Ma már kevés, ha a HR csupán a munkaerő tevékenységének dokumentálásában és jelentésében, a tranzakciók lebonyolításában tünteti ki magát. Sokkal inkább arra kell törekednie, hogy az ügyfélélménnyel felérő munkahelyi élményt adjon a meglévő és a leendő alkalmazottaknak. Ilyen odafigyeléssel és kiszolgálással tudja ugyanis a vállalat magához vonzani, megtartani és minél nagyobb teljesítményre ösztönözni a legtehetségesebb szakembereket, akik azután sikerre vihetik az üzleti stratégiát.
Ehhez a HR-nek mérhetővé kell tennie az átalakítás eredményeit, és analitikai képességekre is szert kell tennie, hogy előjelezze az üzletre gyakorolt további hatásokat, és zökkenőmentesen együtt kell működnie a pénzügy, valamint más üzleti területek folyamataival is. Nem utolsósorban a felhasználás szempontjából mindezt egyszerűvé kell tennie a HR-szakemberek és a vállalat minden alkalmazottja számára, annak ellenére, hogy a kezelőfelület letisztult felszíne alatt a digitalizációval egyre nő az összetettség.
Ries abban a fehér könyvben (Success is Simply Human - Insights on SAP's HR Digital Transformation) írt erről, amelyben az SAP saját HR-üzletágának digitális átalakítása során szerzett tapasztalatait osztja meg a vállalatokkal. Az SAP SuccessFactors alapjain indított, és napjainkban is zajló HR Goes Cloud programot a Deloitte-hoz tartozó, az emberierőforrás-kezelés területére szakosodott Bersin elemző és tanácsadó cég a bevált gyakorlatok közé sorolta, ami az elért eredmények mellett szintén igazolja, hogy az SAP jó úton halad, amikor stratégiájával összhangban HR-üzletágát a felhőbe viszi.
Analitika és párbeszéd
A HR-üzletág átalakítására indított programot megelőzően az SAP több különálló rendszert használt például a tehetség menedzselésére, ami megnehezítette a rendelkezésre álló képességek áttekintését és kiértékelését, a megfelelő emberek hozzárendelését az egyes feladatokhoz, valamint a legjobb munkakörülmények, a szakmai továbbfejlődés lehetőségének biztosítását is. A felaprózottság problémájára a SuccessFactors végponttól végpontig ívelő integrált tehetségmenedzsment-funkcionalitása adott megoldást, amely minden folyamatot egybefog a toborzástól kezdve a beléptetésen, oktatáson, célkijelölésen és teljesítménymérésen át a juttatásokig és a karrierfejlesztésig.
Tavaly óta az SAP ezzel a tehetségmenedzsment-megoldással több mint húszezer jelentkező ügyét kezelte sikeresen kétszáznál több meghirdetett állással és pozícióval összefüggésben, kilencről három hétre rövidítette a juttatások éves tervezésének idejét, és 40 százalékkal csökkentette az év végi jelentés elkészítéséhez szükséges erőforrásokat is. A SuccessFactorsból származó adatokat, mérőszámokat és szűrőket az SAP BusinessObjects Cloud és Digital Boardroom üzleti analitikai megoldásaiban is hasznosítja
a folyamatok és a teljesítmény valós idejű monitorozásánál, valamint a vállalati szintű tervezésnél és előrejelzésnél. A SuccessFactors Workforce Analytics segítségével a HR-üzletág havonta három nappal kevesebb időt tölt jelentések készítésével, és az SAP Digital Boardroom műszerfalán folyamatosan elérhető naprakész, akár valós idejű információknak köszönhetően 39 százalékkal csökkent az ad hoc lekérdezések száma is. Az érintett alkalmazottak 89 százaléka kedvezően értékelte továbbá, hogy az integrált tehetségmenedzsment bevezetésével folyamatos párbeszédet alakíthatott ki a vezetőség tagjaival.
Világszerte népes az SAP-nak alkalmi megbízási szerződés alapján dolgozó külsősök, beszállítók tábora is, melynek hatékony kezeléséhez szintén hiányzott egy globális, szabványos folyamat. Az átalakítás során az SAP ezt a Fieldglass megoldásával alakította ki, amelyet a SuccessFactorsszal is integrált, így HR-üzletága ma már a több mint 84 ezer fős belső és a 25 ezer fős külső munkaerőre egyaránt teljes rálátással bír, és az utóbbi menedzselésével járó alapfeladatok erőforrásigényét is sikerült 15-20 százalékkal csökkentenie. Szintén a végéhez közeledik a SuccessFactors Employee Central megoldásának bevezetése, amely még inkább kibővíti majd a teljes - összesen több mint százezer fős - munkaerőre kiterjedő HR-képességek körét.
A SuccessFactorsban kialakított egységes adatmodellnek, valamint a szabványosított és automatizált, részben szolgáltatóközpontokba helyezett folyamatoknak köszönhetően jelentős mértékben csökkent a komplexitás, és 30 százalékkal nőtt a HR-üzletág hatékonysága, így a költségek is mérséklődtek; a bérszámfejtés esetében például 50 százalékkal.
Mostanra az SAP a HR-folyamatok több mint 80 százalékát a felhőbe vitte, és az átalakítás mind vezetői, mind alkalmazotti oldalon kedvező megítélésre talált. A menedzserek 90 százaléka szerint a SuccessFactors holisztikus megoldást ad a munkaerő kezelésére, és a megoldást az alkalmazottak 88 százaléka is könnyen kezelhetőnek tartja. Az adminisztrációs feladatok mindkét oldalon 33 százalékkal csökkentek, ezért érthető, hogy a HR Goes Cloud program indulása óta 15 százalékkal nőtt a HR-ügyfelek elégedettsége.
Követhető példa
Hasonló eredményeket más vállalatok is elérhetnek HR-üzletáguk átalakításával. Tapasztalataiból kiindulva az SAP azt tanácsolja nekik, hogy a transzformációt a vállalati stratégia szerves részeként tervezzék meg, jelöljenek ki szakaszos megvalósítást, és kezdjék a folyamatot azon a területen, amelyen a legnagyobb értéket teremthetik vele. Az SAP a tehetségmenedzsmenttel és az újonnan belépő kollégák csapatba illesztésével kezdte, az egész program pedig a felhőalapú megoldások szállítójává fejlődő vállalat stratégiájának egyik eleme.
Legyenek bármilyen fontosak a folyamatok, az SAP a személyeket, a különböző szerepkörökben dolgozó embereket állította az átalakítás középpontjába, majd utakat tervezett számukra, amelyek mentén továbbfejleszthető, gazdagítható lesz munkahelyi élményük a vállalati stratégiában kijelölt célok elérése érdekében. A HR-üzletág transzformációját ugyanis a többi üzleti terület igényei szabják meg, arra nem szabad informatikai projektként tekinteni.
A digitális átalakulással a vállalati kultúrának is fejlődnie kell, amihez nemcsak a felsővezetés támogatása, hanem az alkalmazottak megnyerése, a két oldal párbeszéde is szükséges. Az SAP-nál ezt segíti, hogy a HR-igazgató az igazgatótanács tagja. A kétirányú kommunikáció a célok megértését és az elért eredmények, a sikerélmény megosztását éppúgy szolgálja, mint az innovációt előrevivő újabb kezdeményezéseket. Az SAP HR-üzletágánál ilyen például a Leadership Excellence Acceleration Program (LEAP), amely a vezetői munkaköröket megcélzó nőket segíti karrierjük építésében.
Halogatni kár - minél előbb lát hozzá a vállalat a digitális átalakításhoz, annál hamarabb mutathat fel mérhető eredményeket. Az SAP-nál is ez történt, a SuccessFactors bevezetésének első évében a vezetők és az alkalmazottak elégedettsége egyaránt nagyot nőtt.
Végül tisztában kell lenni azzal, hogy a digitális átalakítás véget nem érő folyamat. Az SAP tervezi, hogy HR-folyamatainak fennmaradó 20 százalékát is a felhőbe viszi, de a terület transzformációja ezzel nem zárul le, mert a munkahelyi élmény a vállalati stratégia és az üzleti környezet fejlődésével mindig gazdagítható. Fontos azonban, hogy a program jó irányban haladjon, és a HR Goes Cloud esetében ez igazoltnak látszik. Az SAP munkaerő-megtartó ereje 93,7 százalékos, tavaly és idén világszerte több elismerést kapott munkáltatói kiválóságáért. Így volt ez Magyarországon is, a közel ezer főt foglalkoztató SAP Hungary a nyáron vehette át a Német-Magyar Ipari és Kereskedelmi Kamara által alapított Megbízható Munkaadó díjat, míg korábban a legjobb munkahely és a legjobb gyakornoki munkahely címét érdemelte ki.
