Sorozatunk első cikkében megismerkedtünk az elektronikus dokumentumkezelés néhány ismérvével és kézzelfogható előnyével. Most kicsit jobban elmerülünk a részletekben, megtudhatjuk, milyen elemekből épül fel egy dokumentumkezelő rendszer, és ezek testreszabhatóságáról is beszélünk.
Nem fogja egyik olvasónkat sem meglepetésként érni, ha kijelentjük, alapvetően elektronikus információt hordozó fájljaik rendszerezésére keresnek megoldást a vállalatok, ha DMS-t (document management system, dokumentumkezelő rendszer) szeretnének bevezetni. Alapkövetelmény tehát, hogy az alkalmazásnak ne okozzon gondot akár a legegzotikusabb fájltípusok tárolása sem. Mondhatnánk erre, hogy a mindennapi munkánk során keletkező fájlok tárolására tökéletesen megfelel a Windows könyvtárszerkezete is.
A tapasztalatok azonban azt mutatják, bizonyos számú dokumentum hagyományos könyvtárstruktúrában történő tárolása inkább előbb, mint utóbb károsan érinti a szervezetek működési sebességét és profitabilitását, több száz fájl között pedig igazi káosz alakul ki. Gondoljunk csak a saját gépünkön található meghajtókra! Minidig tisztában vagyunk vele, mely könyvtárat nyissuk meg, ha egy 6 hónapja lementett dokumentumot keresünk? Vajon ha cégünkben csak 20 dolgozó szembesül ezzel a problémával nap mint nap, megfejelve a történetet több hálózati meghajtóval is, mennyi időt rabol el tőlük a rendezetlenség?
Az első probléma tehát, mellyel meg kell birkóznunk, az információhiány. Munkánk során azt szeretnénk tudni egy adott word, ecxel vagy bármilyen típusú fájlról, hogy milyen információkat hordoz, mikor és miért kell nekünk ezzel a fájllal foglalkozni. Azt akarjuk tudni, hogy ez a fájl egy szerződés vagy egy tervrajz, melyik projekthez tartozik, mely munkatársunk kötötte. Hagyományos környezetben következtethetünk erre a dokumentum elnevezéséből, kiterjesztéséből, esetleg abból, hogy melyik könyvtárban találjuk.
Objektumtípusok
Az elektronikus dokumentummenedzsment válasza erre sokkal hatékonyabb. A fájlokat a szerint tudjuk benne tipizálni és listázni, ahogyan az a mindennapi tevékenységünk megkívánja. Egy fájl ne legyen többé csak név és kiterjesztés, hanem legyen konkrétan szerződés, kimutatás, tervrajz, számla vagy bármi, amivel dolgozunk! Rendszerünk ugyanis tárolhatja dokumentumainkon kívül akár partnereinket, projektjeinket is, a legrugalmasabbakba pedig felhasználóként egyszerűen tudunk új objektumokat felvenni, az ezekről tárolt kiegészítő adatokat (ún. metaadatok) pedig testre szabni.
Objektumtípusok és lehetséges metaadataik
Metaadatok
Minden, a rendszerben tárolt objektumnak megvannak a maga jellemzői. Konkrét példával élve egy levélről minden bizonnyal tárolni szeretnénk a feladóját, az érkezés dátumát, a szervezetünkön belüli címzettet stb. Ezeket a letárolt jellemzőket nevezzük metaadatoknak.
Egy levél típusú dokumentum metaadatai az M-Files dokumentumkezelőben
Az elektronikus irattár
A már előző cikkben is említett hagyományos irattár képe senkinek sem újdonság: polcok, dobozok, dossziék. De mi szerint rendezzük ezeket? Dátum szerint? Esetleg típusonként dobozoljunk vagy partnerenként? És mi történik abban az esetben, ha az adott partnertől kapott megrendeléseket szeretnénk kigyűjteni, de több évre visszamenőleg? Kutathatunk át egy halom dobozt…
Az elektronikus irattár abban tér el a hagyományos és statikus irattáraktól - ide sorolva a Windows könyvtárszerkezetét is -, hogy tárolja a dokumentumainkat, azok adatait, ráadásul ezek összefüggéseit is! Gyakorlatilag egy nagy hálót képez adataink között, ebbe a hálóba pedig bármely irányból is lépünk be, a nekünk releváns adatokat fogjuk tudni rövid idő alatt kinyerni. Tehát mindegy, hogy egy partnerhez tartozó dokumentumokat szeretnénk összegyűjteni, vagy egy bizonyos típusú dokumentumot akarunk az összes partnertől kilistázni, a dokumentumkezelő rendszer mindkét feladatot ugyanolyan gyorsasággal fogja megoldani, értékes időt spórolva ezzel cégünknek.
Nézetek
Hogyan valósul ez meg a gyakorlatban? A modern dokumentumkezelés már nem gondolkodik sem mappákban, sem könyvtárakban, hanem a felhasználó igényei szerint beállított nézeteken keresztül mutatja a rendszerben tárolt objektumokat. A döntés a felhasználóé, milyen feltéteknek és szűréseknek megfelelően akarja dokumentumait az adott pillanatban látni. A hagyományos könyvtárak nélkül működő rendszer másik nagy előnye, hogy a dolgozónak nem kell többé azzal foglalkoznia, hogy a megfelelő könyvtárba történjen a fájl mentése, csupán azzal, hogy a néhány kötelező adatot megadjon róla. Innentől az elektronikus irattárunk gondoskodik a dokumentum előkereshetőségéről.
Dokumentumok többféle nézet szerint. A felhasználóé a döntés.
A már említett információhiány problémáján túl cikkünkben tehát megoldást javasoltunk a cégeknél gyakran eluralkodó rendezetlenség gondjaira is. Ezeken felül egy jól megválasztott és megfelelően bevezetett menedzsmentrendszer kivételes lehetőséget nyújt a szervezet versenyképességének növelésére, és arra, hogy munkatársaink idejük nagyobb részét fordíthassák profitteremtő feladatok elvégzésére. Két hét múlva jelentkezünk és bemutatjuk az emberi hibalehetőségek csökkentésének lehetőségeit a dokumentumkezelő szoftverekben található eszközök segítségével.
