A kötelező adatok előnye
Előző cikkünkben már bemutattuk az elektronikus irattárban tárolt dokumentumokhoz tartozó kiegészítő adatok (ú.n. metaadatok) fontosságát. Segítik a keresést, a rendezést, informálnak anélkül, hogy a dokumentumot meg kéne nyitnunk. De ha csupán munkatársaink figyelmére bíznánk ezek megadását, előfordulhat, hogy néha elmarad kardinális adatok megadása. Ha nem tudjuk, ki a levél címzettje vagy egy projekt felelőse, valóban hatékony munkát tudunk végezni? Pontosan ezért határozhatjuk meg mi magunk, melyek a leglényegesebb mezők, melyek kitöltése nélkül a kollégák nem tudják menteni az irattárba a munkájukat.
Egy jó dokumentum-kezelő rendszer nem engedi hiányosan menteni az iratot
Felügyelet a dokumentumok felett
Az Ön vállalatánál is előfordult már, hogy egy dokumentumból nem a legfrissebb változatot kapta meg ügyfele? Gondoljunk csak egy árlistára, melynek utolsó verzióját a kereskedelmi vezető e-mailben elküldi minden értékesítő kollégának. Csak az egyikük felejtse el saját gépére menteni ezt, máris hibás adatokkal fogja elkészíteni az árajánlatokat. Pontosan az ilyen típusú hibák kiküszöbölésére vetik be a dokumentum-kezelő rendszerek a verziókövetés módszerét. E funkció segítségével a fájlok előző verziói automatikusan tárolásra kerülnek, és megnyitásakor a legfrissebb változatot fogja a felhasználónak mutatni, az aktuális adatokkal. Ha egy központosított irattár segítette volna a példánkban szereplő kereskedelmi vezető munkáját, csupán a dokumentumra mutató hivatkozást küldte volna el beosztottjainak, akik a legfrissebb, kontroll alatt tartott információkat kapták volna meg.
Csoportmunka támogatás
Gyakran előfordul, hogy ugyanazon dokumentumon több kollégánk is dolgozik. Mi történik ilyenkor dokumentumkezelés nélkül? Ismerős lehet a szituáció: fájl nevekben „v1”, „v2” vagy „módosított” hozzáfűzésekkel jelöljük a változtatásokat és szintén e-mailen küldjük tovább ezeket. A fájlokat mindenki saját ízlése szerint elnevezgetve másolja, duplikálja. Ezek után kis idő elteltével pedig ember legyen a talpán, aki megállapítja melyik a hatályos dokumentum. Ha pedig munkatársaink egymás munkáját is felülírják, az okozott galiba még nagyobb.
Két eszközzel is segít ezeket elkerülni a jó menedzsment szoftver. Az automatikus névadás segít elkerülni a félreértéseket: központilag, az egész szervezetre érvényes szabályok szerint a program helyettünk nevezi el a dokumentumokat, például a következő leírás alapján: [a dokumentum típusa] – [partner] – [projekt]. Ez alapján egy szerződés neve a rendszerben: Szerződés – Kiss Kft – IT Üzemeltetés. Azonnal világos az első ránézésre, nem a kollégákon múlik az elnevezés, a verziókövetésnek hála pedig nem kell többszöri másolatokkal dolgoznunk.
A másik hasznos megoldás, hogy egy dokumentum csak úgy szerkeszthető, ha a felhasználó kikölcsönzi azt az irattárból. A kikölcsönzött irat így mások számára csak olvasható, míg azon dolgozunk, elkerülve az egyidejű módosítások problémáját. A módosítási naplónak hála nyomon követhető kinél van egy adott fájl, sőt automatizálható, hogy a szerkesztő programot (pl: Excel) bezárva vissza is kerüljön a központi tárba.
Azonnal látható, ki dolgozik az adott dokumentumon
Szabályozzuk a munkafolyamatokat!
Szerződések esetén hatványozottan súlyos problémákat, anyagi károkat okoz, ha nem szigorú kontroll alatt történik azok előkészítése, jóváhagyása és aláírása. A modern dokumentum-kezelésben ezért kap nagy szerepet a munkafolyamatok szabályzása. Ennek köszönhetően megadható az irat életútjának állomásaihoz rendelt felelős személy, kioszthatóak az elvégzendő feladatok és határidőket rendelhetünk ezekhez, megelőzve a késedelmes feldolgozást. A folyamatszabályozás bevezetése drámain képes javítani a szervezet működési hatékonyságát, éppen ezért fontos szerepet kap napjaink üzleti informatikai megoldásai között. A későbbiekben sorozatunkban külön részt is szentelünk a témának, több szoftvert bemutatva.
Egy üzemeltetési szerződés verziói az M-Files rendszerben
Tapasztaltabb olvasóinknak feltűnhet, hogy nem ejtettünk szót még a jogosultságok és biztonsági beállítások témaköréről. Mivel a dokumentumkezelés összetett és szerteágazó téma, ezt szintén külön cikkben fogjuk kifejteni néhány hét múlva, hisz tudjuk, hogy a bizalmas adatok védelme kardinális kérdésként merül fel minden szervezet életében. Jelen cikkünk után azonban közvetlenül két hét múlva a produktivitás növelésére helyezzük a hangsúlyt, tippeket adunk arra, hogyan gyorsítható fel a céges ügymenet a dokumentumkezelő rendszerek használatával.
