Különösen fontossá vált az egyszerűsítés a könyvelési és bérszámfejtési feladatokkal kapcsolatos adminisztráció területén.
Az Accace szakemberei szerint a vállalatok pénzügyi adminisztrációjának hatékonyabbá tételéhez ma már olyan fejlesztések, felhő alapú szolgáltatások is rendelkezésre állnak, amelyek a cégek költségeit úgy csökkentik, hogy a különböző nyilvántartások színvonala növekszik és eközben az alkalmazottak is jobb kiszolgálást kapnak a munkaadójuktól.
A gazdasági válság kirobbanása és elhúzódása sokkal hatékonyabb működés kialakítására kényszerítette a vállalatvezetőket. Egy cég életében számos olyan terület van, ahol a jogszabályok sok adminisztrációs terhet rónak a munkáltatóra – ilyen például a számlázással, bérszámfejtéssel kapcsolatos iratok nyomtatása, kezelése, a könyvelőirodához történő eljuttatása és archiválása. Ezeken a területeken felmerülő feladatokkal akár cégen belül, akár a vállalkozás külső partnereinél (bérszámfejtőnél, tanácsadónál) rendszeresen kell foglalkozni és új megoldásokat kell kidolgozni a hatékonyság és költségcsökkentés érdekében.
A vállalkozói terhek csökkentésére, a hatékonyság növelésére folyamatosan új megoldások jelennek meg a piacon. Ezek egyike egy olyan új, felhő alapú informatikai megoldás, amely egyszerre teszi egyszerűbbé és gyorsabbá a könyvelési, bérszámfejtési és adatszolgáltatási feladatokat. Ez a rendszer a kis- és nagy vállalatok körében gyakran felmerülő kérdésekre ad jó választ: egyszerűsíti az adatok és a dokumentációk, például a számlák archiválását, miközben a felhasználóknak nem kell másolatot készítenie például a számlákról a könyvelőcéghez való megküldés előtt, elég azt csak digitalizálni és az online felületen eljuttatni a könyvelőhöz, így nagyobb vállalatok esetében akár komolyabb adminisztratív költség spórolható meg.
„Egy ilyen, titkosított internetes platform biztonságos adatcserét biztosít a cég és a könyvelő vagy adótanácsadó cég között, miközben garantálja a belső folyamatok feletti ellenőrzést és a világos jóváhagyási munkafolyamatokat” – mondta el Nemecz István, a könyveléssel és adótanácsadással foglalkozó Accace Tulip platformjának vezetője. A Tulip akár az ötödével is csökkentheti azokra az adminisztratív feladatokra szánt időt, amelyek általában a bérszámfejtéssel kapcsolatos munkák 60 százalékát teszik ki.
Amellett, hogy a Tulip hasznos a munkáltatók számára, a munkavállalók ügyeinek intézését is megkönnyíti. A felhő alapú szolgáltatás segítségével a dolgozók bármikor hozzáférhetnek a bérszámfejtéssel, adóbevallással, cafeteriával kapcsolatos dokumentumaikhoz, amelyeket ezentúl nem kell kinyomtatni és fizikailag tárolni, továbbá a munkavállalók közvetlenül tehetnek fel kérdéseket a felhő alapú internetes rendszeren keresztül a bérszámfejtő cég képviselőinek.
Ráadásul a Tulip személyre szólóan figyelmezteti a vállalkozás pénzügyi munkatársát vagy munkavállalóját a közeledő adóbevallási határidőkre és egységes formában, egy helyen tárolja az adminisztrációval kapcsolatos dokumentumokat. A borítékban történő bérlap és számlamásolat küldése is elkerülhető az ilyen rendszer használatával, ráadásul az e-mailes kommunikációt akár teljesen kiváltja.
