A fentiek eredményeképp egy cég/intézmény életének egyre több területe - gyakorlatilag a teljes információvagyon kezelése és tárolása - fokozatosan áttevődik digitális alapokra. Itt már nem csak dokumentumokról van szó, hanem az összes üzletileg fontos strukturált vagy strukturálatlan információval foglalkoznunk kell. Mindeközben az egymástól teljesen független dokumentumtárak, archívumok és lerakatok leginkább specializált felhasználási célokra koncentrálnak, így a teljes szervezetet felölelő és a folyamatokhoz illeszkedő tartalomkezelés igen nehezen valósítható meg. Egy szerződés vagy ajánlat kezelése során természetesen fontos, hogy megtaláljuk azok aktuális verzióját, de ez nem elegendő ahhoz, hogy képet kapjunk arról, hogyan jutottunk el az ajánlati fázisból a szerződéskötésbe és mindeközben milyen munkaanyagok és észrevételek születtek a folyamat során.
A vállalati tartalomkezelés - divatosabb nevén Enterprise Content Management (ECM) - valójában egy ilyen átfogó stratégia elkészítését és informatikai támogatását biztosítja, felölelve a digitális javak kezelését a születéstől egészen azok megsemmisítéséig. Egy jól működő ECM koncepció megalkotásakor a hangsúly nem a szoftvermegoldásokon, hanem inkább az üzleti folyamatokon és célkitűzéseken van: Hogyan jut el a megfelelő információ a szükséges döntési pontokig, hogyan lesz visszakereshető egy esetleges audit kapcsán és miként biztosított a digitális tartalmak újrafelhasználása az egyes ügymenetek tekintetében. Ezen válaszok ismeretében már meghatározható az egyes tartalomtípusok életciklusa is.
Egy ECM rendszer a szervezetnél számtalan formában és helyen felhalmozódott tudást, tapasztalatot, információt segít rendszerezni, kereshetővé, elérhetővé tenni. Az információ, formáját tekintve lehet elektronikus dokumentum, papír alapú irat, e-mail, fax, multimédiás tartalom, űrlap, sms vagy chat üzenet, blog bejegyzés, stb. Az adatvagyon kezeléséhez szükséges alkalmazások lehetnek például iratkezelő, dokumentummenedzsment, web- vagy multimédiás-tartalom kezelő megoldások.
Az ECM folyamata
A papíralapú dokumentumok, illetve a felhasználók és a különféle rendszerek által elektronikusan létrehozott dokumentációk először rögzítésre kerülnek különféle beviteli technológiák segítségével. - A legjobb példa erre egy levél szkennelése és karakterfelismerése, vagy egy bejövő számla egyes sorainak teljesen automatikus feldolgozása. A rögzítés folyamata során az osztályozás biztosítja, hogy a tartalmakhoz kapcsolódó és üzletileg fontos megkülönböztető információk (metaadatok) csatolásra kerüljenek. - A számlás példánál maradva itt kerül rögzítésre a kibocsátó neve és a fizetési határidő, mely a későbbiekben elősegíti számla kezelését és könnyebb visszakereshetőségét.
A már rögzített tartalmak informatikai háttérrendszerben kerülnek tárolásra, melynek biztonsági rendszere őrzi a dokumentumokat és gondoskodik azok kinyeréséről. A ritkán használt információk - például a 4-5 éves számlák - megőrzésre kerülhetnek különféle archívumokban, tehermentesítve az informatikai rendszereket és a felhasználókat a nagy mennyiségű információ feldolgozásától.
A tárolt anyagok elérését és kezelését a különféle folyamatok során többször is hasznosítani/újrahasznosítani szükséges, legyen szó akár egy már rögzített dokumentum faxolásáról vagy egy szerződésmódosítás véghezviteléről. A különféle dokumentumkezelő, workflow és folyamatmenedzsment rendszerek ezen ponton kapcsolódnak a vállalati tartalomkezelés koncepciójába biztosítva, hogy a megfelelő tartalmak eljussanak a felhasználó képernyőjére, aki munkája során hasznosítja azokat.
A tartalmak kezelésénél nem szabad megfeledkeznünk az ad-hoc folyamatok
Felület és platform
Az ECM koncepció kidolgozásánál fontos szem előtt tartani, hogy lehetőség szerint egységes platformot használjunk, mivel ez nagyban megkönnyíti az egyes folyamatok és üzleti alkalmazások integrációját. Az ECM rendszerbe illeszkedő alkalmazásokat (pl.: a dokumentum- és webtartalom-kezelő megoldások) érdemes webes felhasználói felületre helyezni, így elfelejthető a kliensek telepítése, frissítése, nincs szükség erős számítógépekre - ami, több száz felhasználó esetén jelentős anyagi és humán erőforrás megtakarítást jelent - a felhasználók hamarabb elfogadják az új rendszert, valamint bárhonnan azonnal elérhetők az üzletileg fontos információk. A fentieket figyelembe véve a CNW saját fejlesztésű NetRegister dokumentummenedzsment rendszere is megújul, és a jövőben már webes felülettel, kibővült funkcionalitással NetRegisterX néven válik az ECM rendszerek részévé.
