Nem a megtakarítás, nem a hatékonyság és nem is a környezetvédelem a legfontosabb nagyvállalati szempontok a digitális irodával szemben. A szabályoknak való megfelelés mindennél fontosabb. Többek között ez derül ki a Quattrosoft Kft. nagyvállalati IT-igazgatók körében, elektronikus dokumentumkezelésről végzett kutatásából.
A válaszadók 27 százalékánál még nem került bevezetésre az elektronikus iratkezelés. A megkérdezettek 58 százalékánál ugyan be van vezetve, de nem működik megfelelően. Mindössze a válaszadók 16 százaléka nyilatkozott úgy, hogy teljesen kielégítően működik náluk az elektronikus iratkezelés. A bevezetés legnagyobb akadályának a magas bevezetési és szoftverlicenc költséget nevezték meg az IT vezetők. “Azonban ez nem ilyen egyszerű” - vélekedik Tresch András, a Quattrosoft Kft. ügyvezetője, digitális üzleti szakértő.
“Az esetek többségében valójában nem a pénz jelenti az akadályt. Mivel a téma átnyúlik a szervezeti határokon, nem egyértelmű, hogy kinek a feladata. Sok esetben az IT nem rendelkezik számszerűsíthető információval a problémáról, nem látja, hogy nem megfelelően, pazarlóan működik a vállalat. Ahogyan az üzleti oldal sem látja az informatikai lehetőségeket, nem tudja milyen jelentős hatékonyságnövelés és megtakarítás érhető el” – mondta Tresch András.
Azonban a legnagyobb akadályt a félmegoldások jelentik. Egyrészt a nem megfelelően működő rendszerek felemésztik az erőforrásokat, miközben nem oldják meg a problémát. Másrészt a rossz tapasztalat megnehezít minden további fejlesztést.
Határidőprés, hatósági nyomás
A hagyományos papír alapú iratkezelés terén a megkérdezett nagyvállalatoknak a határidő túllépése jelenti legnagyobb gondot, ami a válaszadók 84 százalékánál okoz problémát. Egy-egy fontos irat elvesztéséből a válaszadók 53 százalékának adódik gondja. Katasztrófahelyzet (tűz, csőtörés) miatt elveszett iratok a vállalatok 26 százalékánál okozott problémákat.
A digitális iroda 22-es csapdája
Mindez nagyban befolyásolja a vállalatokat abban, hogy milyen tényezőket tartanak fontosnak az elektronikus dokumentumkezeléssel kapcsolatosan - tette hozzá. A legtöbb válaszadó a törvényi megfelelést jelölte meg legfontosabbként.
