A dokumentumok, elsősorban számlák továbbításának új, digitális módját kínálja a számvitellel foglalkozóknak egy hazai fejlesztés. Az alkotói által dokumentumközműnek nevezett megoldás platformfüggetlen, és szakít a számlák papíralapú szállításának több évtizedes gyakorlatával.
A KKV szektor szereplőinek jelentős része külsős szakemberrel, könyvelőirodával végezteti számviteli, könyvelési feladatait. Az ehhez szükséges bizonylatokat, elsősorban bejövő és kibocsátott számlákat jellemzően papír alapon, havonta juttatják el. Ezt a gyakorlatot váltja ki egy 21. századhoz méltó megoldással az SDS Zrt. rendszere.
Könnyebb a könyvelőknek
A megoldás a gyakorlatban egyfajta elektronikus csőpostaként működik. A beszkennelt dokumentum jóváhagyás után a dokumentumot befogadó rendszer tudásától függően automatikusan rögzíthető a könyvelő rendszerébe. Előnyei, hogy a papír alapú dokumentumokat nem kell sem a könyvelőnél, sem pedig az irodában őrizni (ha van megőrzési kötelezettség, akkor is egyből az irattárba, archívumba kerülhetnek), hiszen annak képi anyaga mindig rendelkezésre áll. Ezzel nem csak a könyvelőirodákban tonnaszám halmozódó számláktól lehet megszabadulni, de állandó utaztatásuktól is. A teljesen papírmentes adatbázis létrehozásának természetesen az is feltétele, hogy minden dokumentum elektronikusan archivált legyen.
A mostani rendszerben az eredeti bizonylat havi gyűjtésben a könyvelőhöz kerül – érte megy, vagy az adózó viszi el neki − majd év végén, pontosabban a beszámoló elkészítését követően a könyvelő visszajuttatja a köteget a vállalkozáshoz, aki ezt valahol eltárolja, majd egy esetleges vizsgálatnál, beszámoltatásnál az egész papírhalmazt újra elviszi a könyvelőhöz, aki az ellenőrzés végeztével újra visszaadja azt.
Ehhez képest az új rendszer rendezett adathalmazt hoz létre. Kinyeri az adatokat a dokumentumból, a könyvelési program számára feldolgozható formában eljuttatja azokat a könyvelőhöz, miközben rendelkezésre áll a dokumentum eredeti, beszkennelt képe is, amely a bizonylatok között lépegetve, keresve meg is jelenik.
IT-szempontból
A rendszer több építőelemből áll össze. A papíralapú dokumentumot be kell szkennelni, vagy ha eleve kép, pdf, stb. formában, tehát digitálisan érkezett, akkor pedig be kell olvastatni a rendszerrel. Ezt követően egy külső karakterfelismerő szolgáltatás kinyeri belőle az adatokat. A beküldést végezheti közvetlenül egy számlázó, de egy vállalatirányítási program is. Az sdsys kapcsolat meghatározó technikája egy SOAP kommunikációs csatorna, xml fájlokkal.
A megoldás egyik legfontosabb IT előnye, hogy platformfüggetlen, bármely, pl. könyvelési rendszerbe gyorsan integrálható, mindenki számára elérhető dokumentumközműként kíván működni. A fejlesztő SDS Zrt. most külön pénzügyi megoldást dolgozott ki arra, hogy a könyvelési és más szoftverek fejlesztőit, gyártóit érdekeltté tegye a csatolófelület beillesztésében. Emellett az eszköz kiváltja a máskor szükséges, egyedi interface-eket, mert bármely két szoftver között képes adatot közvetíteni.
Az SDSys (Smart Dokument System) rendszerrel egy olyan felület is keletkezett, amelyen a kiegészítő szolgáltatások egy kattintással elérhetők, és kifejezetten törekvés, hogy itt rövidesen több szolgáltató is megjelenjen ugyanarra a feladatra (pl. archiválás). Fontos tény továbbá, hogy az SDSys rendszerben egy elektronikus számla létrehozása töredékébe kerülhet más szolgáltatásokhoz képest, ami további felhasználási területeket vetít előre.
