A valaha nagyhatalmú irattárosok ideje lejárt. Ideje észrevenni, hogy 2008-at írunk, amikor az elektronikus adatkezelés és a papírmentes iroda elérhető közelségbe került. Nem csak azért érdemes mielőbb megvalósítani a kisebb környezeti terhelést jelentő irodai dokumentumkezelést, mert az évente felhasznált nyomtató papírba belerokkan a cégünk, hanem mert sokkal könnyebben visszakereshetővé válik minden esemény cégünk mindennapi adminisztrációjában.
A legújabb megoldások és az elektronikus levelezés általánossá válása megszabadíthatja a vállalkozásokat is a feleslegesen porosodó aktahalmoktól, irattáraktól és iktatóktól. Az ügyfelek is elégedettebbek, ha nincs felesleges időveszteség, adatveszteség, vagy torzult információ a rendszerben.
Meglehetősen rossz az a manapság még működő gyakorlat, hogy a beérkező elektronikus leveleket kinyomtatják a „hozzáértő" kollegák, majd csak ezután jut el a címzetthez, aki amikor a választ elkészítette, begépeli újra a számítógépbe és megkérdezi az ügyfelet, hogy elfaxolhatja-e az immáron sokadszor kinyomtatott dokumentumot. Egy ilyen bonyolult rendszerben számos esetben hiba kerül a gépezetbe, hiszen elég egy félreértett név, vagy egy hibásan bekerült adat és a dokumentum, megrendelés, szerződés hibásan kerül kiküldésre.
Az ügyfél érdeke, hogy a kérdésére, megrendelésére azonnali választ kapjon, a cégnek meg az, hogy elégedettek legyenek a vele kapcsolatban állók. Ezért érdemes a rendszert úgy felépíteni, hogy az ügyféllel közvetlenül - vagy ügyfélszolgálaton keresztül közvetve - gyorsan, pontosan intéződjenek el az ügyek, megrendelések.
A költség megtakarítási vonatkozásokat tekintve szintén érdemes ezeket a folyamatokat optimalizálni, hiszen a nyomtatási és segédanyagköltségek jelentős kiadásokat okozhatnak a vállalkozásnak még akkor is, ha takarékos módon használják a nyomtatókat. A tapasztalatok szerint nagyon kevesen ismerik és használják a „draft" módot a cégeknél kevésbé fontos anyagok nyomtatásánál, így a vázlatok és félkész anyagokat is a legjobb minőségben nyomtatva rengeteg festéket pazarolnak el.
A drága papír szintén tovább ront a helyzeten, illetve számos helyen még a szelektív papírgyűjtést sem valósították meg, így az elrontott, vagy felesleges lapok a szemetesben végzik, ahonnan nagyrészük újrafelhasználásra már nem kerül.
A takarékosság nem csak költséghatékonysági szempontból fontos, hanem az egyre fontosabb környezettudatos működés miatt is, hiszen a hatékonyabb dokumentumkezelés ma már a környezet terhelést is jelentősen csökkentheti. Van még tennivaló ezen a területen is, de mivel a megtakarítások forintosíthatók remélhetőleg mihamarabb megszűnnek a poros aktahalmok és szűkös iktatók azoknál a vállalkozásoknál is, ahol nagymennyiségű irat képződik naponta.
