Természetes jelenség, hogy a felsőoktatási intézmények egyre több területen térnek át az elektronikus ügyintézésre és dokumentumkezelésre. Noha a hazai egyetemek és főiskolák többféle rendszert alkalmaznak, továbbá a bevezetés szintjei is eltérők, a fő cél mindenütt azonos: leegyszerűsíteni a folyamatokat és lerövidíteni az ügyintézési időt, azaz könnyebbé tenni az ügyintézők és a hallgatók életét.
A magyarországi felsőoktatási intézmények tanulmányi és pénzügyi adminisztrációját, oktatási, oktatásszervezési feladatainak regisztrálását és információs rendszerét általában két nagy rendszer látja el. Valamivel több helyen használják a Neptunt, de sok felhasználója van az ETR/Modulo rendszernek is. Néhány kisebb intézmény saját fejlesztésű programokkal dolgozik. A tanulmányi rendszereken kívül elektronikus dokumentumkezelő, adatfeldolgozó rendszerek is működnek az egyetemeken és főiskolákon. Van, ahol ez utóbbit összefésülik a tanulmányi rendszer adatbázisával, de van, ahol hiányzik ez az összehangolás. A Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetemen (BME) például két Poseidon dokumentumkezelő rendszer működik: az egyik önálló adatbázissal, a másik a Neptun adatbázisával.
Elektronikus iktatás, kérvényrendszer és index
Az egyik legfontosabb feladat, amit a Neptun és a Poseidon közösen végeznek, az elektronikus iktatás. A Műegyetemen már három éve minden lényeges hallgatói iratot elektronikusan iktatnak, még akkor is, ha az anyag eredetileg papíralapú. Mivel a hatályos törvények sok területen tiltják az elektronikus ügyintézés kizárólagosságát, megmaradtak a nyomtatott dokumentumokat őrző irattárak is.
A Neptun másik fontos feladata a BME-n az elektronikus kérvényrendszer kezelése. A webes felületen elérhető kérvénysablonok a hallgatók adatait a Neptunból veszik, így a diákoknak csak néhány rubrikát kell kitölteniük. A kérvényekhez elektronikus mellékletek is csatolhatók. Mivel bizonyos időszakokban naponta akár több száz kérvény is születhet, az elektronizálásnak köszönhetően a Központi Tanulmányi Hivatalban (KTH) számottevően csökkent a zsúfoltság.
Tavaly óta a Műegyetemen már nem adnak ki papír indexet a gólyáknak. Mindenkinek elektronikus indexe van, amit akár félévenként ki lehet kérni papíron is. Végzéskor természetesen mindenki megkapja az e-index nyomtatott változatát, de a későbbiekben is bármikor hozzáférhet a dokumentumhoz elektronikusan.
Évente háromszor frissítés
„Mivel a hazai felsőoktatásban két nagy, valamint több kisebb, speciális rendszer működik, a tanulmányi ügyek számítógépes, internetalapú kezelése országosan nem egységes. Jóllehet a két nagy rendszert körülbelül egy időben készítették, vannak köztük különbségek. A Neptun jellemzője - ami előnynek, de akár hibának is tekinthető -, hogy többféle feladatra fejlesztették, mint a másik rendszert. Egyrészt tehát univerzális, másrészt ebből adódóan a problémák is sokszorozódnak benne. Emiatt a Neptunt aránylag sűrűn kell frissíteni. A helyzet az utóbbi időben javult. Amíg régebben körülbelül kéthavonta voltak verzióváltások, addig jelenleg évente legfeljebb háromszor" - tájékoztatott Tánczos László, a BME KTH tanácsadója.
A Neptuntól függetlenül működő Poseidont a BME Gazdasági és Műszaki Főigazgatóságon (GMF) önállóan használják. A dokumentumkezelő rendszer a mintegy két éve üzembe helyezett pénzügyi rendszerrel, az úgynevezett Gazdasági Információs Rendszerrel (GIR) dolgozik együtt. A GIR és a Neptun egy közös felületen keresztül áll kapcsolatban egymással: a Neptun felviszi a felületre a megfelelő adatokat, majd a GIR leveszi onnan és feldolgozza azokat, illetve szükség esetén visszaadja a feldolgozott adatokat a közös felületre. A GIR és a Neptun minden egyes hallgatói ki- és befizetésnél párhuzamosan működik.
Továbblépés
A tanulmányi rendszerekkel szemben időről időre új igények merülnek fel. A legújabb, hogy egy új kormányrendelet értelmében a diákigazolványok kiadását elektronizálni kell. Október 1-jétől tehát a diákigazolványok kiadási procedúráját, valamint az ahhoz kapcsolódó pénzügyi tranzakciókat is a tanulmányi rendszerek kezelik.
Jó ideje húzódó fejlesztés az ország összes főiskoláját és egyetemét összefogó Felsőoktatási Információs Rendszer (FIR) kialakítása. A FIR legfontosabb feladata, hogy pontos adatokat szolgáltasson a költségtérítéses és az államilag finanszírozott képzésben részt vevők adatairól, illetve arról, hogy ki, mennyi ideig, milyen feltételekkel jogosult az államilag finanszírozott képzés igénybevételére. (Ma a felsőoktatási intézmények csak saját információs rendszereikre támaszkodhatnak, ezért a hallgatóknak nyilatkozniuk kell, hogy korábban hány félévnyi finanszírozott képzésben vettek részt.)
