalmazásával kapcsolatban: a Deloitte 400 szervezet bevonásával készült tavalyi felmérése arra a megállapításra jutott, hogy az RPA-t alkalmazó vállalatok befektetése 12 hónapon belül megtérült. A robotalapú folyamatautomatizálás több területen is megfelelt az elvárásoknak, vagy túlszárnyalta azokat a kutatásban résztvevők válaszai alapján: javult a megfelelőség (92 százalék) és a minőség/pontosság (90 százalék), nőtt a termelékenység (86 százalék), valamint csökkentek a költségek (59 százalék).
Csakhogy a sikerre nincs garancia: az RPA-bevezetések - más technológiai innovációkhoz hasonlóan - több tényező miatt is vallhatnak kudarcot. Bob Violino, a CIO.com magazin munkatársa iparági szakértők bevonásával világított rá az ilyen projektek útjában álló főbb akadályokra és ezek leküzdésének módozataira.
Hezitáló vezetés
Nem meglepő, hogy minden olyan technológia kétségeket támaszt és kérdéseket vet fel, amely kiváltja az emberek munkáját, és leépítésekhez vezethet. Az RPA terjedésének útjában álló egyik legfontosabb akadály nem technológiai jellegű, hanem inkább az emberekről szól, állítja Frank Casale, az RPA technológia támogatására létrehozott Institute for Robotic Process Automation & Artificial Intelligence (IRPA AI) független fórum alapítója. A szakember szerint a tervbe vett projektek fele azért nem valósul meg, mert a cégvezetés még nem kész a változtatásra. Igazán felforgató technológiáról van szó, és sokan nem akarják ilyen mértékben megbolygatni vállalatuk működését, teszi hozzá.
Így aztán annak ellenére, hogy a tesztelési fázisban jól teljesít a robotalapú folyamatautomatizálás, a döntéshozók mégsem vállalják bevezetését, egyszerűen azért, mert még nem állnak készen az alkalmazására. Hogy mi a halogatás oka? Ez a szervezettől függ. Félelem a munkaerőre gyakorolt hatásoktól, bizonytalanság amiatt, hogy a folyamatok irányítását emberek helyett szoftverre bízzák, vagy valami más lehet az idegenkedés hátterében.
A tréning hiánya
Amennyiben nem fordítanak elég időt a munkavállalók RPA-val kapcsolatos képzésére, a projektek nagy valószínűséggel kudarcot vallanak. Kritikus fontosságú, hogy az alkalmazó szervezetek a megfelelő RPA-ismeretekkel rendelkező emberek széles bázisát alakítsák ki annak érdekében, hogy fel tudják térképezni az automatizálási lehetőségeket, hangsúlyozza Angelo Poulikakos, a Protiviti tanácsadó cég technológiai kockázatokra, RPA-ra, IT-auditálásra és megfelelőségre szakosodott igazgatója.
- Az összes nagy RPA-szállító létrehozta saját "egyetemét" vagy "akadémiáját", amely magas színvonalú tréningeket kínál mind a technológiai, mind a nem technológiai területen. Csakhogy a vállalatok nagy része sajnos nem használja ki ezt a lehetőséget. Az oktatás eredményeként az üzleti szponzoroknak és a támogató csapatoknak tisztában kell lenniük azzal, hogy a robotalapú folyamatautomatizálás mire képes, és hogy mely területeken érdemes automatizálni.
A házon belüli RPA-szakértelem kialakítása, valamint a technológiai és üzleti vezetők közötti szoros együttműködés a projektek végrehajtása során gyors eredményekhez, üzleti sikerekhez vezet, teszi hozzá Andrea Martschink, a Siemens AG vállalati tartalommenedzsment részlegének robotikai stratégiával és üzletfejlesztéssel foglalkozó vezetője.
Rossz alkalmazási esetek
A projekt lelassulásához vezet, ha az RPA-kezdeményezéshez választott kezdeti alkalmazási eset túlságosan összetett, állítja Poulikakos. Márpedig ha kezdetben nem ébreszt kellő lelkesedést, a vezetőség nem lesz rá vevő, és a projekt hamvába hal, teszi hozzá.
Kicsiben, de okosan kell belevágni az automatizálásba. Poulikakos találkozott már olyan számlafeldolgozási projekttel, amelynél a megcélzott alkalmazás gyors megtérülést ígért, ám rengeteg strukturálatlan adat feldolgozását igényelte optikai karakterfelismerés segítségével. A vállalat temérdek időt fordított olyan RPA-partner felkutatására, amely megvalósíthatta volna a projektet, míg végül úgy döntöttek, hogy jobban járnak dedikált számlakezelés-automatizáló megoldással, mint az RPA-val. De találkozott olyan vállalatokkal is, amelyek sikeresen automatizáltak rövid idő alatt viszonylag egyszerű folyamatokat, viszont a projekt sajnos nem mutatott kedvező megtérülést vagy más észrevehető üzleti előnyöket.
Nagyon fontos megteremteni az egyensúlyt az automatizálás összetettsége és a várható előnyök - kedvező pénzügyi megtérülés, megnövekedett hatékonyság és termelékenység, a dolgozói és ügyfél-elégedettség javulása - között, vélekedik Poulikakos.
Olykor előfordul, hogy a szervezetek a szóba jöhető folyamatok megfelelő előzetes elemzése nélkül kezdenek bele az automatizálásba. Ne essünk abba a hibába, hogy hirtelenjében mindent automatizálni akarunk, tanácsolja Poulikakos. Az RPA ugyanis nem fogja megjavítani a rossz folyamatokat, hanem inkább súlyosbítani fogja a helyzetet. Ugyanakkor az automatizálás igénye gyakran fed fel folyamatjavítási lehetőségeket, melyek révén nem csupán az automatizálás hoz jobb eredményeket, hanem az üzleti folyamatok hatékonysága is javul. Poulikakos szerint az első pár alkalmazási eset megfelelő kiválasztása a legfontosabb feladat, mivel ezek határozzák meg a robotalapú folyamatautomatizálás hatékonyságának megítélését az adott vállalatoknál.
Informatikusok mellőzése
Habár az RPA közvetlen hatással van az IT-vel kapcsolatos folyamatokra, néhány szervezetnél nem szándékoznak bevonni az informatikai vagy információbiztonsági vezetőket az automatizálási eszközök bevezetésének folyamatába. Márpedig Poulikakos szerint ezeknek az embereknek a kezdetektől fogva részt kell venniük a projektben. A szakember még nem találkozott olyan IT-részlegekkel, amelyek ne támogatták volna az automatizálási technológiát, abból viszont már komoly feszültség származott, ha a CIO vagy a CISO azt tapasztalta, hogy ez és ez az osztály botokat épít az ő közreműködésük nélkül.
Az IT-részlegnek komoly szerep jut az olyan, fenntartható és biztonságos modell kiépítésében, amely nem kizárólag külső cégtől függ, különösen akkor, ha az RPA-infrastruktúra és a különféle kifejlesztett botok hosszútávú üzemeltetésében gondolkodunk, hangsúlyozza Poulikakos. Az informatikusok és IT-biztonsági szakemberek együttműködési hajlandósága jelentősen megnő, ha helyet kapnak a projektben.
Amennyiben az IT-részleg nincs tisztában az üzleti igényekkel, és az informatikusok nem ismerik a bevezetendő RPA-rendszer működését, ez mindkét oldalon jelentős frusztrációt fog okozni, állítja Martschink. A Siemens 2017 októberében indított el egy RPA-szolgáltatást, amely jelenleg világszerte elérhető a vállalaton belül. A platform lehetővé teszi strukturált és strukturálatlan információk - szövegek, beszédek, fájlok és e-mailek - automatikus, robotizált feldolgozását. Informatikusok és biztonsági szakemberek részvételére az RPA-kezdeményezésekben feltétlenül szükség van nemcsak a telepítési fázisban, hanem az üzemeltetés során is, hangsúlyozza a szakember. A biztonság nagyon fontos, el kell érni, hogy a folyamatok ne legyenek manipulálhatók, teszi hozzá.
