A Veszprémi Közüzemi Szolgáltató Zártkörűen Működő Részvénytársaság (VKSZ Zrt.) 2005-ben jött létre a Veszprémi Kommunális Rt. és a Hőforg Kft. összeolvadásával. Az összeolvadást követően azonban a feladatkörök bővítése nem állt le, mivel először a temetőgondnokság, majd 2007-től a parkolásfelügyelet, a városi piac és vásárcsarnok üzemeltetése, valamint a veszprémi önkormányzati tulajdonú ingatlanok üzemeltetése és értékesítése is a társaság kezelésébe került.
Az egyre növekvő igényeket előre látva a vállalat vezetése 2006-ban kezdte el tervezni a dokumentumkezelés modernizálását. Célul tűzték ki, hogy csökkentsék a papírfelhasználást, gördülékennyé tegyék az adminisztrációs folyamatokat, gyorsítsák a reklamációkezelést, és összességében növeljék a vevői elégedettséget. Fontos tényezőként jelölték meg, hogy az alkalmazott LIBRA integrált ügyviteli rendszer és a bevezetendő dokumentumkezelés jól működjön együtt és ne két helyen kelljen adatokat rögzíteni.
Dokumentumok, feladatok, számlák, szerződések, szabályzatok egyetlen alkalmazásban
A vállalat külső szakértők bevonásával több cég dokumentumkezelési alkalmazásával is megismerkedett, és a látottak alapján a CNW Zrt. NetRegister rendszerét választotta. A megoldás adatbázis-kezelő hátterét képező Lotus Domino/Notes alaposabb megismerése után a VKSZ vezetősége úgy döntött, hogy a Lotus Domino nemcsak a dokumentumkezelés adatbázisa lesz, hanem a cég teljes levelezését erre a platformra helyezik. Ebben a döntésben közrejátszott az egyszerű kezelhetőség, és a beruházási valamint adminisztrációs oldalon várt költségcsökkenés.
Szintén a projekt közben történt változás volt, hogy a kezdeti 70 fős rendszer helyett - a csatlakozó gazdasági társaságok miatt - a végleges rendszernek 90 főt kellett kiszolgálnia. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy minden irodai munkát végző munkatárs a NetRegistert használja, a teljes dokumentummenedzsment kizárólag ezen a rendszeren keresztül történik.
A NetRegister kifinomult jogosultsági rendszere lehetővé teszi, hogy a vállalat 6 telephelyén eddig használt, közel két tucat iktatókönyv helyett egyetlen elektronikus iktatókönyvet használjon dokumentumai nyilvántartására. Így a vezetők azonnali, teljes és pontos áttekintést kapnak a cég ügyeiről, az egyes munkatársak pedig - úgy, mint az eddigiekben - továbbra is csak a rájuk vonatkozó iratokat látják.
A VKSZ-nél az ügyfélkapcsolat egyik sarkalatos pontja a reklamációkezelés, amelynek szabályozottan és gyorsan kell működnie. Ezt workflow-val oldották meg úgy, hogy a reklamációkezelés lépéseit leképeztük és automatizáltuk a NetFlow munkafolyamat-kezelő segítségével. A workflow alkalmazásával a VKSZ elérte, hogy nincsenek elveszett vagy elfeledett reklamációk, és pontosan tudják ki felelős egy adott panasz kezeléséért.
A megvalósítás során hamar kiderült, hogy több típusú adminisztratív munka is megoldható a NetRegisterrel és NetFlow-val. Az általános iratkezelésen és feladatkezelésen túlmenően a számlanyilvántartás és -jóváhagyás folyamata is a NetRegisterben zajlik. Havi szinten több mint 1000 számla workflow-val támogatott automatizált kezelése történik meg. Továbbá a belső működéssel kapcsolatos szabályzatok és a hozzájuk kapcsolódó kidolgozási, jóváhagyási folyamatok is külön nyilvántartási és munkafolyamat kezelési rendszert kaptak.
A VKSZ a naprakész, egységes partnernyilvántartását a LIBRA partnertörzzsel integrált NetContact biztosítja.
Mivel az új rendszer egyik célja a költséghatékonyság, ezért meg kellett változtatni a VKSZ nyomtatási, másolási és faxkezelési szokásait is. Mind a kimenő, mind a bejövő dokumentumok esetén a lehető legtöbb esetben szeretnék elkerülni az iratok sokszorosításával, szétosztásával járó költségeket, ezért a papír alapon érkezett dokumentumokat, illetve számlákat szkenneléssel csatolják a rendszerbe, az eredeti irat pedig egy központi helyen kerül tárolásra. A nyomtatás, másolás, és újdonságként a szkennelés feladatára nagy teljesítményű központi multifunkciós eszközöket szereztek be, melyek naplózhatók, és fenntartási költségük összességében kedvezőbb a kis asztali nyomtatóknál.
Az elektronikus dokumentumkezelés részeként a faxolás teljesen elektronikus alapokra került az ExtraFax megoldással. Az ExtraFax lehetővé teszi, hogy a faxok közvetlenül a NetRegisterből legyenek kiküldve, és oda érkezzenek be.
Nagy lépés, gyors haladás
A projekt 2007. áprilisi indulását a testreszabott rendszer bemutatása, és a VKSZ munkafolyamatainak NetRegisterbe illesztése követte. A dokumentumkezelési projekthez hozzátartozott a pontos igényfelmérés, számos konzultáció, valamint a felhasználók, rendszeradminisztrátorok oktatása is. A bevezetést követően a CNW munkatársai helyszíni támogatás nyújtottak, ezt követően, pedig telefonos HelpDesk támogatást tudnak a VKSZ munkatársai igénybe venni.
A nyári szabadságolásoknak köszönhetően az éles indulás 2007. szeptemberig tolódott, ezután viszont felgyorsult az átállás. Az indulás könnyítéseként a papír alapú dokumentumok 2 hétig az elektronikus képükkel együtt mozogtak, majd ezután megtörtént a teljes átállás.
Eredmények és távlatok
A vállalat egészét átfogó projekt sikeréhez nagymértékben hozzájárultak a VKSZ elkötelezett vezetői, és a bevezetésben közreműködő felkészült munkatársai. A NetRegisterrel a VKSZ olyan rendszert vezetett be, amelyben adminisztratív feladatainak nagy részét el tudja végezni. Javult a feladatok, iratok átláthatósága, az ügyfelek elégedettsége, és csökkentek a papírok sokszorosításból eredő költségek.
A VKSZ-es kollégák gyorsan felismerték a beszkennelt dokumentumok további előnyeit, például hogy visszakeresésükkel csak másodperceket kell eltölteni, és a rendszerbe való csatolás után azonnal továbbíthatók az érintetteknek. Különösen igaz ez az egyes telephelyekre, ahol eddig órákat, vagy akár napokat vártak a papír alapú dokumentumok megoldására.
A Veszprémi Közüzemi Szolgáltató Zrt. folyamatosan növekszik, például hamarosan a céghez fog tartozni a városban épülő többfunkciós csarnok üzemeltetése. A bővülő feladatok elvégzéséhez azonban már nincs szükség további beruházásra, a VKSZ munkatársai a NetRegister segítségével könnyedén megbirkóznak velük. Mind a VKSZ vezetői, mind pedig a NetRegsitert használó többi munkatárs maximálisan elégedett a projekt végeredményével és a CNW munkájával, szakértelmével.
A cég távlati tervei között szerepel, hogy a belső iratkezelés korszerűsítése és használatba vétele után az elektronikus ügyfélszolgálatot is megvalósítják.
