A vállalatok – legyenek azok bármekkora méretűek – manapság gyorsabban változnak, mint valaha. Terjeszkednek új földrajzi és üzleti területeken, cégeket vásárolnak fel, és időnként főtevékenységüket is újragondolják. Az előbbi mondatok ma már nem számítanak a magyar valóságtól elrugaszkodott általános bevezetőnek, ugyanis például az IFS Applications ERP-rendszert Magyarországon képviselő IFS Hungary ügyfélkörében is számos tisztán magyar tulajdonú vállalat található, amely dinamikusan terjeszkedik a nyugat-európai és skandináv piacokon, akár felvásárlásokkal is.
Ezeknek a vállalatoknak olyan, rugalmas ERP-rendszerre van szükségük, amely maximálisan támogatja a növekedésüket. Ugyanakkor a meglévő ERP-rendszerek új verzióra frissítése vagy még inkább egy másik ERP-rendszerre váltás sok vállalat számára rémisztő feladat, hiszen az integrált vállalatirányítási rendszerbevezetések összetettségükről és időigényességükről híresek, nem is beszélve a költségekről. Egy ERP-rendszer bevezetése azonban befektetés, egy fajta termelőeszközként értelmezhető, amely hosszú éveken keresztül hozzájárul a vállalat eredményeihez. Érdemes egy kicsit közelebbről megvizsgálni, hogy miként is teszi ezt.
Az IFS nemrégiben felkérte a Forrester Consulting független nemzetközi tanácsadó céget, hogy egyik gyártóipari ügyfelénél mérje fel az IFS Applications ERP-rendszer teljes körű gazdasági hatásait Total Economic Impact módszertana segítségével. A felmérés alapján készült egy tanulmány, amelynek terjedelme meghaladja a jelen cikk kereteit, viszont gondolatébresztőként meg tudunk belőle osztani néhány eredményt.
A felmérés egy precíziós fémalkatrészeket gyártó nemzetközi, több telephellyel rendelkező vállalatnál készült, amely az interjúk időpontjában nagyjából hét éve használta az IFS Applications ERP-rendszert. A Forrester Consulting is a teljes hétéves időtartamra elemezte az ERP-rendszer gazdasági hatásait, ezzel kapcsolatos az első megszívlelendő tanács: Ahogyan egy új géptől vagy gyártósortól sem várhatjuk, hogy egy-két év alatt megtérüljön, úgy egy ERP-rendszertől sem, bár kétségkívül léteznek olyan kirívó esetek – például ha egy vállalat vad növekedési életciklusában vezet be ERP-rendszert –, amikor akár ilyen rövid megtérülés is realizálható.
A legtöbb beruházás megtérülést (ROI) elemző módszertanhoz hasonlóan a Forrester Consulating módszertana is meghatároz egy végső ROI mutatószámot, érdemes megjegyezni azonban, hogy az ilyen típusú mutatószámok csupán a tisztán pénzügyi adatokkal kimutatható megtérülést tükrözik. Tény, hogy a szóban forgó vállalat 50 százalékos növekedést ért el a vizsgált hétéves időszak alatt. Vajon képes lett volna a vállalat produkálni ezt a növekedést a korábbi ERP-rendszerei támogatásával vagy esetleg ERP-rendszer nélkül is? Egyáltalán létezne még a vállalat ERP-rendszer nélkül vagy egyszerűen alulmaradt volna a piaci versenyben? Az előbbi költőinek szánt kérdések rávilágítanak arra, hogy az ERP-rendszerek által előállított értéket nem feltétlenül jellemzi hűen egyetlen mérőszám.
Ettől függetlenül érdemes megvizsgálni, hogy melyek azok a főbb számszerűsíthető területek, ahol az ERP-rendszer a felmérés alanyául szolgáló vállalat esetében hasznot termelt. A legnagyobb hasznot beszerzési területen realizálta a vállalat. Egyrészt azzal, hogy globális szállítótörzset hoztak létre, olyan elemzések váltak egyszerűen elérhetővé, amelyek eredményei alapján a vállalat képes lett a szinergiák felismerésére és a beszállítói állomány konszolidációjára, amely végül jelentős megtakarítást jelentett a beszerzési költségekben. Az ERP-rendszer lehetővé tette a vállalat számára, hogy globálisan központi beszerzési osztályt hozzon létre, újratárgyalták a keretszerződéseket, amely azon felül, hogy jelentős egyszeri megtakarítást jelentett, kedvezőbb fizetési határidőket is eredményezett, amelynek a pozitív hatása folyamatosan jelentkezik a készpénzállomány alakulásában. Az új ERP-rendszer bevezetésével a korábbi rendszerek követési és üzemeltetési költségei megszűntek, ami szintén jelentős megtakarítást jelentett.
Az IFS Applications ERP-rendszer hatékonyabb munkavégzést tett lehetővé a felhasználók számára, amely időmegtakarítást eredményezett – különösen a pénzügyi és anyagellátási területeken. A tanulmány szerint az így felszabaduló idő 80 százalékát sikerült egyéb hasznos tevékenységre fordítaniuk a munkatársaknak. Végezetül a gyártóberendezések megelőző karbantartásának (és az ezt támogató ERP-modulnak) a bevezetésével a vállalat jelentős megtakarítást ért el a javítási költségek terén, ugyanis a rendszer menedzseli az átalánydíjas karbantartási szerződéseket, amelyek csökkentik a kockázatát egy nem várt leállásnak és egy nagyobb összegű javítást igénylő meghibásodásnak.
