Mielőtt döntenénk valamelyik rendszer mellett, nézzük meg milyen funkciókkal kell rendelkeznie egy komplex DM alkalmazásnak:
Iratkezelési funkciók
? Helyi érkeztetés/Központi érkeztetés
? Több iktatókönyv kezelése
? Sorszámos, főszámos-alszámos, főlajstromszámos iktatás
? Gyűjtőszámok kezelése
? Bármilyen dokumentum- és fájltípus kezelése (levél, fax, e-mail, kép, szkennelt dokumentum)
? Előadói ív
? Átadókönyv-készítés
? Elő- és utóiratok göngyölítése
? Irattározás, iratkölcsönzés, selejtezés támogatása, irattári jegyzék, levéltári jegyzék, selejtezési jegyzőkönyv készítése
? Átiktatás, sztornózás
? Rendezési, listázási lehetőségek számos feltétel szerint és egyedi igény alapján is
? Összetett keresési rendszer bármely adatra és a csatolt állományok tartalmára kiterjedően
? Szignálás/párhuzamos szignálás
? Határidő-beállítás, -figyelés, figyelmeztetés küldése
? Dokumentumsablonok használata kimenő dokumentumok elkészítésénél
? Körfax, kör e-mail küldési lehetőség
? Dokumentumok verziókezelése
? Iratkezelésre, iktatásra vonatkozó jogszabályoknak való megfelelés
Feladatkezeléshez és ügyintézéshez kapcsolódó funkció
? Feladatok, teendők kezelése, ellenőrzése, jóváhagyása
? Feladatleírás, prioritás, felelős meghatározása a feladat szignálásakor
? Határidő-beállítás, -figyelés, figyelmeztetés küldése
? Áttekinthetőség, listázási lehetőségek különféle szempontok szerint (pl.: vezető szemszögből, vagy az adott ügyintéző csak a rá vonatkozó feladatokat lássa, stb.)
? Helyettesítések kezelése (pl.: szabadság vagy betegség esetén)
A rendszer funkciók
? Rugalmas, számos szempont szerint beállítható jogosultságkezelés adatbázis/dokumentum, valamint egyén/ /szervezeti egység/szerepkörök szerint
? Továbbfejlesztés, hosszútávú támogatás biztosítása
? Rugalmasan, a felhasználó igényei szerint változtatható kezelőfelület
? Magyar nyelvű kezelőfelület és helyesírás ellenőrzés
? Faxszerver, szkenner és vonalkódolvasó illesztése a rendszerhez
? Elektronikus aláírás fogadása
? ERP rendszerekhez való kapcsolódás lehetősége
? Teljes körű naplózás
? Archiváló rendszer illeszthető legyen az alkalmazáshoz
? Paraméterezhetőség, testreszabhatóság
? Partnernyilvántartás kezelés
? Postázás támogatása
