Bizonyára gondolt már arra, hogy milyen jó is lenne, ha a faxokat és e-maileket egységes felületen, bárhonnan kezelhetné. Ezt a vágyat valósítják meg a manapság egyre szélesebb körben használt ún. faxszerver-megoldások.
Faxszerver használatával gyakorlatilag ki lehet iktatni a papírokat és el lehet kerülni a faxkészülék melletti hosszas álldogálást azt figyelve, vajon átment-e a fax, vagy éppen azon izgulva, nehogy egy terjedelmesebb üzenet fogadása közben fogyjon ki a papír a készülékből. A faxszerver-megoldások elektronikus útra terelik a faxok kezelését, így ugyanolyan egyszerűen megy a faxküldés- és fogadás, mint az e-mailezés. A faxszerverek segítségével elküldhet egy e-mailt úgy, hogy a fogadó oldalon faxként érkezzen meg, vagy akár küldhet faxot e-mailben is.
Akkor most hogy is van ez?
A lényeg hogy bármilyen elektronikusan előállított dokumentumot (levél, árajánlat, megrendelés, szerződéstervezet, reklamáció, táblázat, prezentáció stb.) a faxszerver képes továbbíani a hagyományos faxkészülékek által értelmezhető faxformátumban. A faxok címzése szintén egyszerűsödhet, hiszen lehetőség van a már meglévő címlistából kiválasztani a címzettet, a faxküldő program automatikusan írja a faxszámot a megfelelő helyre. Készíthetünk cégre/szervezetre/személyre szabott faxelőlapokat is, melyek kitöltése szintén automatikusan történhet.
Bejövő faxok fogadása esetén a faxszerver átalakítja a dokumentumokat egy speciális, fekete-fehér, TIF formátumú képfájllá, melyet aztán különböző paraméterek alapján a címzetthez továbbít egy e-mailbe csatolva. Ezt a speciális TIF fájlt minden mai számítógép képes megjeleníteni a képernyőn, ezáltal szükségtelen azt feltétlenül papírra nyomtatni.
A fent felsoroltakon túl a faszervermegoldások több tucatnyi szolgáltatást nyújtanak (pl. költségkimutatás, küldött és fogadott oldalak száma, sikertelen küldések listája, faxküldés automatikusan, stb.)
Az egyik leghasznosabb szolgáltatás, hogy a faxszerver teljesen automatikusan képes kiválasztani a legkisebb költségű kommunikációs vonalat. Ezzel nagymértékű költségmegtakarítás érhető el, főleg a nagy kimenő faxforgalmat bonyolító cégeknél/intézményeknél.
Az elektronikus faxoláshoz műszaki oldalról szükséges legalább egy faxmodem (tízezer forintos nagyságrendű tétel), de a gyorsabb és biztonságosabb működés érdekében ún. faxkártyát érdemes használni, ami attól függően, hogy milyen típusú (analóg, ISDN) és hány darab vonalat képes kezelni, valamint milyen további szolgáltatásokat nyújt, 100 ezer forinttól akár milliós nagyságrendű árfekvésű is lehet. Ezen kívül szükséges egy szerver vagy PC, amibe a faxkártyát be kell szerelni és amire a faxszervert telepíteni kell, továbbá a kliensszámítógépekre szintén installálni kell a működtetéshez szükséges kliensszoftvert. Ezután már csak a telefonvonalat kell csatlakoztatni faxkártyához, s az összetevők megfelelő beállítása után már működhet is az elektronikus faxolás!
