A mindennapi feladatok ellátása során talán már fel sem tűnik, de a felmérések szerint a vezetők és alkalmazottaik munkaidejük 25%-át pazarolják információk, dokumentumok előkeresésére. A munkavégzés negyede megy veszendőbe észrevétlenül, pedig ez jóval kevesebb is lehetne.
Ha egy dokumentum bekerül a dokumentumkezelő rendszerbe, a metaadatoknak és az objektumok összekapcsolódásának segítségével tized annyi idő alatt kereshető elő, mint egy hagyományos Windows könyvtárszerkezetben, nem beszélve egy papír alapú irattárról. Nézzük meg, milyen eszközök állnak rendelkezésünkre!
Az M-Files dokumentumkezelő szoftver nagyon gyors és hatékony keresési eljárással rendelkezik, aminél csak el kell kezdeni gépelni a kívánt keresőszót, és máris kapjuk az első eredményeket, nem kell böngészni a temérdek mappa között. A keresés megadható a dokumentum adataira és a tartalmára egyaránt. Egységes rendszer nélkül vajon mennyi időt rabol el egy pénzügyi osztály életéből, ha NAV vizsgálat esetén egy beszállítóhoz tartozó összes számla teljesítési igazolását össze kéne gyűjtenie az elmúlt 3 évre?
A rendszerben tárolt jellemzők alapján és a részletes keresésekkel ez a feladat csupán 1 percet vesz igénybe, megspórolva több órát kollégáinknak.
Rendszeres felvetés az érdeklődők részéről, hogy mennyi idő, amíg a papíralapú dokumentum bekerül a rendszerbe? Vajon lehet keresni a tartalmára? A kívánt eredményt már egy egyszerű szkenner üzembeállításával és az iratkezelő rendszer karakterfelismerő (OCR: optical character recognition) képességeit kihasználva elérhetjük. Jó példa erre a beérkező levelek kezelése. Hagyományos működés mellett az átvett küldemény jó esetben a címzett vagy felelős asztalán landol. De a felmérések azt támasztják alá, hogy nem mindig valósul meg ez a „jó eset”, ugyanis a cégek 75%-nál tűnt már el üzletileg kritikus információt hordozó dokumentum!
Újabb probléma, hogy mi történik abban az esetben, ha más kollégának is szüksége van az iratra? Mi történik, ha pár hónap elteltével újra elő kell keresni azt? Csak a központosított elektronikus irattár garantálja a felvetett kérdésekre a megoldást reális költségek mellett, egyben növelve a használó szervezet produktivitását és reakcióidejét.
Csak elektronikus irattár garantálja irataink eredményes kezelését, keresését és nyomon követését
Ha tehát nem akarja, hogy információi elkallódjanak, előkeresésük időrabló tevékenységként nehezedjen cégére és kardinális adatait biztonságban szeretné tudni, a megoldást a dokumentumkezelő rendszerek közt érdemes keresnie.
