ERP: változtatni tudni kell!

Sorozatunk korábbi cikkeiben a cégünk számára legmegfelelőbb ERP-rendszer kiválasztásáról, a bevezetés előkészítéséről és a helyzetfelmérés kiemelt fontosságáról írtunk. Tapasztalatunk szerint a gondos, körültekintő előkészítés fél siker, ugyanakkor ez azt is jelenti, hogy a projekt sikere vagy épp kudarca a megvalósítás során dől el. Éppen ezért most néhány kritikus sikertényezőre fordítjuk a figyelmünket, mint a változás-menedzsment, az oktatások és a projekt adminisztrációja.

Változás-menedzsment
A menedzsmenttel és a vezetéssel kapcsolatos tudomány a változás-menedzsmentet tartja a vezetők egyik legnehezebb feladatának. Egy vállalatirányítási rendszer bevezetése a legtöbb esetben komoly változásokat hoz egy cég folyamataiban, így a dolgozók mindennapi munkájában is. Nem győzzük eleget hangsúlyozni már az első naptól minden új ügyfelünknek annak fontosságát, hogy az első számú vezető – vagy egy nagyobb szervezetnél egy kijelölt felsővezető – támogassa a felhasználókat az új rendszerre való átállásban. A legtöbb emberben van egy természetes ellenállás a változásokkal szemben, a munkahelyen ez elsősorban az új dolgok megtanulását, a bevált rutinok felrúgását jelenti.

Még ha a szervezet nagy része igényli is a változást, mert felismeri, hogy egy jól bevezetett ERP-rendszer könnyíti a munkájukat, szinte kivétel nélkül akadnak olyanok, akik ellenzik a változást, vagy mert ragaszkodnak a régi rendszerhez, vagy mert csak a rövid távon jelentkező többletmunkát látják benne. Ha a jövőbeni felhasználók felé nem megfelelő a kommunikáció, nincsenek meggyőzve arról, hogy az új rendszer könnyebbséget hoz, akkor nem csak kétkedéssel fogadják, de adott esetben szabotálhatják is a bevezetést. Azért fontos, hogy megfelelő felelősségű és lojalitású vezető mindvégig figyelemmel kísérje a bevezetési projekt alakulását, hogy biztosítsa mindenki egy irányba megy.

Oktatások
Számos részfeladat van egy ERP-bevezetés során a telepítéstől a paraméterezésen át a korábbi adatok az új rendszerbe való konvertálásáig, de mind közül a legtöbb időt az oktatásra érdemes szánni. Lehet egy szoftver bármilyen üzembiztos és sokoldalú, ha a felhasználók nincsenek tisztában a kezelésével és a lehetőségeivel, akkor egy értéktelen, bonyolult és használhatatlan eszköz marad. Emiatt fontos az alapos oktatás, és az, hogy az ártárgyalásnál ne az oktatások csökkentésével alkudjunk, mondván „a mi felhasználóink ügyesek, fele ennyi idő is elég nekik”, inkább bármely más tételnél.

A hatékony oktatás egyik kulcsa az ütemezés. Meg kell barátkoznunk a gondolattal, hogy egy új rendszer bevezetése többletmunkát és többletidőt követel a jövőbeni felhasználóktól. Alkalmazottainknak a napi feladatok mellett kell egy új, bonyolult dolgot megtanulniuk, tehát az oktatásokat érdemes olyan időpontokra szervezni, amikor kisebb a normál terheltségük. A szoftver funkcionalitását össze kell vetni az egyes szervezeti egységekkel, azon belül pedig a név szerinti felhasználókkal, és tematikus oktatási blokkokat szervezni, alkalmazkodva az adott munkaterület terheltségéhez. Fontos még az időzítés szempontjából, hogy az oktatásokat a bevezetés második felére hagyjuk, aminek két előnye van: egyrészt a már a cégre szabott rendszeren tudnak gyakorolni a felhasználók, másrészt így közelebb vagyunk a rendszer éles indulásához, és így kevesebbet felejtenek, mire mindennapi munkájukhoz használatba veszik a szoftvert. Érdemes még az oktatások végén vizsgát tartani, ami természetesen nem népszerű az alkalmazottak körében, de annál hatékonyabb motivációs eszköz.

Projekt adminisztráció
Ahogy a komplex, integrált rendszerek egyre inkább elterjednek a kisebb szervezeteknél, úgy nő a fontossága a profi projekt adminisztrációnak a kisebb projektek esetében is. Ez nem jelenti azt, hogy feleslegesen túl kell bonyolítanunk az adminisztrációt, de néhány alapvető eszközt érdemes használni. Ilyenek az egyes fázisok dokumentálása: helyzetfelmérési dokumentáció, paraméterezési terv, migrációs folyamatok dokumentálása, oktatási tematika készítése, jelenléti ív az oktatásokon stb. Az ERP-rendszer bevezetése többnyire több szervezeti egységet érint, ezért érdemes minden területnél egy felelőst kinevezni, aki az adott terület igényeit és feladatait összefogja.

Sorozatunk következő, utolsó részében az új rendszer használatba vétele utáni feladatokhoz adunk néhány tanácsot.

Ha további kérdése lenne a témában, írjon a szerkesztőségünknek!