A 2008-as globális pénzügyi válság óta a cégek méretétől függetlenül minden vállalkozás számára az egyik legfontosabb a hatékonyság növelése: ezt a célt direktben szolgálja, ha minél több munkafolyamat elvégzését lehet automatizálni a vállalaton belül. Ha pedig nem gyártásról, hanem szellemi tevékenységről van szó, akkor ezt a feladatot a legtöbb esetben digitalizálással lehet megoldani.
A Canon akvizíciókon keresztül alkalmazkodott a kialakult helyzethez: felvásárolta a Uniflow nevű, a nyomtatási költségek egységes nyomon követésére alkalmas szoftver fejlesztőjét, valamint a Therefore nevű munkafolyamat-, és dokumentumkezelő platformot kifejlesztő társaságot, amelyek termékeit már sajátjaként fejleszti és értékesíti.
Ma már nyomtatni is biztonságosan kell
A Uniflow segítségével a cégek méretüktől függetlenül pontosan nyilvántarthatják, hogy az egyes osztályok vagy felhasználók mennyit nyomtatnak vagy másolnak, e nyilvántartás birtokában pedig a költségek féken tarthatók. A nem csupán Canon, hanem más gyártók nyomtatóival is használható szoftver akár arra is lehetőséget biztosít, hogy egy adott projektben közreműködő, egyébként más-más osztályokon dolgozó munkatársak nyomtatási költségei nyomon követhetőek, összehasonlíthatóak legyenek, de akár a színesben való nyomtatás lehetőségét is korlátozni és monitorozni lehet a szoftverrel, a használati statisztikák alapján pedig céges szinten lehet optimalizálni a nyomtatási költségeket.
Ezek mellett a Uniflow olyan extra biztonsági szolgáltatásokat támogat, amelyek használata egy mai modern cégnél már nélkülözhetetlen. Segítségével például úgy lehet bizalmas üzleti dokumentumokat nyomtatni közös hálózati nyomtatón, hogy a papírokat csak akkor kezdi el készíteni, amikor, mondjuk, a nyomtatást aktiváló felhasználó NFC-s azonosítókártyáját hozzáérinti a printerhez.
Attól, hogy nincs ERP-je, még lehet digitális egy vállalkozás
Míg a Canon Therefore szoftvere munkafolyamat- és dokumentumkezelő rendszer, addig a cég IRIS nevű megoldása a papíralapú információk villámgyors digitalizálását teszi lehetővé. Ez nem csupán egyszerű szkennelést jelent, a megfelelő dokumentumszkennerekkel nem egyszerű képfájl, hanem szerkeszthető dokumentum a végtermék. Ez azt jelenti, hogy a papíron lévő szöveget a rendszer digitálisan szerkeszthetővé alakítja, legyen szó akár szövegről, akár valamilyen űrlapról vagy táblázatról.
Miután a papíralapú ügyvitel megszűnik, nem lesz többé szükség arra, hogy a pénzügyi osztály munkatársai számlákkal futkossanak a folyosón a felelős vezető aláírásáért, mivel a beszerzések elektronikus úton történnek, és az üzleti dokumentumok mindegyikéhez digitális aláírást illeszt a rendszer. Azoknál a vállalatoknál, ahol a Canon Therefore-ját használják, a munkatársak akár az ország különböző részein, távmunkában is dolgozhatnak. Minthogy a dokumentumok beszkennelése és tartalmuk értelmezése a központban történik, a könyvelőkhöz már digitális formában érkeznek meg az információk az interneten keresztül, és a tennivalók, valamint saját munkájuk is hasonló úton jut vissza oda. A Therefore-ban az adott vállalat igényeinek megfelelő munkafolyamatok digitális változatát lehet létrehozni anélkül, hogy ehhez teljes vállalatirányítási rendszer kiépítésére lenne szükség.
A magyar állampolgári leveleket is Canon rendszerek digitalizálják
Magyarországon a privát cégek mellett az államigazgatásban is széles körben alkalmazzák a Canon megoldásait: például, ha egy állampolgár valamelyik hivatalban lead egy iratot, azt a központi érkeztető rendszer budapesti központjában, az Orczy utcában a Therefore segítségével digitalizálják és látják el metaadatokkal. Az ügyben illetékes intézmények már nem hagyományos postán, hanem e-mailben kapják meg az információkat, és végzik azok feldolgozását.
A digitalizálásra azért van nagy szükség, mert napi szinten 15-20 ezer darab papíralapú levél érkezik az államigazgatáshoz. Egyelőre jelentős számban kell válaszleveleket nyomtatni az állampolgároknak, ezeket az üzeneteketkülső helyszínen, nagyteljesítményű Canon printerekkel nyomtatják, amelyek a borítékolást is automatikusan elvégzik. A most használatban lévő rendszer képességei egyébként már a teljes egészében elektronikusan zajló ügyintézést is lehetővé teszik.
