Problémát okozhat például - ami gyakran előfordul -, hogy szinonimaként használják az iratkezeléssel. Számos más gond is akad, amelyre a cikk terjedelme miatt nem térhetünk ki. Egyszerűen szeretném felhívni a figyelmet arra, hogy az általunk az egyszerűség kedvéért dokumentumkezelés néven futó eljárásokkal, megoldásokkal, technológiákkal érdemes egy kicsit alaposabban megismerkedni - annál is inkább, mert a dokumentumkezelés határai szinte állandóan változnak. Elegendő, ha csak az e-mailekre gondolunk, amelyek néhány éve alig bírtak jelentőséggel, ma pedig külön ágat képviselnek a dokumentumkezelésen belül.
Most tehát nem vizsgáljuk, hogy mi mindent is takar a fogalom, ugyanakkor, ha mégis muszáj (és muszáj) valahogy meghatározni, akkor egyszerűen megközelítve, a dokumentumkezelés kézzelfogható formában mindenekelőtt a költségcsökkentést és a szervezeti folyamatok hatékonyabbá tételét jelenti.
Ennél egy fokkal összetettebb megközelítésben a dokumentumkezelés a piacokkal, az ügyfelekkel, az értékesítéssel, a termeléssel - és általában - a szervezeti folyamatok működésével, működtetésével kapcsolatos ismeretek jövedelmező előállításának, felhasználásának, tárolásának és újrafelhasználásának tudománya.
Versenyképesség és válságkezelés, avagy mi jellemzi most a magyar dokumentumkezelést?
A magyar vállalkozások a válság hatására két nagy szegmensre osztódtak. Az első részbe azok tartoznak, akik valamilyen oknál fogva megőrizték piacaikat - számukra a dokumentumkezelés eszközei a versenyképességük növelésének egy lehetőségét jelentik.
Azok, akik nem voltak ilyen szerencsések, válságkezelő programokba fogtak - de számukra is hasznos tudást és lehetőséget biztosítanak a dokumentummenedzsment megoldásai, akár még az is elképzelhető, hogy pont azokat, amelyekkel más vállalkozás a versenyképesség miatt vezet be.
A magyar dokumentumkezelést másfelől nagyon nehéz kategóriákba sorolni. Körülnézve egy kicsit olyan viszonyokat találhatunk, mintha egy hadseregben a számszeríjtól kezdve a robotrepülőgépekig minden technológia szerepeltetné magát. A legkisebbektől a legnagyobbakig rettenetesen széthúzódik a mezőny, főleg a rendelkezésre álló ismeretek kapcsán. Van, aki nem is tud, de nem is akar ilyenekkel foglalkozni, mások pedig már a fenntarthatósággal, zöld irodával, felelősségvállalással kapcsolatos komplex megközelítés egyik elemeként tekintenek rá.
De érdemes egy rövid kitekintést adni arra vonatkozóan is, hogy mi határozza, határozhatja meg a fejlődést, a közelebbi vagy távolabbi jövőt, merre is tart dokumentumkezelésünk.
A közeljövő trendjei
Amikor valaki liaisonba kezd a dokumentummenedzsmenttel, nem árt tudnia, hogy nem felszínes kalandba bocsátkozik. Vége azoknak az időknek, amikor a fejlesztők csereszabatosak voltak. A rendszerek, árak, megoldások minősége mellett a szolgáltató már legalább akkora hangsúlyt kap. Amennyire meg tudja könnyíteni egy szervezet életét egy jó szolgáltatóval való közös munka, annyira meg is tudja keseríteni az életét, ezért érdemes az ár mellett figyelembe venni azt, hogy mennyire tudunk majd együtt dolgozni 10 vagy akár 20 évig is.
Említést tettünk arról, hogy mennyire nem egységes a dokumentumkezeléssel kapcsolatos ismeretek tárháza. Ezt az állapotot szeretné megváltoztatni a magyar dokumentumkezelés átfogó szakmai szervezete, az Irat- és Dokumentumkezelési Szakmai Szövetség (IDSZSZ), amely felhasználók és szolgáltatók független szolgáltatójaként keretet ad a szakmásodásnak, a tudás, az ismeretek gyűjtésének és terjesztésének.
A magyar közigazgatás viszonya alapvetően meghatározó a dokumentumkezelés egészének és részeinek további térhódításában. A közelmúlt híre például, hogy a kifizetések felgyorsításához a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség elektronikus számlázást kívánt bevezetni - ez nyilván lökést adhat ennek a területnek. Az elektronikus levéltár szintén számos kérdésre fog választ adni (és remélem, hogy a megválaszoltaknál kevesebb új kérdést vet majd fel...)
Az okostelefonokkal történő dokumentumkezelés ma a prémium kategória, amely számos vállalkozásnál egyelőre nem bír jelentőséggel. Ugyanakkor mindenféleképp érdemes figyelni az itt elért eredményeket, mert terjedni fognak. Különösen, ha a dokumentumkezelés fogalmat helyettesítjük az ügyintézés fogalommal.
A felhősödés szintén olyan trend, amely már most is jelentős befolyást gyakorol. Sokan kivárnak ugyan, biztonsági vagy más okokból, de tudni kell, hogy a költségek, infrastruktúrába való beruházások előbb-utóbb szinte minden szervezetnél felvetik a „felhő vagy nem felhő" kérdést.
Törvényi megfelelés - a bőrünkre megy
A végére maradt még egy nagyon racionális és földhöz ragadt érv a dokumentumkezelés elterjedése mellett. Jövő évtől kezdve a vállalkozások üzleti adminisztrációjára kiemelt figyelmet fordít a NAV. Nem lehetnek elveszett számlák, nincs több lángoló vagy szennyvízben elúszó irattár - mindenkinek fel kell kötni a gatyáját, hogy meg tudjon felelni az adóellenőrzések támasztotta követelményeknek.
