Papíralapú nyomtatványokkal a mindenkori aktuális űrlap-verziók elosztása, a hozzáférési jogosultságok szabályozása, illetve a bennük szereplő adatok kinyerése vagy újbóli felhasználása nehézkes. Az SAP és az Adobe Systems közösen kifejlesztett megoldásával a vállalatok interaktív, digitális PDF űrlapokat alkalmazhatnak, melyek a SAP alapú vállalatirányítási folyamatokba közvetlenül integrálhatók.
A papír formátumhoz hasonló, automatikusan személyre és szerepre szabható űrlapok adatai a kitöltést és az elküldést követően azonnal feldolgozásra kerülnek a háttérrendszerben, és biztosítják a folyamatok továbbvitelét. A belső munkatársak és külső partnerek így a vállalati internetes portálról tölthetik le a kitöltendő űrlapokat vagy e-mailben kapják meg a cégnél felépített automatizált munkafolyamatok (workflow-k) részeként.
Az interaktív PDF űrlap alkalmazható számos üzleti területen, mint beszerzés és logisztika (számla, beszerzési-megrendelés jóváhagyási folyamatok), munkaerő-gazdálkodás (Cafeteria választó, munkavállalói formanyomtatványok, utazás-menedzsment), értékesítés (készletfoglalás), pénzügy (leltár-ívek), de a jogosultság-igénylés vagy törzsadat-karbantartás is központosíthatóvá válik ezáltal. Az elektronikus formátum pedig lehetővé teszi a gyors és biztonságos elektronikus aláírást, mely követhetővé teszi a folyamatokat és azok résztvevőit.
