Mikor vegyünk vállalatirányítási rendszert?

Tanácsadói sorozatunk éppen azzal a céllal született, hogy bemutassuk miért is lehet előnyös a kisebb cégeknek is egy vállalati rendszer bevezetése.

Május óta havonta megjelenő cikksorozatban ezért is foglalkoztunk az alábbi témákkal:

-    a CRM és PROJEKT kezelés integrálását a vállalatirányítási rendszerbe (ERP)
-    az ERP vásárlásnál figyelembe veendő követelményrendszerről
-    az ERP rendszerek adatkapcsolatáról más rendszerekkel
-    az ERP rendszerek jövőjéről.

A már feldolgozott témák után egyértelmű kérdésként vetődött fel, hogy mikor érdemes egy ilyen rendszert bevezetni.

Egy induló vállalkozásnál erre a kérdésre, könnyű felelni, mindjárt induláskor. A már működő vállalkozások esetén ez a felvetés további kérdéseket rejt magába:
-    milyen megfontolásból vegyünk új rendszert?
-    ha venni szeretnék egy új ERP rendszert, akkor azt az év melyik szakában tegyem meg?

Nézzük meg ezekre a válaszokat:

Milyen megfontolásból vegyünk új rendszert?

Mit tesz az a fuvarozó, akinek több a megrendelése, mint amennyit el tud szállítani? Mindenki tudja rá a választ. Vesz egy nagyobb autót. Vajon honnan tudjuk, hogy egy ERP rendszer már nem felel meg a vállalkozás számára? Ezt sokkal nehezebb megválaszolni. A vállalatirányítási rendszeren még ma is könyvelési rendszert értenek. Pedig nem (csak) az. A könyvelés már csak a megtörtént folyamatok adminisztrálása, az ERP rendszer sokkal több annál. A vállalatirányítási rendszer magába foglalja a vállalkozás működésének szervezését, lebonyolítását, kapcsolatépítést a partnerekkel, marketing tevékenységet, az értékesített termékek / szolgáltatások utógondozását (szervizét). Az ERP rendszereknek tartalmaznia kell az ellenőrző- ill. az elemző funkciókat, melynek tanulságait vissza kell csatolni a munkafolyamatokba. Ha ezek közül bármely lépést nem képes ellátni a jelenleg használt ERP rendszer, akkor gátolja a vállalkozás működését, fejlődését.

Ekkor sem biztos, hogy új rendszert kell vásárolni. Konzultálni kell a szoftver készítőjével ill. forgalmazójával. Ha megoldást adnak a felmerült problémára, akkor még sokáig szolgálhatják a vállalkozást. Ha nem, akkor új rendszert kell vásárolni.

Év melyik szakában vegyünk új ERP rendszert?

Tíz emberből kilenc az mondaná, hogy az üzleti év végén. Több mint húsz éve több ezer rendszert vezettünk be munkatársaimmal. Tapasztalatunk szerint bármikor átválthatunk egy új rendszerre. A munka nem indul újra január 1.-én, hanem az is egy olyan nap, mint az év bármelyik napja. Igaz, hogy számvitel szempontjából ez egy mérföldkő. De a mérleg, a beszámoló általában a üzleti évet követően négy, öt hónappal később  készül el. Elméletileg ekkor állnak össze azok a pontos adatok, amelyeket az új rendszer indításakor már ismernünk kellett volna.

Ha a vállalkozás kinőtte régi vállalatirányítási rendszerét, ha már gátja a fejlődésnek, akkor – mint bármilyen más munkaeszközt – bátran, de körültekintően cseréljük le. Mire figyeljünk, hogyan válasszunk másikat? Erről a cikksorozatban az elmúlt hónapokban már sokat írtam, amely a fenti hivatkozásokkal most is megnézhet.

Ha szeretné véleményét megosztani másokkal is, akkor kérem ezt most tegye meg, Ha szeretne többet hallani vagy személyesen kíván erről konzultálni velem, akkor várom a kérdéseket a marosi@multi.hu e-mail címemre.